Sử dụng các hàm Index và Match để tìm kiếm dữ liệu trong Excel


Nếu các hàm index và match được kết hợp với nhau, nó sẽ là một công cụ hữu ích và tốt hơn nhiều so với việc sử dụng hàm Vlookup trong Excel. Tại sao vậy? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm nhé!

Nếu hàm index trong Excel và hàm match kết hợp với nhau sẽ là cánh tay phải đắc lực giúp bạn rất nhiều trong công việc, giúp công việc của bạn trở nên nhanh chóng và chính xác hơn mà hàm Vlookup trong Excel khó có thể làm được điều này. Ngoài ra, các chức năng chỉ mục và khớp rất linh hoạt và có thể áp dụng cho nhiều trường hợp khác nhau. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí nhiều thông tin hữu ích liên quan đến chỉ số và hàm khớp mà có thể bạn chưa biết nhé!

I. Tại sao sử dụng các hàm Index và Match tốt hơn là sử dụng Vlookup trong Excel?

1. Vlookup là công thức 1 chiều

Với hàm Vlookup, chúng ta chỉ có thể tra cứu dữ liệu từ trái sang phải, còn nếu đối với hàm index và match thì chúng ta có thể thực hiện điều này.

Tại sao sử dụng các hàm Index và Match tốt hơn là sử dụng Vlookup trong Excel?

Tại sao sử dụng các hàm Index và Match tốt hơn là sử dụng Vlookup trong Excel?

2. Vlookup sẽ sai nếu chúng ta thêm hoặc bớt các cột trong bảng tính

Điều này là hiển nhiên, vì khi sử dụng Vlookup, chúng ta phải chỉ định cột nào chúng ta muốn lấy lại giá trị. Khi thêm hoặc bớt một cột giữa cột đầu tiên và cột cần truy xuất, cột cần truy xuất sẽ bị dịch chuyển, dẫn đến kết quả của hàm Vlookup không còn đúng nữa. Đối với các hàm chỉ mục và so khớp, điều này không xảy ra vì khi thêm hoặc bớt cột, công thức trong các hàm chỉ mục và so khớp sẽ được điều chỉnh.

3. Vlookup sẽ gặp khó khăn khi tra cứu 2 chiều

Vlookup sẽ gặp khó khăn khi tra cứu 2 chiều

Vlookup sẽ gặp khó khăn khi tra cứu 2 chiều

Trong ví dụ trên, muốn tra cứu dân số Seoul năm 2001, bây giờ chúng ta có thể sử dụng hàm Vlookup nhưng đây là một cách khó, nếu sử dụng hàm index và so khớp sẽ nhanh hơn như sau:

= INDEX (A1: F10, MATCH (“Seoul”, C1: C10), MATCH (“Năm 2001”, A1: F1))

  1. Hàm Match đầu tiên cho biết thủ đô Seoul nằm ở dòng nào.

  2. Hàm Match thứ hai cho biết dữ liệu dân số năm 2001 nằm ở cột nào.

  3. Hàm index trong excel sẽ sử dụng 2 thông tin trên và tìm dữ liệu chính xác cho chúng ta.

II. Cách kết hợp các hàm Index và Match trong Excel

1. Hàm chỉ mục trong Excel

Hàm Index trong Excel có hai dạng là hàm Index ở dạng mảng và Index ở dạng tham chiếu.

Hàm Array Index trả về giá trị của một ô dữ liệu có chỉ số hàng và số cột đang được tìm kiếm. Cú pháp của hàm mảng là Chỉ mục (Mảng, Hàng_num, [column_num]). Bao gồm:

  1. Array: Mảng chứa dữ liệu tham chiếu.

  2. Row_num: Hàng chứa giá trị cần được truy xuất.

  3. Column_num: Cột chứa các giá trị cần lấy.

Hàm Index như một tham chiếu trả về giá trị của một ô có chỉ số hàng và số cột được tìm kiếm. Cú pháp hàm ở dạng tham chiếu là INDEX (Reference, Rownum, [Column_num], [Area_num]. Bao gồm:

  1. Tham chiếu: Vùng tham chiếu chứa các giá trị cần tìm.

  2. Row – num: Chỉ số của hàng chứa giá trị cần tìm.

  3. Column – num: Chỉ số của cột chứa giá trị cần tìm kiếm.

  4. Area – num: Số vùng được trả về, mặc định là 1.

2. Khớp hàm trong Excel

Hàm Match sẽ trả về số thứ tự của giá trị được tìm kiếm trong bảng. Cấu trúc hàm của Match trong Excel là = MATCH (Lookup_Value, Lookup_array, [Match_type]). Trong đó:

  1. Lookup_Value: Giá trị được tìm kiếm.

  2. Lookup_array: Mảng chứa các giá trị cần tra cứu.

  3. Match_type: Loại tìm kiếm. Có 3 kiểu tìm kiếm như sau:

  4. Tìm kiếm giá trị nhỏ hơn giá trị cần tìm khi match_type = 1.

  5. Tìm kiếm giá trị bằng với giá trị cần tìm khi match_type = 0.

  6. Tìm kiếm giá trị lớn hơn giá trị cần tìm khi match_type = -1.

3. Kết hợp chỉ số và đối sánh. chức năng

Để hiểu rõ hơn về tác dụng của việc kết hợp các hàm index và match, chúng ta hãy cùng nhau làm ví dụ sau:

Khi nhìn vào bảng trên, chúng ta thấy ở vị trí hàng thứ 3, trong cột Email sẽ xuất hiện Email cần tìm kiếm. Vì vậy, chỉ cần canh thẳng cột Email, tại vị trí ở hàng 3 trong bảng, chúng ta sẽ nhận được kết quả cần tìm. Đó là cách kết hợp các hàm chỉ mục và so khớp:

Kết hợp chỉ số và đối sánh.  chức năng

Kết hợp chỉ số và đối sánh. chức năng

Trong công thức trong ô D15 để tìm Email, chúng ta có thể thấy:

Công thức này, hàm INDEX trong Excel có các tác vụ sau:

  1. Cho biết cột chứa giá trị cần tìm là cột E, phạm vi E3: E8

  2. Chỉ định hàng chứa giá trị cần tìm kiếm, được chỉ định bởi hàm MATCH ở trên

  3. Phần giao nhau giữa các hàng và cột trong hàm INDEX là kết quả email cần tìm.

III. Cách sửa lỗi # N / A trong Index / Match. chức năng

Cách sửa lỗi # N / A trong các hàm Index / Match luôn là câu hỏi được nhiều người đặt ra. Hiểu được những lo lắng đó, sau đây là cách sửa lỗi # N / A trong hàm Index / Match mà 123job muốn chia sẻ đến bạn đọc:

1. Vấn đề: không có dữ liệu nào phù hợp

Khi hàm đối sánh không tìm thấy giá trị tra cứu trong mảng tra cứu, một điều chắc chắn là nó sẽ trả về lỗi # N / A. Nếu bạn cho rằng dữ liệu sẽ hiển thị trong bảng tính nhưng không thể tìm thấy kết quả khớp, thì có thể do 2 lý do chính dưới đây:

  1. Ô chứa các ký tự hoặc khoảng trắng không mong muốn đã bị ẩn.

  2. Ô có thể không được định dạng thành kiểu dữ liệu chính xác, ví dụ: ô có giá trị số, nhưng có thể sẽ được định dạng dưới dạng văn bản.

Giải pháp: Để loại bỏ các ký tự không mong muốn hoặc khoảng trắng ẩn, hãy sử dụng Clean hoặc Trim tương ứng. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem các ô có được định dạng là kiểu dữ liệu chính xác hay không.

2. Bạn đã sử dụng công thức mảng mà không cần nhấn Ctrl + Shift + Enter

Khi bạn sử dụng một mảng trong chỉ mục, đối sánh hoặc kết hợp cả hai, cần phải nhấn Ctrl + Shift + Enter trên bàn phím cùng một lúc. Bây giờ Excel sẽ tự động đặt công thức trong dấu ngoặc nhọn {}. Nếu bạn cố gắng nhập dấu ngoặc đơn, Excel sẽ hiển thị công thức dưới dạng văn bản.

Cách sửa lỗi # N / A trong Index / Match.  chức năng

Cách sửa lỗi # N / A trong Index / Match. chức năng

3. Vấn đề: Có sự không nhất quán trong loại đối sánh và thứ tự sắp xếp của dữ liệu

Khi bạn sử dụng so khớp, phải có một số nhất quán giữa các giá trị trong đối số match_type và thứ tự được sắp xếp của các giá trị trong mảng tra cứu. Nếu cú ​​pháp khác với các quy tắc sau, bạn sẽ thấy lỗi # N / A xuất hiện.

  1. Nếu match_type có giá trị là 1 hoặc không được xác định, các giá trị trong lookup_array phải theo thứ tự tăng dần. Ví dụ: -2, -1, 0, 1, 2,3 … A, B, C … FALSE, TRUE, để đặt tên cho một số.

  2. Nếu match_type có giá trị là -1, các giá trị trong lookup_array phải theo thứ tự giảm dần.

IV. Tổng kết

Như vậy có thể thấy cách sử dụng hàm Index và Match để tìm kiếm dữ liệu trong Excel không quá khó và đặt ra nhiều thách thức. Bên cạnh đó, với những vai trò to lớn mà nó mang lại, chúng ta nên ứng dụng hàm index và match nhiều hơn nữa để áp dụng vào công việc của mình. Trên đây là toàn bộ thông tin về hàm index và match, cách sửa lỗi # N / A trong hàm Index / Match mà 123job muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng với những chia sẻ trên sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích về các hàm trong Excel.

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

0 views0 comments
  • Facebook