Ngày nay, việc sử dụng ứng dụng Microsoft Excel là điều không thể bỏ qua của các nhân viên kế toán văn phòng. Bởi Excel sẽ giúp giải quyết việc tính toán các con số với dữ liệu khổng lồ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều nhân viên cao cấp cũng chưa biết hết được các thủ thuật trên Excel để tận dụng tối đa hiệu suất. Vậy trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về những thủ thuật Excel trong kế toán nhé.
Các thao tác trên màn hình giao diện Excel
Thao tác đánh số thứ tự nhanh
Nếu bạn vẫn đang đánh số thứ tự thủ công nhập từ bàn phím thì hãy bỏ ngay đi nhé. Thay vào đó, việc đánh số thứ tự với bảng biểu được tạo sẵn số cột và số vô cùng đơn giản và nhanh chóng với các bước sau:
Bước 1: Bạn hãy nhập số thứ tự 1 tại hàng đầu tiên của ô Excel
Bước 2: Sau đó, nhập số thứ tự 2 tại hàng số 2 ngay bên dưới
Bước 3: Cuối cùng, bạn hãy chọn vùng đánh số thứ tự và nhấp đôi chuột trái vào vị trí dấu “+” số thứ tự sẽ tự động điền hết bảng.
Hoặc bạn có thể thao tác thủ thuật excel trong kế toán này theo các bước sau:
Bước 1: Bạn hãy nhập số thứ tự 1 tại hàng đầu tiên của ô Excel
Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cuối ô số 1 cho đến khi xuất hiện dấu “+” thì kéo xuống. Khi đó sẽ xuất hiện bảng ô vuông nhỏ Auto Fill Options thì hãy chọn Fill Series nhé.
Thao tác đánh số thứ tự nhanh trong Excel đơn giản
Thủ thuật tự động điều chỉnh cột và hàng vừa khít
Để thực hiện thủ thuật này, bạn cần thao tác như sau:
Bước 1: Tại thanh Home của Excel, chọn Format
Bước 2: Nhấn chọn Autofit Row và Auto Fix Column để tự động canh vừa kín giữa văn bản và các ô.
Thủ thuật tự động viết hoa ký tự đầu tiên
Thủ thuật này rất đơn giản nhưng không phải ai cũng biết để thực hiện, các thao tác như sau:
Bước 1: Đầu tiên, tạo một cột với mục đích nhập dữ liệu và ẩn đi. Lúc nhập bạn chỉ cần nhập bình thường, không cần nhập ký tự hoa đầu tiên
Bước 2: Bước tiếp theo, hãy tạo thêm một cột và sử dụng hàm Proper để in hoa ký tự đầu tiên.
Bước 3: Bước cuối cùng, nhấn chọn cột ban đầu và bấm phải chuột chọn cột để ẩn cột này đi là đã hoàn thiện.
Thủ thuật viết hoa chữ cái đầu
Các thủ thuật Excel trong kế toán về thao tác với hàm
Thủ thuật hiển thị đối số của các hàm
Nếu bạn muốn xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl + Shift + A.
Ví dụ: Hãy thử gõ =RATE và nhấn Ctrl + Shift + A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này.
Để chi tiết hơn, hãy gõ =RATE và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.
Thủ thuật tham chiếu các hàm trong Excel
Để thực hiện thủ thuật excel trong kế toán tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, hãy giữ phím Shift + F3. Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại chứa các hàm ứng dụng và hướng dẫn cú pháp cụ thể khi bạn di chuyển con trỏ đến hàm muốn tham chiếu. Các nhân viên kế toán không thể bỏ qua cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp này.
Các thủ thuật Excel trong kế toán với hàm.
Danh sách các hàm thống kê trong Excel
Nhóm hàm dùng để tính tổng
Hàm SUM
Hàm này được sử dụng để cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.
Cú pháp sử dụng hàm: SUM(Number1, Number2…)
Các tham số của hàm: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
Cách sử dụng hàm SUM trong Excel
Hàm SUMIF
Hàm này được sử dụng để tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào.
Cú pháp sử dụng hàm: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)
Các tham số của hàm:
Tham số Range là dãy mà bạn muốn xác định.
Criteria là các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng, tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi.
Tham số Sum_range chỉ các ô thực sự cần tính tổng. Ví dụ nhập hàm =SUMIF(B3:B5,”<=10″) là tính tổng của các giá trị trong vùng từ B2 đến B5 với điều kiện là các giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 10.
Nhóm hàm sử dụng để tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất
Hàm MAX
Đây là hàm dùng để trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.
Cú pháp sử dụng hàm: MAX(Number1, Number2…)
Các tham số của hàm: Number1, Number2… là các dãy mà bạn muốn xác định giá trị lớn nhất ở trong đó.
Hàm LARGE
Hàm này được sử dụng để tìm số lớn thứ k trong một dãy được nhập.
Cú pháp sử dụng hàm: LARGE(Array, k)
Các tham số của hàm: Array là một mảng hoặc một vùng dữ liệu, k là thứ hạng của số bạn muốn tìm kể từ số lớn nhất trong dãy.
Hàm MIN
Hàm được dùng để thực hiện trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.
Cú pháp sử dụng hàm: MIN(Number1, Number2…)
Các tham số của hàm: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.
Sử dụng hàm MIN trong Excel
Trên đây là bài viết về các thủ thuật Excel trong kế toán mà bạn nên tham khảo để có thêm kinh nghiệm. Những thủ thuật trên sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong khi làm việc ở văn phòng đấy. Ngoài ra, bạn có thể truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để được hướng dẫn chi tiết nhé.