Hàm IF trong Excel thường được sử dụng để đánh giá một điều kiện nhất định và trả về giá trị bạn chỉ định nếu điều kiện được so sánh là TRUE và một giá trị khác nếu điều kiện hiện là FALSE. (Sai lầm).
Trong bài viết này, 123job.vn sẽ cùng các bạn đi tìm hiểu về cú pháp và cách sử dụng thông dụng của hàm IF trong Excel, sau đó chúng ta sẽ có cái nhìn sâu hơn với các ví dụ về công thức, cách sử dụng hàm IF nhiều điều kiện mà hi vọng sẽ hữu ích cho cả những người mới làm quen với Excel và những người đã và có kinh nghiệm về tin học văn phòng …
I. Cú pháp và cách sử dụng hàm IF
Cú pháp của hàm IF trong Excel được hiển thị như sau:
= IF (logic_test, [value_if_true], [value_if_false])
Như vậy, hàm IF nói chung trong Excel sẽ có 3 đối số, nhưng chỉ đối số đầu tiên là bắt buộc, hai đối số tương ứng còn lại là tùy chọn.
logic_test (bắt buộc) – một giá trị hoặc biểu thức của hàm IF trong Excel có thể là TRUE hoặc FALSE. Trong đối số chính này, bạn có thể chọn một giá trị dữ liệu là văn bản, ngày tháng, số hoặc bất kỳ toán tử so sánh nào tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Ví dụ: kiểm tra logic của bạn có thể được trình bày bằng phần mềm Excel với văn bản (B1 = “done”), ngày (B15).
value_if_true (tùy chọn) – giá trị mà hàm IF trong Excel trả về khi kiểm tra logic là TRUE, tức là nếu điều kiện của chúng ta được đáp ứng.
Ví dụ: Cách sử dụng hàm IF sau đây trong Excel sẽ trả về văn bản “Tốt” nếu giá trị trong ô B2 lớn hơn 10: = IF (B2> 10; “Tốt”)
value_if_false (tùy chọn) – giá trị đối số này được trả về nếu kiểm tra logic là FALSE, tức là nếu điều kiện trong hàm IF trong Excel không được đáp ứng.
Ví dụ: Cũng trong công thức hàm IF = IF (B2> 10; “Tốt”) như trên, nhưng khi bạn thêm tham số thứ ba thì dữ liệu “Xấu” được thêm vào.
Bây giờ công thức của hàm IF trong Excel sẽ là = IF (B2> 10; “Tốt”; “Kém”) và kết quả sẽ trả về văn bản “Tốt” nếu giá trị hiển thị trong ô B2 lớn. hơn 10, nếu không sẽ trả về “Xấu”.
Cú pháp và cách sử dụng hàm IF
II. Những điều cần biết về hàm IF trong Excel
Mặc dù hai biến cuối cùng khi sử dụng hàm IF trong Excel là tùy chọn, nhưng sau đó công thức có thể trả về các giá trị không mong muốn nếu bạn không hiểu các quy tắc cơ bản nhất bên trong hàm IF trong Excel.
1. Nếu value_if_true bị bỏ qua
Nếu value_if_true bị bỏ qua trong công thức IF nhiều điều kiện hoặc hàm IF thông thường (ví dụ: chỉ có một dấu bên phải sau logic_test), thì hàm IF trong Excel sẽ trả về 0 tương ứng nếu điều kiện chính được đáp ứng. Đây là một ví dụ bạn có thể quan sát: = If (B1> 10 ,, ”Bad”)
Nếu bạn không muốn hàm If trong Excel của mình không hiển thị bất kỳ thứ gì khi điều kiện được đáp ứng, hãy nhập dấu ngoặc kép vào tham số thứ 2 như sau: = If (B1> 10, “”, “Bad”). Về cơ bản, trong trường hợp này, một hàm if đa điều kiện hoặc một hàm IF thường sẽ trả về một chuỗi trống.
Nếu value_if_true bị bỏ qua
2. Nếu value_if_false bị bỏ qua
Nếu bạn không quan tâm điều gì sẽ xảy ra nếu điều kiện đã chỉ định không được đáp ứng, bạn có thể bỏ qua biến thứ 3 trong công thức hàm IF trong Excel, điều này sẽ dẫn đến kết quả sau
Nếu biểu thức logic của chúng tôi được giả định là FALSE và bạn bỏ qua tham số value_if_false (chỉ một giá trị được cấp cho tham số value_if_false), thì hàm IF nhiều lỗi hoặc hàm IF trong Excel thường sẽ trả về giá trị. giá trị FALSE. Đây là một điều không mong muốn phải không?
Đây là một ví dụ cho công thức, cách sử dụng hàm IF trong Excel = IF (B1> 10, “Tốt”)
Nếu bạn đặt dấu phẩy sau tham số value_if_true, hàm IF trong Excel sẽ trả về 0, có nghĩa là giá trị cuối cùng được trả về không tương thích với công thức = IF (B1> 10, “Good” “,).
3. Làm cho hàm IF trong Excel hiển thị TRUE hoặc FALSE
Nếu bạn muốn công thức IF trong Excel hiển thị các giá trị lôgic như TRUE hoặc FALSE khi đáp ứng một điều kiện nhất định, bạn phải nhập trực tiếp TRUE vào hộp tham số value_if_true. Ô value_if_false có thể được điền bằng giá trị tương ứng là FALSE hoặc để trống. Đây là một ví dụ cụ thể cho công thức trên:
= IF (B1> 10, TRUE, FALSE)
hoặc
= IF (B1> 10, TRUE)
Một lần nữa, lý do thuyết phục nhất để đặt “” trong tham số thứ ba của hàm IF trong Excel là bạn sẽ nhận được giá trị rỗng nếu điều kiện trong đó không được thỏa mãn = IF (B1> 10, “Tốt”, “”).
Làm cho hàm IF trong Excel hiển thị TRUE hoặc FALSE
4. Làm cho hàm IF đa điều kiện hoặc hàm IF thông thường trong Excel hiển thị một phép toán và trả về một kết quả
Thay vì trả về một giá trị nhất định, bạn có thể thực hiện công thức hàm IF trong Excel để kiểm tra một điều kiện nhất định, tính toán một công thức toán học và thực hiện một giá trị trả về dựa trên kết quả của phép toán đó. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng các công thức cụ thể trong hàm số học hoặc các hàm Excel khác trong ô tham số hàm IF value_if_true và / hoặc value_if_false.
III. Công thức ví dụ về cách sử dụng hàm IF trong Excel để cho phép so sánh số học như: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng
Sử dụng hàm IF trong Excel với các giá trị số cụ thể dựa trên việc sử dụng các toán tử so sánh khác nhau để thực hiện biểu thức các điều kiện của bạn. Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các toán tử logic được minh họa rõ ràng với các ví dụ về công thức trong bảng bên dưới.
Công thức ví dụ về cách sử dụng hàm IF trong Excel để cho phép so sánh số học như: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng
IV. Cách sử dụng hàm IF trong văn bản
1. Công thức hàm IF trong Excel không phân biệt chữ hoa chữ thường đối với các ký tự
Giống như hầu hết các hàm Excel, hàm IF trong Excel không phân biệt chữ hoa chữ thường theo mặc định. Điều này có nghĩa là các biểu thức logic tương ứng chứa các ký tự không phân biệt chữ hoa chữ thường trong công thức và cách sử dụng hàm IF.
Ví dụ: công thức hàm IF bên dưới sẽ ngay lập tức trả về “Có” hoặc “Không” dựa trên trạng thái phân phối (cột C).
= IF (C2 = “đã giao”, “Không”, “Có”)
Công thức hàm IF trong Excel này cho biết Excel sẽ trả về “Không” nếu một ô trong cột C bao gồm từ “Đã gửi”, nếu không, hàm IF sẽ trả về “Có”. Việc bạn nhập từ “Đã gửi” vào tham số biểu thức lôgic như thế nào không quan trọng – ví dụ: “đã giao”, “Đã giao” hoặc “ĐÃ GIAO”. Việc từ “Đã gửi” được viết hoa hay viết thường trong bảng cũng không thành vấn đề, như được minh họa trong hình bên dưới.
Công thức hàm IF trong Excel không phân biệt chữ hoa chữ thường đối với các ký tự
Một cách khác để có kết quả chính xác hơn là chúng ta có thể sử dụng phép so sánh “không bằng nhau” và hoán đổi hai tham số value_if_true và value_if_false.
= IF (C2 ”được phân phối”, “Có”, “Không”)
2. Công thức hàm IF trong Excel có phân biệt chữ hoa chữ thường đối với các ký tự
Nếu bạn muốn tạo một biểu thức logic đặc biệt có phân biệt chữ hoa chữ thường, hãy sử dụng kết hợp hàm IF với nhiều điều kiện với hàm EXACT bằng cách so sánh hai giá trị chuỗi và trả về TRUE nếu đúng, ngược lại. thì kết quả trả về FALSE. Mặc dù hàm EXACT phân biệt chữ hoa chữ thường, nhưng có thể bỏ qua sự khác biệt về định dạng.
Bạn sử dụng hàm EXACT kết hợp với hàm IF bằng cách thực hiện như sau:
= IF (EXACT (C2, “DELIVERED”), “Không”, “Có”)
Biểu thức logic mà bạn đang áp dụng và “DELIVERED” là giá trị văn bản viết hoa mà bạn phải hiển thị chính xác ngay lập tức tương ứng với cột C.
Công thức hàm IF trong Excel có phân biệt chữ hoa chữ thường đối với các ký tự
3. Công thức IF trong Excel cho giá trị văn bản với tham chiếu một phần
Nếu bạn muốn điều kiện đặc biệt mà bạn đưa ra dựa trên tham chiếu một phần để tham chiếu đến hàm IF chính xác, thì giải pháp tức thì cho điều này là bạn sử dụng các ký tự đại diện (hoặc) trong biểu thức. ý thức lôgic. Tuy nhiên, cách tiếp cận đơn giản và dễ dàng này sẽ không hoạt động trong hàm IF trong Excel. Nhiều hàm Excel chấp nhận các ký tự đại diện, nhưng hàm IF của chúng tôi là một ngoại lệ.
Một giải pháp khác bạn có thể áp dụng là sử dụng hàm IF trong Excel kết hợp với hàm ISNUMBER và hàm SEARCH (không phân biệt chữ hoa chữ thường) hoặc hàm FIND (phân biệt chữ hoa chữ thường).
Ví dụ: nếu việc thực hiện Điều kiện không được yêu cầu cho cả hai mặt hàng “Đã giao” và “Đã giao hàng”, thì hàm IF sau sẽ hoạt động:
= IF (ISNUMBER (TÌM KIẾM (“deliv”, C2)), “Không”, “Có”)
Công thức IF trong Excel cho giá trị văn bản với tham chiếu một phần
V. Ví dụ về công thức hàm IF cho ngày, tháng
1. Công thức hàm IF trong Excel cho ngày với DATEVALUE. hàm số
Để hàm IF trong Excel nhận dạng ngày tháng trong biểu thức logic, bạn phải trực tiếp đưa ngày đó vào hàm DATEVALUE như sau: DATEVALUE (“11/19/2014”). Công thức hoàn chỉnh của hàm IF trông giống như sau:
= IF (C2
Như thể hiện trong hình bên dưới, công thức hàm IF trong Excel này đánh giá ngày trong cột C và trả về giá trị tương ứng là “Đã hoàn thành” nếu trò chơi diễn ra trước ngày 11 tháng 11. Nếu không, công thức hàm IF sẽ trả về giá trị tương ứng là “Sắp có”.
Công thức hàm IF trong Excel cho ngày với DATEVALUE. hàm số
2. Công thức hàm IF trong Excel với hàm TODAY ()
Với điều kiện là việc sử dụng hàm IF mà bạn cung cấp phụ thuộc vào ngày hiện tại, bạn có thể sử dụng hàm TODAY () trong biểu thức logic của hàm IF trong Excel. Ví dụ:
= IF (C2
3. Công thức hàm IF đa điều kiện mở rộng cho các ngày trong quá khứ và tương lai
Giả sử bạn chỉ muốn thực hiện đánh dấu hơn 30 ngày kể từ thời điểm hiện tại, bạn có thể biểu diễn biểu thức logic của hàm IF trong Excel như sau A2-TODAY ()> 30. Công thức đầy đủ có dạng:
= IF (A2-TODAY ()> 30, “Ngày trong tương lai”, “”)
Để có thể hiển thị các ngày đã xảy ra hơn 30 ngày trước, bạn sử dụng công thức hàm IF sau:
= IF (TODAY () – A2> 30, “Ngày trước”, “”)
Công thức hàm IF đa điều kiện mở rộng cho các ngày trong quá khứ và tương lai
Nếu bạn muốn có cả hai điểm đánh dấu trong cùng một cột, bạn sẽ cần sử dụng hàm IF lồng nhau như sau:
= IF (A2-TODAY ()> 30, “Ngày trong tương lai”, IF (TODAY () – A2> 30, “Ngày trước”, “”))
Hàm IF lồng nhau
4. Ví dụ về công thức hàm IF trong Excel cho dữ liệu và ô trống
Đôi khi bạn muốn đánh dấu ô dữ liệu hoặc ô trống nào đó, bạn cần nhập dữ liệu theo một trong các cách sau:
Sử dụng kết hợp hàm IF trong Excel với ISBLANK
Sử dụng biểu thức logic trong Excel = “” (với ô trống) hoặc “” (không phải ô trống).
Bảng dưới đây sẽ giải thích rõ ràng sự khác biệt giữa hai cách được đưa ra ở trên và đưa ra một ví dụ
Công thức hàm IF trong Excel
Ví dụ dưới đây sẽ chứng minh biểu thức logic trong hàm IF trong Excel có chứa dữ liệu / trống sẽ trông như thế nào.
Giả sử rằng dữ liệu trong cột C trên Excel của chúng tôi chỉ có sẵn sau khi có dữ liệu hiển thị trong cột B tương ứng với trò chơi đã diễn ra, bạn có thể sử dụng hàm IF như sau để đánh dấu trò chơi đã hoàn thành.
= IF ($ C2 ””, “Đã hoàn thành”, “”)
= IF (ISBLANK ($ C2) = FALSE, “Đã hoàn thành”, “”)
Vì không có độ dài chuỗi bằng 0 trong bảng, nên cả hai công thức chúng tôi xem xét đều trả về cùng một kết quả:
Trả kết quả
TẠI VÌ. Tổng kết
Như vậy với bài viết này, 123job.vn đã chia sẻ đến bạn cách sử dụng hàm IF trong Excel, bao gồm: Công thức tính số, ký tự, dữ liệu và ô trống cùng một số ví dụ cụ thể. Mong bạn sớm thành thạo kỹ năng hữu ích này!
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.