Các công việc kinh doanh thường tạo ra rất nhiều dữ liệu không được sắp xếp theo cấu trúc. Và buộc bạn phải xử lý chúng trong một hoặc vài ngày ngắn ngủi. Để có thể nhanh chóng đưa ra được những quyết định kinh doanh đúng đắn và sớm nhất. Tuy nhiên, nếu xử lý thông tin một cách thủ công thì điều đó là không thể. Vì vậy đó chính là lý do khiến chúng ta phải phụ thuộc nhiều vào excel trong công việc của mình. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu thêm về các hàm text trong excel thông dụng nhất hiện nay.
Các hàm text trong excel thông dụng hiện nay
Excel ra đời giúp giải quyết được những vấn đề xử lý và trích lọc dữ liệu một cách hiệu quả. Và chúng cũng không ngừng cải tiến nhằm hỗ trợ tốt hơn cho người dùng trong việc tính toán một cách chính xác nhất. Một trong những công cụ hỗ trợ là excel đã thiết lập các hàm text để phân tích dữ liệu tốt hơn. Dưới đây là các hàm text trong excel thông dụng nhất hiện nay.
Hàm CONCATENATE
Hàm này được sử dụng để nối hai hay nhiều chuỗi văn bản với nhau. Nghĩa là khi bạn cần nối các ký tự ở các cột dữ liệu trong cùng 1 bảng. Thì hãy dùng hàm CONCATENATE để giải quyết vấn đề đó. Chúng sẽ liên kết những ký tự ở từng cột khác nhau và tạo thành một chuỗi ký tự hoàn chỉnh. Tùy theo yêu cầu nội dung của từng bảng dữ liệu mà bạn mong muốn.
Cú pháp hàm
= CONCATENATE (text1, [text2],…)
CONCATENATE: Tên gọi của hàm
Text 1: Văn bản thứ nhấtnhất bạn muốn thêm vào
Text 2: Văn bản thứ hai, ba , bốn… cho đến tối đa là 255
Lưu ý
Phải có dấu phẩy giữa các Text khác nhau để ngăn cách.
Nếu trong chuỗi ký tự của bạn muốn có khoảng cách thì cần thêm” ” ở giữa các từ.
Trong trường hợp kết quả báo lỗi là #NAME, nghĩa là bạn đã không sử dụng ” ” với các Text là các ký tự văn bản.
Đối với phiên bản 2016 trở đi thì hàm này sẽ được đổi tên là CONCAT. Tuy nhiên cấu trúc hàm và bản chất vẫn y như cũ.
Hàm CONCATENATE.
Hàm EXACT
Đây là hàm giúp so sánh sự giống và khác nhau giữa hai văn bản? Nếu hai chuỗi hoàn toàn giống nhau thì hàm sẽ trả về giá trị TRUE. Nếu hai chuỗi không giống nhau ( dù là nhỏ nhặt nhất) thì hàm sẽ trả về giá trị FALSE.
Cú pháp
= EXACT(text1, text2)
EXACT: Tên gọi của hàm
Text1: Đoạn văn bản thứ nhất bạn muốn so sánh.
Text2: Đoạn văn bản thứ hai bạn muốn so sánh.
Lưu ý
Hàm này sẽ so sánh hai chuỗi văn bản theo cách phân biệt chữ hoa với chữ thường, thậm chí cả khoảng trắng.
Hàm EXACT.
Hàm FIND
Khi nhắc đến các hàm text trong excel thông dụng thì không thể không nhắc tới hàm FIND. Hàm này là hàm tìm ký tự trong một chuỗi văn bản. Chúng cũng có mục đích tương tự giống các hàm tách chuỗi khác như hàm MID, hàm LEFT hay hàm RIGHT. Tuy nhiên, về cơ bản và bản chất thì khác nhau hoàn toàn. Hàm FIND sẽ tự động tìm ra vị trí của một ký tự còn hàm tách chuỗi thì cần xác định trước số ký tự và vị trí cần tách. Nói một cách đơn giản hơn là hàm này trả về kết quả là vị trí đầu tiên của chuỗi văn bản mà bạn muốn tìm.
Cú pháp
= FIND(find_text, within_text, [start_num])
FIND: Tên của hàm
find_text: Đoạn văn bản mà bạn đang tìm kiếm (chuỗi con)
within_text: Đoạn văn bản đích chứa chuỗi muốn tìm (chuỗi mẹ)
[start_num]: Điểm bắt đầu tùy chọn từ nơi bạn muốn kiểm tra trong within_text.
Lưu ý
Sự khác biệt của hàm FIND so với hàm SEARCH là hàm FIND sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường trong văn bản. Còn hàm SEARCH thì không.
Hàm FIND không hỗ trợ tìm kiếm các ký tự như *find_text, find_text*, *find_text*…
Việc sử dụng [start_num] là để bỏ qua ký tự đầu và bắt đầu tại vị trí được chỉ định. Nếu bạn không sử dụng [start_num] thì sẽ được mặc định là 1.
Nếu start_num nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn độ dài của văn bản chứa chuỗi đích thì hàm sẽ trả về giá trị lỗi.
Hàm FIND.
Hàm LEFT
Hàm này sẽ trích xuất chính xác số ký tự từ văn bản cho trước tính từ trái qua. Đây là một hàm văn bản nên kết quả của hàm sẽ luôn là chuỗi văn bản. Ngay cả khi giá trị nguồn bạn sử dụng để trích xuất ký tự là số. Và nếu bạn muốn kết quả trả về là số thì hãy sử dụng kết hợp với hàm VALUE.
Cú pháp
= LEFT(text, [num_chars])
Text: văn bản
[num_chars]): số ký tự bạn muốn tách ra
Lưu ý
Nếu phần num_chars bị bỏ sót thì hàm sẽ tự động trả kết quả về 1 kí tự.
Nếu phần num_chars lớn hơn độ dài chuỗi văn bản trong phần text. Thì hàm sẽ trả về giá trị là toàn bộ văn bản.
Hàm LEFT.
Tầm quan trọng của các hàm text trong excel
Thời đại càng phát triển kéo theo sự đa dạng về số lượng cũng như chất lượng của dữ liệu. Việc quan trọng là bạn phải biết cách xử lý các dữ liệu để dựa vào đó mà đưa ra các quyết định quan trọng. Excel đã ra đời như một công cụ hữu ích trong kinh doanh. Đặc biệt việc thiết kế các hàm nhằm mục đích hỗ trợ cho các công việc tính toán đã chứng minh được sự hiệu quả. Trong đó, các hàm text trong excel đã giúp thay thế các công việc đếm hay trích xuất thủ công một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Vậy nên, tầm quan trọng của chúng là không thể phủ nhận.
Cách áp dụng các hàm text trong excel là vấn đề lớn đối với người sử. Nếu dữ liệu càng phức tạp thì người dùng sẽ càng phải biết cách kết hợp các hàm với nhau. Việc hiểu biết các thông tin và cách sử dụng excel sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn nhé.