Kế toán Excel hiện nay vẫn luôn nhận được sự quan tâm của rất nhiều kế toán viên. Mặc dù đã có rất nhiều phần mềm kế toán ra đời tuy nhiên vai trò của excel trong kế toán vẫn rất quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn các hàm kế toán trong excel thường hay sử dụng trong công tác hạch toán. Nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn cách thức vận dụng của chúng trong việc xử lý các thao tác liên quan.
Các hàm kế toán trong excel thông dụng mà bạn cần biết
Excel ra đời đã giúp ích rất nhiều trong đa dạng các lĩnh vực. Cho dù là khi bạn cần phải lập ngân sách, quản lý danh sách khách hàng hoặc trích xuất dữ liệu theo điều kiện thích hợp. Thì excel luôn là một trợ thủ đắc lực cho bạn. Và excel đương nhiên cũng đem lại rất nhiều lợi ích cho lĩnh vực kế toán. Dưới đây là các hàm kế toán trong excel thường được sử dụng nhất hiện nay.
Hàm IF
Hàm này không chỉ là một trong các hàm kế toán trong excel mà còn được sử dụng rất phổ biến trong nhiều lĩnh vực. IF có tính chất kiểm tra dữ liệu với một điều kiện nhất định. Sau đó sẽ trả về một giá trị cụ thể nếu điều kiện đó được đáp ứng. Nếu không thì sẽ trả về một giá trị khác mà bạn quy định.
Cú pháp
= If (Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).
Điều kiện: Đây là điều kiện mà bạn mong muốn dùng để xác định và phân loại đúng sai.
Giá trị 1: Là kết quả tương ứng nếu điều kiện đúng.
Giá trị 2: Là kết quả tương ứng nếu điều kiện sai.
Hàm IF.
Hàm SUMIF
Đây cũng là một trong các hàm kế toán trong excel thông dụng. Hàm này sẽ trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng nhất định mà bạn mong muốn. Và giá trị này sẽ thỏa mãn một điều kiện nhất định mà bạn đưa vào. Tuy nhiên, cần lưu ý là với các bút toán kết chuyển cuối kỳ. Chỗ điều kiện cần tính bạn có thể bấm trực tiếp vào ô chứa nó. Hoặc bạn có thể gõ trực tiếp tài khoản mà bạn cần kết chuyển vào công thức cho thích hợp.
Cú pháp
= SUMIF (Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng).
Vùng chứa điều kiện: Phạm vi ô mà bạn muốn được đánh giá theo yêu cầu nhất định. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc tên, có thể là mảng hay tham chiếu chứa số. Các giá trị trống và giá trị văn bản sẽ bị bỏ qua.
Điều kiện: Các tiêu chuẩn và yêu cầu mà bạn muốn tính tổng. Tiêu chí này có thể ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng các ô nào. Có thể bao gồm các ký tự đại diện thích hợp.
Vùng cần tính tổng: Vùng này sẽ là các ô có chứa giá trị tương ứng cần tính tổng.
Hàm SUMIF.
Hàm SUBTOTAL
Khi nhắc đến các hàm kế toán trong excel thì không thể không nhắc đến hàm SUBTOTAL. Hàm này rất nhiều công dụng với nhiều số tương ứng với các chức năng khác nhau. Tuy nhiên trong lĩnh vực kế toán thường thì chỉ dùng đến số chức năng là 9 tương ứng với hàm SUM. Khác với hàm SUM thì hàm SUBTOTAL là được dùng để tính tổng phụ trong danh sách hoặc các cơ sở dữ liệu, đếm số ô, tính trung bình. Chúng có thể tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất hay tính tổng giá trị danh sách đã lọc trong trang tính nhất định.
Cú pháp
=SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…).
Function_num: Đây là nơi chưa các con số từ 1 đến 11 và từ 101 đến 111. Các con số này sẽ quy định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong SUBTOTAL. Và tùy vào nhu cầu của bạn mà chọn lựa cho phù hợp.
Ref1, Ref2, …: Đây là 1 hoặc nhiều ô, hoặc các dãy ô để tính tổng phụ. Và tối đa là 254.
Hàm SUBTOTAL.
Hàm SUM
Hàm này giúp bạn có thể cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Đồng thời bạn cũng có thể cộng các giá trị riêng lẻ, tham chiếu hoặc phạm vi ô thích hợp hay kết hợp cả ba cùng lúc.
Cú pháp
= SUM(Number1, Number2…)
Number1, Number2…: Đây là các số mà bạn cần tính tổng.
Hàm SUM.
Ưu điểm của việc ứng dụng excel vào kế toán
Với một công cụ tin học văn phòng quá quen thuộc thì excel đương nhiên vô cùng thích hợp làm công cụ kế toán. Dưới đây là một số ưu điểm của việc ứng dụng excel vào kế toán:
Không đòi hỏi kế toán viên phải là người có kiến thức chuyên sâu về các cơ sở dữ liệu.
Thuận tiện cho việc tạo danh sách và hỗ trợ tối đa cho công việc của các nhân viên kế toán.
Phần mềm không mất phí sử dụng và được cài đặt sẵn trên mọi máy tính.
Có nhiều tính năng giúp tính toán, phân tích và lập báo cáo nhanh chóng mà không cần sự hỗ trợ của các phần mềm khác.
Nhược điểm của việc ứng dụng excel trong kế toán
Tuy có nhiều ưu điểm là thế nhưng excel cũng có một vài hạn chế nhất định trong quá trình làm việc:
Nếu cơ sở dữ liệu lớn thì kế toán viên khó có thể kiểm soát dữ liệu và gây khó khăn trong công việc.
Tính bảo mật thấp nên file dữ liệu có thể dễ dàng bị xóa và không thể phục hồi.
Khó san sẻ công việc và khó bàn giao vì chỉ có thể 1 người làm trên 1 máy.
File được lưu riêng lẻ nên khi làm báo cáo tài chính cuối năm thì tốn thời gian rà soát lại từ đầu.
Hy vọng với các thông tin về các hàm kế toán trong excel trên đây có thể giúp ích được cho bạn. Việc hiểu biết và thông dụng cách sử dụng excel sẽ giúp cho công việc của bạn rất nhiều về chất lượng và số lượng. Ngoài ra, nếu bạn còn thắc mắc về vấn đề gì, đừng ngần ngại mà hãy truy cập ngay vào website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn nhé.