Nhằm hạn chế việc nhập dữ liệu sai chính tả, cùng một thông tin nhưng dữ liệu không thống nhất do người ta nhập bằng chữ hoa, chữ thường hoặc thừa dấu cách làm cho số liệu thống kê không chính xác…; vì vậy khi thiết kế biểu mẫu nhập dữ liệu cần tạo danh sách sổ xuống xác định trước. Tuy nhiên, không phải người dùng nào cũng biết cách tạo danh sách sổ xuống trong Excel.
Tạo danh sách thả xuống Excel
Các bước để tạo danh sách thả xuống như sau:
Bước 1: Tạo danh sách nội dung tùy chọn.
Bước 2: Chọn ô hoặc dải ô cho menu thả xuống của bạn có cùng nội dung thả xuống.
Bước 3: Trên tab Dữ liệu (Đầu tiên)bấm vào Xác thực Dữ liệu Excel (2).
Bước 4: Cửa sổ Xác thực Dữ liệu xuất hiện, trên tab Cài đặt, hãy làm theo các bước sau:
Trong hộp Cho phép, chọn Danh sách.
Trong hộp Nguồn:, hãy nhập vị trí của khu vực mà bạn đã tạo danh sách thả xuống.
Chọn dấu kiểm trong hộp thả xuống Trong ô.
Chọn Bỏ qua ô trống nếu bạn muốn cho phép người dùng để trống ô. Và không chọn nếu không được phép.
Nhấp vào OK và bạn đã hoàn tất!
Kết quả bạn nhận được như sau:
Lưu ý: ở Bước 4, trong phần Nguồn, bạn cũng có thể điền vào các tùy chọn mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách tùy chọn của bạn, phân tách bằng dấu phẩy, cho kết quả tương tự.
Sao chép và dán danh sách thả xuống
Nếu bạn vô tình chọn khu vực bị thiếu để áp dụng danh sách thả xuống ở bước 2, bạn có thể sao chép danh sách thả xuống bằng cách làm theo các bước sau.
Bước 1: Chọn ô chứa danh sách thả xuống và nhấn Ctrl + C để sao chép.
Bước 2: Nếu bạn muốn sao chép cả danh sách thả xuống và định dạng của ô gốc, chỉ cần chọn ô bạn muốn sao chép và nhấn Ctrl + V để sao chép nó.
Bước 3: Nếu bạn chỉ muốn sao chép menu thả xuống và không bao gồm định dạng ban đầu. Sau khi sao chép ở Bước 1, chọn ô để sao chép danh sách, nhấp chuột phải và chọn Dán Đặc biệt.
Cửa sổ Paste Speacial hiện ra, bạn chọn mục Validation rồi bấm vào nút OK.
Cách chọn các ô chứa danh sách thả xuống
Chọn tất cả các ô có chứa danh sách thả xuống
Bởi vì nút mũi tên không hiển thị trên danh sách thả xuống trừ khi ô được chọn, rất khó để biết ô nào chứa danh sách thả xuống. Bạn có thể áp dụng các định dạng khác nhau cho các ô trong danh sách thả xuống để dễ dàng phân biệt. Nhưng trước tiên cần phải tìm ra tất cả các danh sách thả xuống. Có một cách để chọn tất cả các ô có chứa danh sách thả xuống. Bạn chọn tab Trang chủ (Đầu tiên) và nhấp vào mũi tên bên dưới Tìm & Chọn (2) trong phần Chỉnh sửa, sau đó chọn Xác thực dữ liệu (3).
Các ô kết quả chứa danh sách thả xuống được chọn:
Chọn các ô chứa cùng một danh sách thả xuống
Với phương pháp trên, bạn có thể chọn toàn bộ danh sách thả xuống, nhưng để chọn các ô chứa cùng một danh sách thả xuống, bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn một ô chứa danh sách thả xuống, chọn tab Trang chủ (Đầu tiên) và nhấp vào mũi tên bên dưới Tìm & Chọn (2) trong phần Chỉnh sửa, sau đó chọn Chuyển đến Đặc biệt… (3).
Bước 2: Trên cửa sổ Go To Special, nhấp vào dấu kiểm như bên dưới rồi nhấn nút OK.
Do đó, chỉ các ô chứa danh sách kéo và thả giống như danh sách đã chọn ở Bước 1 mới được chọn:
Xóa danh sách thả xuống trong một ô
Để xóa danh sách thả xuống trong một ô, hãy chọn ô và chuyển đến tab Dữ liệu (Đầu tiên) và nhấp vào Xác thực dữ liệu (2) trong phần Công cụ dữ liệu.
Cửa sổ Validation xuất hiện, nhấp vào nút Clear All.
Các tùy chọn trên hộp thoại Xác thực Dữ liệu sẽ được đặt thành giá trị mặc định, sau đó bấm OK.
Vì vậy, ô đã chọn sẽ xóa danh sách thả xuống:
Trên đây, Thủ thuật Phần mềm đã hướng dẫn bạn cách tạo danh sách thả xuống trong Excel. Chúc may mắn!
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.