Bài viết dưới đây hướng dẫn cách tạo Danh sách, Danh sách thả xuống trong Excel
1. Tạo một danh sách thả xuống thông thường
Ví dụ có trường dữ liệu tỉnh, thành phố, tạo drop down giúp quá trình nhập dữ liệu được nhanh chóng.
Bước 1: Chuyển đến tab Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu.
Bước 2: Hộp thoại hiện ra trong tab Cài đặt trong phần Cho phép chọn Danh sách, tại phần Nguồn nhập tên các thành phần vào menu xổ xuống, các thành phần cách nhau bằng dấu phẩy.
Ngoài ra, bạn không cần phải nhập dữ liệu trực tiếp, bạn có thể nhập các phần tử của danh sách thả xuống trên một trang tính khác. Ví dụ: Tạo sheet Du_Lieu với các tỉnh:
Nhấp vào biểu tượng
-> chuyển đến Sheet Du_Lieu -> chọn tất cả các tỉnh:
Kết quả giống như khi tạo bằng đầu vào trực tiếp.
2. Tạo một danh sách phụ thuộc vào một danh sách khác
Ví dụ: Nhập danh sách các tỉnh và danh sách các thành phố trực thuộc theo tỉnh.
Để tạo danh sách với các phụ thuộc, bạn nên nhập dữ liệu vào danh sách theo cách thứ 2. Có một bảng dữ liệu:
Bước 1: Đặt tên cho các vùng dữ liệu.
Bắt buộc quá trình tạo danh sách phụ thuộc, bạn phải đặt tên cho các vùng dữ liệu có liên quan:
+ Vùng dữ liệu tại thành phố tỉnh Quảng Ninh, bạn bôi đen vùng dữ liệu từ ô C2 -> ô C7 -> đặt tên là Quảng Ninh (chú ý viết đúng dấu câu và viết hoa, không chứa khoảng trắng).
+ Vùng dữ liệu từ ô D2 -> ô D5 có tên là Hải Phòng.
+ Vùng dữ liệu từ ô E2 -> ô E7 có tên là Thái Bình.
-> Cách đặt tên như sau: Click chuột phải vào vùng dữ liệu muốn đặt tên -> Chọn Define Name:
– Hộp thoại hiện ra, nhập tên tương ứng cho các vùng như đã nêu ở trên:
Chú ý đến tên sao cho nó giống với giá trị trong tên tỉnh (nhưng không chứa phím cách).
Bước 2: Sau khi đặt tên cho dữ liệu, bạn bấm vào ô cần đặt danh sách -> Vào tab Data -> Data Validation.
Bước 3: Một hộp thoại xuất hiện trong phần Cho phép, chọn Danh sách, tại phần Nguồn nhập công thức sau: = INDIRECT (SUBSTITUTE (C15, “”, “”)).
Hãy chú ý trong bước này trên công thức để địa chỉ là tương đối, nếu không giá trị giữa các thành phố không thay đổi.
Bước 4: Bấm OK để nhận kết quả:
Tương tự sao chép công thức cho các ô còn lại, ta có kết quả:
Vậy là bạn đã tạo một danh sách phụ thuộc vào một danh sách khác. Trong bài viết này, chúng tôi sử dụng hàm INDIRECT kết hợp với hàm SUBSTITUTE để lấy giá trị tên tỉnh không có dấu cách, quy về vùng dữ liệu trùng tên với giá trị tham chiếu.
Ví dụ: khi danh sách các tỉnh lấy kết quả là tỉnh Thái Bình, hàm SUBSTITUTE loại bỏ dấu cách => giá trị tham chiếu trở thành Thái Bình -> tham chiếu đến một vùng dữ liệu có tên Thái Bình => Giá trị trả về là các huyện ở Thái Bình địa bàn tỉnh. từ ô E2 -> ô E7 trong bảng dữ liệu đã đặt tên.
Chúc may mắn!
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.
Comments