Cách chia cột trong Excel rất đơn giản, chi tiết với các ví dụ minh họa

Bạn có một chuỗi dữ liệu và bạn muốn chia các dữ liệu đó thành các cột riêng biệt nhưng không biết làm thế nào. Đừng lo lắng, trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách chia cột trong Excel cực kỳ đơn giản mà lại rất hiệu quả, cùng theo dõi bài viết nhé!

I. Khi nào cần chia cột, lợi ích của việc chia cột trong Excel

Đôi khi trong quá trình làm việc và sử dụng các công cụ của Microsoft như Word hay Excel, bạn sẽ gặp phải trường hợp phải chia các cột có dữ liệu quá dài hoặc dữ liệu có nhiều tiêu đề khác nhau nhưng lại chỉ được hiển thị ở 1 ô.

Công việc của bạn là chuyển đổi tất cả dữ liệu đó thành các cột riêng lẻ với từng tiêu đề riêng lẻ và việc tách chúng theo cách thủ công sẽ cực kỳ tốn thời gian và công sức. Vì vậy bài viết này sẽ giúp bạn cách tách cột cực kỳ nhanh chóng.

Nhưng trước khi đi vào cách thực hiện, chúng ta hãy cùng xem những trường hợp có thể chia cột theo cách này nhé!

1. Trong trường hợp dữ liệu được phân tách bằng dấu câu, dấu phân cách

Trường hợp này khá phổ biến khi bạn thực hiện nhập dữ liệu trên Excel. Đối với trường hợp này thường là do dữ liệu được xuất từ ​​các tập tin như Word, Access, … sang Excel và thông thường các chuỗi ký tự sẽ được phân tách bằng dấu câu như: dấu phẩy “,”, dấu ngoặc đơn “()”, gạch nối “-“, …

2. Trong trường hợp dữ liệu quá dài và mỗi chuỗi có số ký tự như nhau

Trường hợp này sẽ hiếm khi xảy ra hơn, tuy nhiên trong một số trường hợp khi bạn nhập các dữ liệu như mã code, mã khách hàng, mã hàng hóa, … thì số lượng ký tự sẽ bằng nhau và sẽ có bạn có thể giải quyết chúng một cách dễ dàng với cách mà mình hướng dẫn. phía dưới.

II. Cách chia cột trong Excel bằng dấu phân cách

Điều này sẽ chỉ cho bạn cách xử lý dữ liệu được phân tách bằng dấu câu và dấu phân cách.

  1. Ưu điểm: Nhanh chóng, dễ thực hiện, có thể chia cột trực tiếp khi bạn đang nhập liệu.

  2. Nhược điểm: Không có nhiều tùy chọn để chia cột.

1. Hướng dẫn nhanh

Mở tệp Excel cần chia thành các cột> Đánh dấu vùng dữ liệu cần chia> Chọn tab Dữ liệu> Chọn Văn bản thành cột> Cửa sổ Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột xuất hiện> Đánh dấu vào ô Phân tách> Nhấn Tiếp theo> Chọn điều kiện tách trong Dấu phân cách hộp thoại> Bấm Tiếp theo> Bấm Kết thúc để chia cột trong Excel.

2. Hướng dẫn chi tiết

Tôi có một ví dụ như sau và tôi muốn phân tách từng cột bằng dấu phân cách “-” dấu gạch ngang.

Ví dụ về cách chia các cột trong Excel bằng dấu phân cách

Ví dụ về cách chia các cột trong Excel bằng dấu phân cách

Bước 1:

Đánh dấu vùng dữ liệu được chia

Đánh dấu vùng dữ liệu được chia

Bước 2: Chọn tab Dữ liệu> Chọn Văn bản thành cột.

Chọn Văn bản thành cột

Chọn Văn bản thành cột

Bước 3: Cửa sổ Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột xuất hiện.

Trong đó:

  1. Delimited: Chia cột bằng các ký tự phân cách (dấu chấm câu) giữa 2 phần dữ liệu như dấu phẩy, dấu gạch ngang, dấu cách, ..

  2. Chiều rộng cố định: Chia cột theo chiều rộng của dữ liệu.

Cửa sổ Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột xuất hiện

Cửa sổ Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột xuất hiện

Bước 4: Tích vào ô Delimited> Nhấn Next.

Nhấn tiếp

Nhấn tiếp

Bước 5: Chọn điều kiện phân tách trong hộp thoại Dấu phân cách.

Sau khi chọn, bạn có thể xem trước định dạng sẽ hiển thị trong phần Xem trước dữ liệu bên dưới.

Trong đó:

  1. Tab: Dữ liệu cách nhau một khoảng trắng lớn.

  2. Dấu chấm phẩy: Dữ liệu được phân tách bằng dấu chấm phẩy.

  3. Dấu phẩy: Dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.

  4. Dấu cách: Dữ liệu được ngăn cách bởi dấu cách (Space).

  5. Khác: Dữ liệu được phân tách bằng một ký tự khác mà bạn có thể tùy chỉnh.

Chọn điều kiện phân tách trong Dấu phân cách.  hộp thoại

Chọn điều kiện phân tách trong Dấu phân cách. hộp thoại

Ở đây tôi sẽ kiểm tra Khác và điền vào dấu gạch ngang “-“.

Chọn Khác và điền vào dấu gạch ngang

Chọn Khác và điền vào dấu gạch ngang

Bước 6: Chọn định dạng cho cột trong phần Định dạng dữ liệu cột và vị trí cột sẽ xuất hiện trong phần Đích.

Trong đó:

  1. Chung: Không có định dạng.

  2. Text: Kiểu văn bản.

  3. Ngày: Loại ngày.

  4. Không nhập cột (Bỏ qua): Cột mà bạn chọn dòng này sẽ không hiển thị khi có kết quả.

Chọn định dạng cho cột trong phần Định dạng dữ liệu cột và vị trí cột sẽ xuất hiện trong phần Đích

Chọn định dạng cho cột trong phần Định dạng dữ liệu cột và vị trí cột sẽ xuất hiện trong phần Đích

Ở đây, tôi sẽ chọn General với Destination là ô A1.

Bước 7: Nhấp vào Kết thúc để chia cột trong Excel.

Bấm Kết thúc để tách các cột trong Excel

Bấm Kết thúc để tách các cột trong Excel

Kết quả sau khi hoàn thành.

Kết quả sau khi hoàn thành

Kết quả sau khi hoàn thành

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

0 views0 comments