Data Validation là một hàm trong Excel có vai trò cực kỳ quan trọng, giúp quá trình nhập liệu được chính xác so với yêu cầu đặt ra, hạn chế sai sót. Cùng tìm hiểu thêm ở bài viết dưới đây nhé!
Để nhập nhanh dữ liệu cho một số đối tượng được xác định trước với danh sách để liệt kê, chúng ta có thể sử dụng Data Validation trong phần mềm Microsoft Excel. Hiện nay, xác thực dữ liệu nâng cao đang được ngày càng nhiều người sử dụng và áp dụng để giúp công việc của họ được hoàn thành nhanh hơn và hiệu quả hơn. Vậy làm thế nào để sử dụng Data Validation nâng cao để tạo List và kiểm tra dữ liệu đầu vào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí những kiến thức liên quan đến hàm xác thực dữ liệu nâng cao trong Excel nhé!
I. Chức năng xác thực dữ liệu trong Excel
Nói một cách đơn giản và dễ hiểu, Data Validation trong Excel là một hàm xác minh dữ liệu đã nhập để nó phải được nhập đúng nơi, đúng chỗ.
Xác thực Dữ liệu Nâng cao hiện được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như nhập các ký tự và chữ cái giống nhau vào cùng một cột hoặc xây dựng biểu đồ báo cáo tài chính với các tiêu chí ràng buộc (ví dụ: hàng tháng, hàng quý, hàng năm, địa phương, khu vực hoặc từng quốc gia ).
II. Hướng dẫn sử dụng Data Validation List với nguồn là Table
Sử dụng nguồn cho danh sách chọn dưới dạng Bảng hoặc một cột trong Bảng nhất định sẽ làm cho việc Xác thực Dữ liệu trong Excel linh hoạt hơn nhiều thay vì sử dụng một vùng cố định không phải là Bảng hoặc sử dụng các công cụ khác. công thức hàm phức tạp trong excel để tạo danh sách cho Xác thực dữ liệu nâng cao.
Khi bạn thêm dữ liệu vào Bảng, dữ liệu sẽ được nhận trong danh sách đã chọn và bạn không phải chỉnh sửa nguồn để Xác thực dữ liệu nâng cao.
III. Trường hợp Table được lấy làm nguồn thì chỉ có 1 cột
Trường hợp Table lấy hàm nguồn chỉ có 1 cột thì bạn cần tham khảo trực tiếp tên của Table đó. Trong Xác thực dữ liệu -> Danh sách, trong phần Nguồn, hãy nhập công thức sau: = INDIRECT (“”)
Trường hợp Table được lấy làm nguồn thì chỉ có 1 cột
Trong đó: là Bảng mà bạn muốn sử dụng làm nguồn cho danh sách lựa chọn cho một ô hoặc dải ô đầu vào nhất định.
IV. Trong trường hợp Table được lấy làm nguồn có nhiều hơn 1 cột
Trong ví dụ dưới đây, có 2 cột là HH và DG. Tôi muốn bắt đầu tạo danh sách lựa chọn cho ô E2 là các đơn giá trong Bảng1. Vì Bảng này có nhiều hơn 1 cột, nên khi tạo danh sách chọn với Danh sách xác thực dữ liệu, chúng ta sẽ phải tham chiếu đến một cột cụ thể. Chúng ta có một công thức chung như sau: = INDIRECT (“[]”)
Cụ thể, chúng ta có công thức tại mục Nguồn cho mục Danh sách xác thực dữ liệu như hình dưới đây (lưu ý dấu mở ngoặc vuông, đóng dấu ngoặc vuông): = INDIRECT (“Table1[DG]”)
Trong trường hợp Table được lấy làm nguồn có nhiều hơn 1 cột
Bây giờ, khi bạn thêm dữ liệu vào Bảng nguồn, dữ liệu trong danh sách lựa chọn Danh sách Xác thực Dữ liệu cũng được cập nhật nhanh chóng cho bạn và bạn sẽ không cần phải thay đổi lại nguồn.
V. Sử dụng Xác thực Dữ liệu trong Excel để tạo Danh sách và kiểm tra dữ liệu đầu vào
Để bạn đọc có thể biết cách sử dụng Data Validation trong Excel để tạo Danh sách và kiểm tra dữ liệu đầu vào, dưới đây là một vài ví dụ cụ thể để bạn dễ hình dung mà 123job muốn chia sẻ với bạn đọc:
1. Yêu cầu 1: Điền tên công ty và chỉ chọn 1 trong 5 công ty đã cho
Bước 1: Quét và chọn vùng địa chỉ “Công ty sản xuất” từ B11: B15 và đưa chuột vào ô Tên rồi nhấn Enter như hình bên dưới.
Bước 2: Quét và chọn vùng địa chỉ C3: C8, sau đó chọn tab Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu, tab Cài đặt chọn và nhập dữ liệu như hình bên dưới:
Đến đây, chúng ta đã hoàn thành việc tạo Danh sách rồi, bấm vào ô C3 và chọn tên xe từ nút.
2. Yêu cầu 2: Sản phẩm chỉ được chọn từ các sản phẩm tương ứng với công ty sản xuất
Bước 1: Quét vùng dữ liệu cột tên xe Toyota từ D12: D15 và đặt tên vào vùng hộp Tên như hình minh họa bên dưới:
Bước 2: Tiếp tục quét và chọn cột tên xe HONDA, BMWG, AUDI, FORD và đặt tên tương tự như trên.
Bước 3: Sau khi đặt tên vùng cho các cột tên xe, bạn quét và chọn vùng địa chỉ D3: D8, sau đó chọn tab Dữ liệu và thực hiện như hình.
3. Yêu cầu 3: Nhập số lượng cột là số nguyên dương
Quét vùng dữ liệu E3: E8, chọn thẻ Data, Data Validation, Settings, Allow chọn Whole Number, Data chọn Greater than, Minimum nhập 0, nhấn OK.
Nhập dữ liệu.
4. Yêu cầu 4: Tính đơn giá
Chúng ta có thể quen thuộc với các hàm Excel như hàm vlookup, được sử dụng để tra cứu các cột trong bảng dữ liệu. Đối với bài toán này chúng ta có 5 bảng tên xe, đó là lý do tại sao chúng ta cần kết hợp với các hàm trong Microsoft Excel là hàm gián tiếp, vì hàm gián tiếp sẽ trả về dữ liệu vùng tham chiếu. Để tính đơn giá, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đặt tên vùng tham chiếu, quét để chọn vùng chứa tên xe và giá đặt tên vùng dữ liệu như hình minh họa bên dưới (sở dĩ đặt toyota1 là do chúng ta đã đặt toyota cho cột tên xe trong Vị trí mong muốn). cầu trên).
Bước 2: Đặt tên vùng tương tự cho bảng giá xe HONDA, BMWG, AUDI, FORD (honda1, bmwg1, audi1 và ford1).
Bước 3: Nhập công thức như hình dưới đây:
5. Yêu cầu 5: Tính thành tiền
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá
Như vậy, yêu cầu đã được hoàn thành một cách nhanh chóng.
Để có thể quản lý tên vùng dữ liệu (xóa, thêm, sửa …) bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3, khi đó hộp thoại quản lý tên vùng hiển thị như hình dưới đây:
TẠI VÌ. Thao tác với Bảng tính
Chèn thêm trang tính vào sổ làm việc, bạn có thể làm như sau:
Chuyển đến tab Trang đầu => Chèn và sau đó nhấp vào Chèn Trang tính.
Nhấp vào nút image015 trên thanh tab trang tính.
Nhấn tổ hợp phím cùng lúc.
Để có thể xóa trang tính khỏi sổ làm việc, bạn có thể thực hiện như sau:
Chọn trang tính bạn muốn xóa, chuyển đến tab Trang đầu => Ô => Xóa và sau đó nhấp vào Xóa trang tính.
Nhấp chuột phải vào tên trang tính bạn muốn xóa trên thanh tab trang tính, chọn Xóa, xác nhận xóa và chọn Xóa.
Để sắp xếp trang tính trên sổ làm việc, bạn có thể thực hiện như sau:
Chọn tên trang tính để sắp xếp, sau đó di chuyển nó đến vị trí mới.
Nhấp chuột phải vào tên trang tính bạn cần sắp xếp, sau đó chọn Di chuyển hoặc Sao chép…. Lúc này, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Di chuyển hoặc Sao chép, hãy chọn tên trang tính trong danh sách mà bạn muốn chuyển trang tính đến trước nó, sau đó nhấn OK.
VII. Tổng kết
Trên đây là toàn bộ thông tin về xác thực dữ liệu trong excel mà 123job muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng với những thông tin trên bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các chức năng xác thực dữ liệu trong excel, các thao tác với Worksheet và cách sử dụng Data Validation để tạo List và kiểm tra dữ liệu đầu vào. 123job xin chân thành cảm ơn các bạn đã theo dõi toàn bộ bài viết và hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo ngay tại website này!
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.
Comments