top of page

Tìm hiểu các định dạng số trong Excel, với hướng dẫn chi tiết

Excel là một chương trình bảng tính hữu ích cho mọi người. Để việc sử dụng Excel được tối ưu hơn, bài viết sẽ giới thiệu và hướng dẫn các bạn các định dạng số trong Excel. Cùng tham khảo ngay nhé!

1. Định dạng số là gì?

Định dạng số (Number Formats) trong Excel là một kiểu định dạng dữ liệu số trong bảng tính theo một kiểu nhất định như tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), số lần, ngày tháng, …

Định dạng số là loại định dạng dữ liệu số trong Excel

Định dạng số là loại định dạng dữ liệu số trong Excel

2. Định dạng số được sử dụng để làm gì?

Sử dụng định dạng số giúp Excel hiểu chính xác dữ liệu là gì. Qua đó, quá trình tổng hợp thông tin hay phân tích dữ liệu sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra, định dạng số còn giúp người đọc dễ hiểu hơn về các con số trên đó và có cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu.

Sử dụng dữ liệu kỹ thuật số giúp dễ đọc và hiểu hơn

Sử dụng dữ liệu kỹ thuật số giúp dễ đọc và hiểu hơn

3. Các định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel

Có nhiều loại định dạng số trong Excel. Dưới đây, bài viết sẽ giới thiệu một số định dạng dữ liệu cơ bản.

Để định dạng số, trước tiên bạn cần mở hộp thoại Định dạng ô. Tham khảo 4 cách mở hộp thoại Định dạng ô dưới đây:

Phương pháp 1: Sử dụng phím tắt để mở hộp thoại Định dạng ô

Tại bảng dữ liệu, chọn vùng cần định dạng> Nhấn phím tắt CTRL + 1.

Sử dụng phím tắt để mở hộp thoại Định dạng ô

Sử dụng phím tắt để mở hộp thoại Định dạng ô

Phương pháp 2: Sử dụng nút chuột phải

Nhấp chuột phải vào vùng cần định dạng> Chọn Định dạng Ô.

Sử dụng nút chuột phải để mở Định dạng ô

Sử dụng nút chuột phải để mở Định dạng ô

Phương pháp 3: Nhấp vào mũi tên

Bấm vào mũi tên trong thanh công cụ để mở hộp thoại Định dạng Ô.

Bấm vào mũi tên trong thanh công cụ để mở hộp thoại Định dạng Ô

Bấm vào mũi tên trong thanh công cụ để mở hộp thoại Định dạng Ô

Phương pháp 4: Mở hộp thoại Định dạng Ô trong tab Trang đầu

Trên tab Trang đầu, chọn Định dạng> Bấm Định dạng Ô.

Cách mở hộp thoại Định dạng Ô trong tab Trang đầu

Cách mở hộp thoại Định dạng Ô trong tab Trang đầu

Hộp thoại Định dạng Ô sẽ có 6 tab sau:

– Thẻ số: Hỗ trợ các định dạng số trong Excel.

– Tab Alignment: Hỗ trợ căn chỉnh văn bản trong Excel.

– Tab Font: Hỗ trợ điều chỉnh, chọn cỡ chữ, kiểu chữ trong Excel.

– Thẻ viền: Hỗ trợ tạo viền cho bảng trong Excel.

– Tab Fill: Hỗ trợ tự động điền dữ liệu vào cột hoặc hàng trong Excel.

– Tab Bảo vệ: Hỗ trợ bảo vệ trang tính bằng cách tạo mật khẩu trong Excel.

6 tab trong hộp thoại Định dạng Ô

6 tab trong hộp thoại Định dạng Ô

Định dạng số (Số) trong Excel

Định dạng số là định dạng được sử dụng phổ biến nhất trong Excel. Các định dạng số bao gồm số thập phân, số âm và dấu phân cách thập phân.

– Cách sử dụng như sau: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Number ở cột bên trái> Tùy chọn định dạng ở cột bên phải> Chọn OK.

Định dạng:

+ Vị trí thập phân: Đặt số sau dấu thập phân.

+ Use 1000 Separator (,): Nếu tích vào mục này, dấu phẩy sẽ xuất hiện để phân cách các chữ số hàng nghìn.

+ Số âm: Định dạng số âm.

Cách sử dụng định dạng số (Số) trong Excel

Cách sử dụng định dạng số (Số) trong Excel

– Ví dụ: Chọn định dạng Số cho cột Doanh thu:

+ Sử dụng 3 số sau dấu phẩy.

Sử dụng dấu phẩy để phân cách các chữ số hàng nghìn.

    Chọn định dạng Số cho Doanh thu.  cột

Chọn định dạng Số cho Doanh thu. cột

Định dạng văn bản (Text) trong Excel

Khi sử dụng định dạng văn bản cho nội dung trong Excel, nội dung này sẽ mặc định là căn trái.

– Cách sử dụng: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Text ở cột bên trái> Chọn OK.

Cách sử dụng định dạng văn bản trong Excel

Cách sử dụng định dạng văn bản trong Excel

– Ví dụ: Sử dụng định dạng Văn bản cho cột Năm.

Sử dụng định dạng Văn bản cho Năm.  cột

Sử dụng định dạng Văn bản cho Năm. cột

Định dạng tiền tệ (Tiền tệ) trong Excel

Khi sử dụng định dạng tiền tệ, biểu tượng cho đơn vị tiền tệ đó sẽ xuất hiện bên cạnh số tiền.

– Cách sử dụng: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Tiền tệ ở cột bên trái> Tùy chọn định dạng ở cột bên phải> Chọn OK.

Tùy chọn:

+ Vị trí thập phân: Đặt số sau dấu thập phân.

+ Ký hiệu: Tùy chọn ký hiệu tiền tệ mong muốn.

+ Số âm: Định dạng số âm.

Cách sử dụng định dạng tiền tệ (Currency) trong Excel

Cách sử dụng định dạng tiền tệ (Currency) trong Excel

– Ví dụ: định dạng Đơn vị tiền tệ cho cột Doanh thu như sau:

+ Sử dụng 3 dấu phẩy sau số thập phân.

+ Đơn vị tiền tệ là $.

Định dạng tiền tệ cho Doanh thu.  cột

Định dạng tiền tệ cho Doanh thu. cột

Định dạng trong kế toán (Kế toán)

Định dạng kế toán cũng được sử dụng cho các giá trị tiền tệ. Tuy nhiên, khi sử dụng định dạng kế toán, các ký hiệu tiền tệ sẽ xếp thành một đường thẳng, không liền kề với số như định dạng Tiền tệ.

– Cách sử dụng: Trong hộp thoại Định dạng Ô, chọn Kế toán ở cột bên trái. Sau đó tùy chọn định dạng mong muốn ở cột bên phải> Chọn OK.

Định dạng Kế toán có 2 tùy chọn:

+ Vị trí thập phân: Đặt số sau dấu thập phân.

+ Ký hiệu: Tùy chọn ký hiệu tiền tệ mong muốn.

Cách sử dụng định dạng trong kế toán (Kế toán)

Cách sử dụng định dạng trong kế toán (Kế toán)

– Ví dụ: định dạng Đơn vị tiền tệ cho cột Doanh thu như sau:

+ Sử dụng 3 dấu phẩy sau số thập phân.

+ Đơn vị tiền tệ là $.

Định dạng tiền tệ cho Doanh thu.  cột

Định dạng tiền tệ cho Doanh thu. cột

Định dạng phần trăm trong Excel

Nó cũng là một định dạng được sử dụng rộng rãi trong số các định dạng số. Khi sử dụng định dạng phần trăm, các giá trị sẽ được hiển thị dưới dạng%.

– Cách sử dụng: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Phần trăm ở cột bên trái> Chọn tùy chọn Vị trí thập phân ở cột bên phải> Nhấn OK.

Cách sử dụng định dạng phần trăm (Phần trăm) trong Excel

Cách sử dụng định dạng phần trăm (Phần trăm) trong Excel

– Ví dụ: Định dạng phần trăm cho cột Lãi suất và không có số thập phân.

Định dạng phần trăm cho cột Lãi suất

Định dạng phần trăm cho cột Lãi suất

Định dạng số trong khoa học (Khoa học)

Định dạng số khoa học trong Excel được sử dụng để hiển thị các số rất lớn hoặc rất nhỏ.

– Cách sử dụng: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Scientific ở cột bên trái> Tùy chọn bao nhiêu số thập phân ở bên phải trong phần Vị trí thập phân> Chọn OK.

Cách định dạng số trong khoa học (Khoa học)

Cách định dạng số trong khoa học (Khoa học)

– Ví dụ: Thông thường, 70 tỷ khi viết dưới dạng số sẽ là 70.000.000.000. Sau khi sử dụng định dạng Khoa học, 70 tỷ sẽ được hiển thị dưới dạng 7.E + 10 (7 lần 10 thành 10).

Định dạng số 70 tỷ

Định dạng số 70 tỷ

Định dạng do người dùng xác định (Tùy chỉnh)

Định dạng tùy chỉnh cho phép người dùng tạo định dạng của riêng họ theo quy tắc của Excel. Quy tắc này bao gồm 4 phần theo thứ tự: số dương, số âm, số không và văn bản. Cụ thể: ;;; number> number> number>.

– Cách sử dụng: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Custom ở cột bên trái> Tùy chỉnh định dạng mong muốn trong phần Type ở cột bên phải.

Cách sử dụng các định dạng do người dùng xác định (Tùy chỉnh)

Cách sử dụng các định dạng do người dùng xác định (Tùy chỉnh)

– Ví dụ: Định dạng tùy chỉnh theo quy tắc ;;; như sau: #, ## 0,00; (#, ## 0,00); ”-”;[Red]@o> o> o>

Định dạng đó sau đó sẽ được hiển thị dưới dạng:

+ Số dương: Các số dương sẽ hiển thị 2 chữ số thập phân (nếu có) và cách nhau hàng nghìn bằng dấu phẩy.

+ Số âm: Số âm sẽ hiển thị cùng định dạng với số dương nhưng được đặt trong ngoặc đơn.

+ Số 0: Số 0 sẽ hiển thị dưới dạng gạch nối

+ Văn bản: Dữ liệu văn bản sẽ được hiển thị màu đỏ.

    Định dạng tùy chỉnh #, ## 0.00; (#, ## 0.00); ”-”;[Red]@

Định dạng tùy chỉnh #, ## 0.00; (#, ## 0.00); ”-”;[Red]@

4. Một số mẹo sử dụng định dạng số trong Excel

Ngoài hướng dẫn trên, hãy tham khảo thêm một số thủ thuật sử dụng định dạng số trong Excel dưới đây.

Xem lại các giá trị sau khi áp dụng định dạng số

Trong một số trường hợp, định dạng số có thể không tạo ra kết quả như mong đợi.

Ví dụ: Khi áp dụng định dạng phần trăm cho giá trị 7. Con số hiển thị có thể là 700%, không phải 7% như bạn mong đợi.

Vì vậy, sau khi áp dụng định dạng số, bạn nên kiểm tra lại kết quả để tránh những sai sót không đáng có.

Xem lại các giá trị sau khi áp dụng định dạng số

Xem lại các giá trị sau khi áp dụng định dạng số

Áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột

Nếu trong một cột dữ liệu chỉ sử dụng một định dạng số nhất định, bạn có thể thực hiện như sau: Chọn toàn bộ cột> Tùy chọn định dạng số bạn muốn sử dụng (Ví dụ: Phần trăm).

Cách áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột

Cách áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

0 views0 comments
bottom of page