Ngày nay, bảng tính Excel là một công cụ được ứng dụng phổ biến hàng ngày bởi tính tiện dụng và hiệu quả cao trong tất cả các lĩnh vực. Từ việc quản lý, tính toán, thống kế số liệu hay kế toán đều có thể giải quyết nhanh chóng mà không cần bất cứ thiết bị hỗ trợ nào. Vậy đối với việc tạo bảng tính tiền phòng trọ thì sao? Hãy cùng đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu về loại hình quản lý này nhé.
Bảng tính Excel là gì?
Trước tiên, hãy tìm hiểu xem Excel là gì và có những lợi ích nào nhé. Excel là một trong những sản phẩm hàng đầu của Microsoft Office, chung bộ với Word và Powerpoint. Với người dùng, Excel là công cụ hữu ích tạo ra các bảng tính với các tính năng, công cụ hỗ trợ tính toán dữ liệu nhanh chóng, chính xác với số lượng hàng triệu ô tính.
Trong quá trình sử dụng Excel, bạn có thể sử dụng nhiều hàm thông dụng như: Logic, SUM, AVG,… Cũng bởi nhiều tính năng như thế mà Excel được sử dụng trong các ngành nghề khác nhau như: kế toán, nhân sự, giáo dục,… từ đơn giản đến nâng cao. Hay nói cụ thể hơn, bảng tính Excel sẽ phù hợp cho những đối tượng cần soạn thảo tài liệu, tính toán các con số, phân tích dữ liệu.
Excel là công cụ có nhiều ứng dụng trong cuộc sống.
Tạo bảng tính tiền phòng trọ bằng Excel có lợi ích gì?
Giao diện dễ dàng sử dụng
Có thể nói Excel được nhiều người sử dụng bởi giao diện đơn giản, dễ sử dụng và thích hợp với rất nhiều mô hình kinh doanh. Chính vì thế, việc sử dụng Excel để tạo bảng tính tiền phòng trọ và quản lý khu trọ là rất hợp lý.
Giúp chủ trọ quản lý khu trọ dễ dàng hơn
Trên thực tế, sẽ có rất nhiều thành phần thuê trọ đa dạng với đủ mọi đối tượng từ sinh viên, công nhân, đến các hộ gia đình,… Vì vậy để quản lý an ninh và đặc biệt là việc thu tiền trọ rất phức tạp nếu chỉ quản lý thủ công. Trong khi đó, việc quản lý nhà trọ bằng Excel với bảng tính tiền phòng trọ sẽ giúp chủ nhà quản lý dễ dàng hơn, nghiêm ngặt hơn. Qua đó cũng giúp cho hiện tượng quỵt tiền phòng hay các hành động phạm pháp xảy ra tại khu trọ.
Sử dụng Excel để tạo bảng tính tiền trọ dễ dàng hơn.
Tiết kiệm thời gian và công sức của chủ trọ
Có thể nói, việc quản lý nhà trọ bằng Excel sẽ giúp chủ trọ thống kê, tính toán tiền điện nước, tiền thuê phòng nhanh chóng. Việc này cũng sẽ hạn chế xảy ra sai sót khi tính toán nếu như thu tiền theo cách thủ công. Excel với nhiều loại hàm khác nhau sẽ giúp tính toán thu chi hàng tháng hiệu quả để xác định lợi nhuận cũng như rất nhiều thứ khác nữa.
Hạn chế sự cố phát sinh
Trong nhiều trường hợp, nếu số lượng phòng trọ quá nhiều, khách thuê đông dẫn đến khi tính toán bằng tay rất dễ sai sót. Điểm đầu tiên dễ dàng nhận thấy nhất mà đặc biệt ở các chủ trọ mới kinh doanh phòng trọ là tính sai mức thu chi. Lý do cụ thể ở đây là do lúc tính toán đã bỏ qua 10% tiền thuế GTGT dẫn đến thâm hụt trong thu chi. Do đó, việc tạo bảng tính tiền phòng trọ Excel có thể giúp gỡ bỏ nỗi lo kinh doanh ban đầu và ngay cả về sau.
Việc sử dụng Excel cũng hạn chế sự cố phát sinh không đáng có.
Nhược điểm khi tạo bảng tính Excel quản lý tiền phòng trọ
Việc báo cáo chi tiết khó khăn
Thực tế, bên cạnh yêu cầu lưu trữ thông tin và tính toán chi phí thì còn cần đảm bảo thực hiện các báo cáo, hay yêu cầu cao hơn là dự báo. Tuy nhiên, nếu sử dụng Excel để tính tiền trọ và quản lý thì không thể đáp ứng yêu cầu này.
Tính bảo mật thông tin không cao
Đi kèm với lợi thế đơn giản, dễ sử dụng và tra cứu là việc tạo ra hạn chế lớn cho việc quản lý. Việc sử dụng bảng tính Excel sẽ không thể đảm bảo dữ liệu được bảo mật an toàn, dẫn đến thông tin có thể bị đánh cắp. Điều đó có thể sẽ gây thiệt hại đến uy tín cũng như việc kinh doanh phòng trọ sẽ không thuận lợi. Bên cạnh đó, các dịch vụ đi kèm như tài liệu mô tả hướng dẫn hay điện thoại hỗ trợ khi có sự cố cũng không thể đáp ứng được.
Excel cũng có những nhược điểm nhất định cần lưu ý.
Những chi phí phát sinh không đáng có
Mặc dù Excel là công cụ sử dụng miễn phí, nên việc quản lý cũng miễn phí, giúp các chủ nhà trọ tiết kiệm được một khoản phí. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, nếu bạn không hiểu rõ thì sẽ không tránh khỏi những phát sinh ngoài dự kiến. Điểm đầu tiên phải kể đến là chi phí thời gian, ngoài ra còn có chi phí nâng cấp,... Bên cạnh đó, những sự cố như mất điện, hỏng máy, lỗi win,… nếu không kịp lưu trữ thì các dữ liệu bạn đang dùng sẽ bị xóa sạch.
Trên đây là bài viết về việc tạo bảng tính tiền phòng trọ bằng Excel cho bạn tham khảo. Việc ứng dụng công cụ quản lý thông minh sẽ giúp việc kinh doanh của bạn đi lên như diều gặp gió. Ngoài ra, một gợi ý hay cho các chủ trọ muốn tìm hiểu về ứng dụng quản lý phòng trọ là hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để được tư vấn nhé.