Quản lý nhà trọ bằng excel – có còn hiệu quả không

Updated: Feb 22

Excel là một công cụ được ứng dụng phổ biến rộng rãi trong cuộc sống bởi tính tiện dụng và hiệu quả cao trong tất cả các lĩnh vực. Quản lý, tính toán, thống kế số liêu, kế toán nhanh chóng mà không cần bất cứ thiết bị hỗ trợ nào. Tuy nhiên đối với lĩnh vực quản lý nhà trọ vẫn có rất nhiều những thắc mắc của khách hàng xoay quanh việc quản lý nhà trọ bằng excel có hiệu quả không? Đối với các mô hình kinh doanh nhà trọ như ngày nay thì có công cụ nào thay thế được? Mời bạn đọc bài viết của CAS Apartment để cùng tìm ra giải pháp tốt nhất cho công việc kinh doanh nhà trọ của mình.


Bài viết liên quan: https://www.amorstay.com.vn/post/quan-ly-cu-dan


Excel là gì?



Excel là 1 trong những sản phẩm hàng đầu chung bộ Word, PowerPoint của Microsoft Office. Excel này đóng vai trò như là công cụ hữu ích tạo ra các bảng tính cùng các tính năng, công cụ hỗ trợ người dùng tính toán dữ liệu nhanh chóng, chính xác với số lượng hàng triệu ô tính.


Excel gồm nhiều hàm thông dụng như: Vlookup, Logic, SUM, AVG…Vì vậy mà Excel được sử dụng rộng rãi trong các ngành nghề khác nhau như: kế toán, nhân sự, hành chính, giáo dục, thuật toán…từ cấp độ đơn giản đến nâng cao. Cụ thể hơn, đây là công cụ phù hợp cho những đối tượng soạn thảo tài liệu, tính toán các con số, phân tích dữ liệu.


Vì sao cần quản lý nhà trọ bằng excel?



Dễ dàng sử dụng

Sở dĩ Excel được rất nhiều người sử dụng bởi nó có giao diện tương đối đơn giản, dễ sử dụng. Thích hợp với rất nhiều mô hình kinh doanh, trong đó có quản lý phòng trọ. Excel được cung cấp bởi Microsoft, các công cụ quản lý phòng trọ cũng có thể xuất phát từ các diễn đàn công nghệ. Đây là các bản dùng thử miễn phí. Người dùng có thể tải về và sử dụng mà chẳng cần lo lắng tới vấn đề bản quyền.

Quản lý phòng trọ dễ dàng hơn

Thực tế, phòng trọ cho thuê là những nơi bao gồm các thành phần thuê đa dạng, đủ mọi đối tượng từ sinh viên, công nhân, nhân viên văn phòng đến các hộ gia đình… Do vậy nó rất phức tạp, đặc biệt là trong vấn đề an ninh đôi khi vượt khỏi tầm kiểm soát của chủ nhà nếu chỉ quản lý thủ công.

Quản lý nhà trọ bằng excel sẽ giúp chủ nhà quản lý phòng trọ và người thuê phòng dễ dàng hơn, nghiêm ngặt hơn. Không để xảy ra vấn đề quỵt tiền phòng hay xảy ra các hành động phạm pháp.


Tốn ít thời gian và công sức

Quản lý nhà trọ bằng excel sẽ là công cụ giúp chủ trọ thống kê, tính toán tiền điện nước, tiền thuê phòng nhanh chóng mà tốn rất ít công sức thay vì tính toán thủ công mất thời gian như trước đây. Nó sẽ giúp tính toán thu chi hàng tháng hiệu quả để xác định lợi nhuận cũng như rất nhiều thứ khác nữa.

Hạn chế phát sinh sự cố ngoài dự tính

Nếu số lượng phòng trọ của bạn quá nhiều, khách thuê quá đông mà việc tính toán chỉ bằng tay như trước đây thì rất khó tránh khỏi những sự cố xảy ra. Sai sót đầu tiên dễ dàng nhận thấy nhất của các chủ trọ mới kinh doanh phòng trọ là tính sai mức thu chi. Cụ thể là quên mất 10% tiền thuế GTGT. Sự thiếu sót này dẫn đến việc tính mức giá phòng trọ cũng như tỷ lệ thu chi bị thâm hụt. Quản lý nhà trọ bằng excel hoàn toàn có thể giúp họ gỡ bỏ nỗi lo kinh doanh ban đầu và ngay cả về sau.


Ưu nhược điểm của quản lý nhà trọ bằng excel




Ưu điểm

  • Microsoft Excel được biết đến là một công cụ đa năng kinh điển với rất nhiều những chức năng có thể áp dụng trong lĩnh vực quản lý phòng trọ. Ưu điểm đầu tiên dễ dàng nhận thấy của cách thức quản lý nhà trọ bằng excel chính là giải pháp miễn phí hoàn toàn và sử dụng dễ dàng.

  • Excel là công cụ rất cơ bản, với một số người có kiến thức về kế toán hoặc đã được tiếp xúc với công cụ này thì việc làm quen với các chức năng của excel sẽ rất dễ dàng. Còn đối với những người mới bắt đầu thì việc sử dụng công cụ này cũng không quá khó. Chỉ cần tìm hiểu sơ qua là đã có thể sử dụng nó để quản lý phòng trọ nhanh chóng bởi các thao tác được sắp xếp một cách thuận tiện.

  • Excel có hệ thống cột và hàng giúp các chủ trọ có thể phân loại dữ liệu dễ dàng. Hệ thống công thức giúp bạn quản lý thu chi hiệu quả. Đây là công cụ dạng một bảng tính, giúp thực hiện các công việc tính toán thông thường một cách dễ dàng.

  • Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu. Khi muốn tìm dữ liệu liên quan đến phòng trọ theo ngày, tháng, năm, bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản là đã có thể tìm kiếm nhanh chóng dữ liệu bất kì nào mà bạn cần. Chưa kể là excel còn đáp ứng đầy đủ các chức năng chính cho công việc quản lý nhà trọ…

  • Ngoài ra, file excel cũng có thể giúp bạn quản lý riêng biệt các trang thiết bị trong từng phòng trọ. Dữ liệu cũng sẽ được lưu trữ trên các file riêng, giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình phòng trọ trong từng thời điểm nhất định một cách chi tiết và rõ ràng. Chức năng quản lý các khoản thu chi sẽ giúp bạn quản lý nhà trọ, tổng hợp báo các thu chi của toàn bộ khu trọ, nhà trọ hiệu quả.


Nhược điểm của cách thức quản lý nhà trọ bằng excel

  • Khó khăn trong việc lên báo cáo chi tiết. Yêu cầu đối với mọi công cụ là ngoài việc lưu trữ thông tin thì cần đảm bảo thực hiện các báo cáo, hay yêu cầu cao hơn là dự báo. Tuy nhiên excel không đáp ứng được.

  • Độ bảo mật không cao. Lợi thế đơn giản, dễ sử dụng và tra cứu là lợi thế của việc quản lý nhà trọ bằng excel. Tuy nhiên nó cũng tạo ra hạn chế lớn cho việc quản lý. Công cụ miễn phí này sẽ không thể đảm bảo dữ liệu của bạn được bảo mật một cách an toàn, thông tin có thể bị đánh cắp một cách dễ dàng. Điều này dễ gây thiệt hại đến uy tín cũng như tình hình kinh doanh phòng trọ của bạn.

  • Khi đã dùng miễn phí, thì các dịch vụ đi kèm như tài liệu mô tả hướng dẫn hay điện thoại hỗ trợ khi có sự cố là những điều mà Excel không thể đáp ứng được.

  • Có thể phát sinh rất nhiều những chi phí khác trong quá trình sử dụng. Thực tế cho thấy, việc sử dụng công cụ quản lý nhà trọ bằng Excel là hoàn toàn miễn phí, giúp các chủ nhà trọ tiết kiệm được một khoản phí. Tuy vậy, trong quá trình sử dụng sẽ không tránh khỏi những phát sinh ngoài dự kiến. Đầu tiên phải kể đến chi phí thời gian, tiếp đến là chi phí nâng cấp, ngoài ra là những sự cố như mất điện, hỏng máy, lỗi win… cũng sẽ xóa sạch các dữ liệu bạn đang dùng.

  • Không phù hợp với những nhà trọ có quy mô lớn.


Quản lý nhà trọ bằng excel – có hiệu quả không?




Kinh doanh phòng trọ cho thuê là một lĩnh vực không đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Vì vậy, nó đòi hỏi việc chuẩn bị công cụ quản lý thích hợp là điều rất cần thiết. Ngoài những yếu tố chính là nguồn tài chính, nhân lực,… thì một công cụ quản lý trọ hiệu quả chính là giải pháp giúp bạn vận hành hệ thống phòng trọ trơn tru nhất. Nhưng với quản lý trọ bằng excel thì sao? Liệu nó có hiệu quả không? Đây là băn khoăn thắc mắc của đại đa số những khách hàng đang kinh doanh nhà trọ hiện nay.

Trong số hàng trăm ngàn dãy trọ trên khắp Việt Nam, thì công cụ để quản lý trọ được sử dụng phổ biến nhất vẫn chính là excel. Các file excel cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn và các phép tính nhanh gọn. Bảng tính được thiết kế có ghi các chỉ số cần thiết như điện, nước, phụ phí… Nếu trong gia đình có người biết dùng máy tính thì đã có thể làm một file và sử dụng lâu dài cho việc quản lý phòng trọ của mình.

Tuy nhiên, Excel chỉ hiệu quả với ít phòng trọ và chủ trọ trực tiếp quản lý và đặc biệt là cần biết sử dụng máy tínhthao tác excel. Đến khi mở rộng kinh doanh hay thuê người quản lý thì sẽ dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, khó quản lý, mất giấy tờ, dữ liệu, tinh toán thu chi sai sẽ gây thất thoát và giảm doanh thu.

Chính vì vậy, bạn nên cân nhắc sử dụng những công cụ chuyên biệt hơn và một trong số đó là giải pháp phần mềm quản lý nhà trọ của CAS Apartment. Bạn không cần là người biết sử dụng máy tính và đặc biệt bạn hoàn toàn có thể quản lý khu vực trọ của mình chỉ với 1 chiếc điện thoại SmartPhone có cài ứng dụng của CAS Apartment.

Như vậy, không phủ nhận được vai trò phổ biến và quan trọng của cách quản lý nhà trọ bằng excel trong việc quản lý phòng trọ từ trước đến nay. Vừa miễn phí, vừa dễ dàng, đủ để những mô hình nhà trọ nhỏ làm việc hiệu quả. Nhưng với sự phát triển như ngày nay thì công cụ này dần trở nên lỗi thời và không còn theo kịp những tính năng cần thiết để quản lý trọ. Vì vậy bạn nên cân nhắc sử dụng công cụ quản lý trọ siêu tiện ích của CAS Apartment nếu bạn có số lượng lớn nhà trọ hoặc sẽ mở rộng quy mô kinh doanh lên nữa. Chúc bạn thành công!



2,663 views0 comments
  • Facebook