PivotTable là gì? Cách sử dụng hàm Pivot Table trong excel


PivotTable là gì? Bạn hiểu PivotTable như thế nào? PivotTable có những tính năng hữu ích nào và làm cách nào để sử dụng nó? Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả thông tin hữu ích về PivotTables.

Xã hội ngày một phát triển, cuộc sống ngày càng hiện đại, các thiết bị điện tử cũng ngày càng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống của con người. Sự phổ biến của các thiết bị điện tử ngày càng tăng cao đồng nghĩa với việc các phương tiện hỗ trợ người dùng xử lý thông tin cũng ngày càng được chú trọng. Điển hình trong số đó là phần mềm xoay trong excel bởi những tính năng hữu ích mà nó mang lại. Vậy pivottable là gì và nó có những tính năng, tiện ích gì mà được nhiều người yêu thích đến vậy. Đây vẫn là một câu hỏi chưa có lời giải của nhiều người. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn tất cả những thông tin hữu ích liên quan đến nâng cao pivottable.

I. PIVOTTABLE LÀ GÌ?

Với hàm pivottable, nhiều người sẽ hiểu nó là bảng tổng hợp, nhưng thực chất, hàm pivottable là một công cụ tiện ích giúp người dùng xử lý các thông tin, dữ liệu có sẵn của Excel một cách nhanh chóng và chính xác nhất. chính xác nhất. PivotTable có thể xử lý các công việc như tính toán, tổng hợp, phân tích,… một cách đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Và công cụ hỗ trợ này cũng đã được Microsoft đăng ký nhãn hiệu độc quyền PivotTable vào năm 1994 tại Hoa Kỳ. Với sự kiện này, nó được coi là một dấu mốc vô cùng quan trọng đối với bảng PivotTable nói riêng và Microsoft Excel nói chung.

xoay được

PivotTable là gì?

Chức năng pivottable có vai trò tổng hợp và thống kê các dữ liệu, dữ liệu của một bảng lớn hơn, cồng kềnh hơn như cơ sở dữ liệu, bảng tính, chương trình nghiệp vụ,… nên đây là tiện ích hàng đầu. của Bảng tổng hợp. Nội dung thông tin dữ liệu cần tổng hợp, xử lý có thể là các tổng, các số liệu thống kê khác mà chúng lặp lại nhiều, luân phiên nhiều mặc dù chúng đều có ý nghĩa như nhau. Với tính năng xử lý dữ liệu, PivotTable được coi như một kỹ thuật viên trong quá trình xử lý dữ liệu.

Ngoài ra, PivotTable còn cho phép mọi người sắp xếp các số liệu thống kê hoặc tổng hợp, thu thập các dữ liệu cần thiết. Khi sử dụng chức năng pivottable, người dùng dễ dàng quản lý thông tin, quản lý dữ liệu cũng như nắm bắt các thông tin, dữ liệu quan trọng một cách nhanh chóng nhất.

II. VAI TRÒ, ĐẶC ĐIỂM CỦA PIVOTTABLE

Ở trên, chúng ta đã biết pivottable là gì và cũng đã hiểu sơ qua về các tính năng và vai trò của pivottable. Tính năng chính của pivottable là giúp người dùng tóm tắt dữ liệu, tóm tắt thông tin và xử lý chúng. Nhờ chức năng pivottable, người dùng có thể xử lý và tóm tắt dữ liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn. Chính vì đặc điểm này mà pivottable ngày càng được mở rộng và phát triển thành loại pivot table tiên tiến để phục vụ nhu cầu của người dùng. Không chỉ vậy, tính năng này của pivot table còn cho phép người dùng hoàn thành công việc nhanh chóng và đưa ra những quyết định quan trọng trong công việc.

Vì vậy, các tính năng cụ thể của pivottable là gì hoặc pivottable nâng cao là gì? Các tính năng cụ thể đó bao gồm:

– Việc sử dụng pivot table hay pivot table nâng cao luôn được đảm bảo gần gũi, thân thiện với người dùng và có thể dễ dàng truy cập ngay cả khi bạn muốn truy vấn lượng lớn dữ liệu.

– Chức năng pivottable có thể thực hiện tổng hợp dữ liệu, tổng phụ và tổng hợp dữ liệu, đồng thời có khả năng tạo các phép tính theo nhu cầu của người dùng.

– PivotTable có thể mở rộng hoặc thu gọn thông tin dữ liệu theo các mức độ khác nhau, tùy theo nhu cầu của người dùng để tập trung vào kết quả phân tích mà người dùng mong muốn hoặc tổng hợp dữ liệu theo khu vực. mà người đọc quan tâm.

– Khi sử dụng chức năng pivottable, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi cột thành hàng hoặc ngược lại. Điều này cũng giúp ích rất nhiều trong việc tiếp cận thông tin của người dùng.

– Các tính năng như lọc, sắp xếp, nhóm và định dạng được cung cấp bởi chức năng pivottable cũng đã mang lại điều kiện thuận lợi cho người dùng truy cập và tập trung vào thông tin họ đang tìm kiếm.

III. 4 LỰA CHỌN TRONG BẢNG PIVOT

4 tùy chọn trong pivottable

Các tùy chọn trong có thể xoay

Mỗi bước được tạo trong bảng xoay sẽ được hiển thị ở đầu trang tính. Theo thiết kế mặc định của hàm pivottable, thiết kế bố cục bảng tổng hợp sẽ xuất hiện như sau:

1. Bộ lọc báo cáo

Bộ lọc báo cáo còn được gọi là bộ lọc Báo cáo được áp dụng cho toàn bộ bảng xoay quanh nâng cao. Ví dụ, với trường “Màu mục”, bộ lọc báo cáo lúc này sẽ được chèn vào đầu bảng và người dùng cũng có thể chọn theo các tùy chọn như vàng, đỏ, xanh lam, …

2. Nhãn cột

Nhãn cột hoặc nhãn cột được sử dụng để áp dụng bộ lọc cho một hoặc nhiều cột phải được hiển thị trong bảng có thể xoay. Như trong trường hợp, nếu trường “Tên hàng” được kéo đến vùng này, bảng đã tạo sẽ nhận các giá trị từ cột “Tên hàng” trở đi. Điều này có nghĩa, người dùng sẽ nhận được số lượng hàng hóa tương ứng với từng tên mặt hàng khác nhau. Ngoài các cột trên, trong trường còn có một cột tổng nữa. Với ví dụ trên, hướng dẫn này sẽ tạo năm cột trong bảng – một cột cho mỗi tên hàng và tổng số. Được kết hợp với bộ lọc dữ liệu ở trên hoặc chính nhãn cột, người dùng có thể chọn hoặc bỏ chọn cột tên hàng cụ thể trong bảng có thể xoay.

Riêng đối với bảng này, sẽ không có bất kỳ dữ liệu hoặc giá trị cụ thể nào được hiển thị trừ khi được người dùng chọn. Tuy nhiên, khi dữ liệu được chọn, các giá trị sẽ tự động được tích lũy và hiển thị trong cột “Tổng”.

3. Thương hiệu

Nhãn hàng còn được gọi là Nhãn hàng áp dụng bộ lọc cho một hoặc nhiều hàng phải được hiển thị trong PivotTable là gì? Ví dụ: với trường “Tên hàng” được kéo qua khu vực này, một bảng đầu ra khác sẽ được xây dựng sẽ có các giá trị từ hàng “Tên hàng”, tức là người dùng sẽ nhận được tổng số hàng bằng số hàng. hàng “Tên hàng” và tương đương với một cột khác “Tổng số”. Đây là khi một bộ lọc nữa sẽ xuất hiện phía trên dữ liệu – nhãn. Do đó, người dùng cũng có thể dễ dàng chọn hoặc bỏ chọn tên cột của một loại hàng nhất định trong bảng xoay.

4. Tổng giá trị

Nếu bạn thành thạo Excel hoặc mới học qua Excel thì sẽ biết bảng tính này có nhiều chức năng khác nhau hỗ trợ người dùng tính toán các công việc trực tiếp trên bảng mà không mất thời gian. thời gian bằng tay và sau đó nhập kết quả vào bảng. Điển hình nhất về tác dụng của các hàm này là khi tính các giá trị tổng, người dùng có thể sử dụng hàm SUM và nó sẽ tự động tính tổng các giá trị với các con số mà bạn muốn thực hiện. tính toán với công thức hàm SUM. Và trong trường hợp, nếu trường “Đơn vị đã bán” được kéo đến khu vực này cùng với nhãn hàng “Tên mặt hàng”, thì sẽ có một cột mới trong bảng là “Tổng số đơn vị đã bán”.

IV. CÁCH SỬ DỤNG BẢNG PIVOT TRONG EXCEL

PivotTable đang được coi là công cụ hỗ trợ đắc lực cho người dùng khi muốn xử lý dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau. Điều này có nghĩa là hàm pivottable có thể xử lý dữ liệu và thông tin tùy theo nhu cầu của từng người dùng. Không chỉ hỗ trợ người dùng trong việc xử lý dữ liệu mà chức năng pivottable còn giúp người dùng tổng hợp dữ liệu, có thể tóm tắt bảng dữ liệu khổng lồ và hiển thị thống kê trên từng hàng, từng cột tương ứng. . Đồng thời pivottable cũng có thể thu gọn dữ liệu nếu người dùng muốn. Và đây có thể coi là một trong những tính năng vô cùng hữu ích của hàm pivottable. Vậy để có thể sử dụng thành thạo các tính năng đó của pivottable trong excel thì người dùng phải làm như thế nào? Cách sử dụng pivottable cụ thể như sau:

1. Cách sử dụng pivottable trong excel để thống kê đơn giản

Nếu bạn là nhân viên kế toán của một doanh nghiệp hay một công ty có rất nhiều cửa hàng trên toàn quốc cũng như nước ngoài và việc cần làm của bạn lúc này là sử dụng pivottable để thống kê, tổng hợp doanh thu của một mặt hàng nào đó, chẳng hạn như doanh thu. của mặt hàng A được bán ở mỗi cửa hàng tương ứng. Để làm điều đó, tất cả những gì bạn cần làm là làm theo các bước sau:

Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột và đặt vào một vị trí trong vùng dữ liệu hoặc có thể là một điểm bất kỳ hoặc chọn tất cả các vùng dữ liệu. Sau đó, nhấp vào tab Chèn và nhấp vào Tìm kiếm và cuối cùng chọn PivotTable.

Bước 2: Sau khi bạn đã nhấp vào hộp PivotTable, hộp thoại CreatePivottable sẽ xuất hiện trên màn hình và địa chỉ của vùng chứa dữ liệu sẽ xuất hiện trong phần Bảng / Phạm vi.

Ngoài ra, khi người dùng nhìn thấy dòng lệnh “Chọn nơi bạn muốn báo cáo PivotTable được thay thế”, điều đó có nghĩa là bạn phải chọn điểm mà bạn muốn đặt PivotTable. Bạn có thể đặt PivotTable với các tùy chọn sau:

  1. Trong trang tính mới – Trang tính mới

  2. Trong trang tính hiện tại – Trang tính hiện có và nhấp để đặt có thể xoay trong phần Vị trí.

  3. Sau khi đã thực hiện chính xác các thao tác trên, cuối cùng bạn chỉ cần nhấn OK để tạo PivotTable mới.

Bước 3: Hộp thoại “Danh sách trường bảng” sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình của bạn. Lúc này sẽ có 2 trường hợp cho bạn lựa chọn:

Chọn dữ liệu để thêm vào bảng xoay trong excel – Chọn các trường để thêm vào báo cáo

Kéo các trường giữa các vùng bên dưới – có 4 vùng để bạn chọn là nhãn cột – tên cột, bộ lọc báo cáo – vùng lọc dữ liệu, nhãn hàng – tên hàng, giá trị – giá trị bạn muốn hiển thị.

Bước 4: Người dùng tích vào 2 ô “Mặt hàng A” và “Cửa hàng tương ứng” để có thể tính doanh thu. Sau khi bạn nhấn, lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện ô ROW và bạn cần giữ chuột vào ô đó rồi kéo đến ô GIÁ TRỊ. Click vào phần GIÁ TRỊ -> chọn Cài đặt trường giá trị -> chọn hàm SUM để tính tổng doanh thu muốn thực hiện. Ngoài ra, nếu nhiệm vụ bạn cần làm khác thì nó cũng sẽ thực hiện theo các thao tác này với các hàm khác trong excel tương ứng với nhiệm vụ bạn muốn thực hiện.

2. Cách sử dụng pivottable trong excel để thống kê dữ liệu nhiều cột

Sau khi bạn hiểu và có thể thống kê đơn giản các bảng đơn giản theo yêu cầu, nhưng bạn phải làm cho bảng tính toán đó xuất hiện trên màn hình theo yêu cầu. Nếu trong trường hợp bạn cần cho cấp trên thống kê mặt hàng A trong tháng tại một cửa hàng tương ứng thì phải làm sao cho dễ dàng và chính xác nhất?

Khi được đặt trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng pivottable để hiển thị doanh thu của cửa hàng trong bảng dữ liệu đó. Các bước bạn cần thực hiện như sau:

  1. Bước 1: Tạo một pivottable

  2. Bước 2: Tại mục “Danh sách trường có thể chia sẻ”, đánh dấu vào 3 mục liên quan đến doanh thu mà bạn cần báo cáo cấp trên gồm Cửa hàng / Tháng / Mặt hàng A.

Chỉ với những thao tác đơn giản như vậy là bạn đã hoàn thành xong báo cáo doanh thu cửa hàng cho cấp trên theo đúng nhiệm vụ mà mình đã nhận.

V. KẾT LUẬN

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về PivotTable cũng như các tính năng hữu ích và cách sử dụng PivotTable. Hi vọng bài viết sẽ trở nên hữu ích và hiệu quả đối với nhiều bạn đọc, những nhân viên văn phòng đang tìm hiểu về nâng cao pivottable nói riêng và Excel nói chung.

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

0 views0 comments