Có nhiều lý do khiến tệp Excel của bạn nặng bất thường. Chúng chủ yếu do lỗi của người dùng trong việc thực hiện các tương tác với dữ liệu. Để tìm hiểu nguyên nhân gây ra lỗi này và cách khắc phục, chúng ta cùng đến với bài viết dưới đây của ThuThuatPhanMem.vn.
1. Định dạng thừa
Tệp Excel là một định dạng cột hàng kéo dài hàng triệu hàng và hàng chục nghìn cột. Vì vậy, không giống như File Word, khi bạn viết càng nhiều trang để tăng dung lượng thì File Excel sẽ tính dung lượng cho từng đơn vị ô mà bạn tương tác với chúng, chẳng hạn như viết văn bản vào ô, tạo định dạng cho ô.
Do đó, nếu bạn tạo định dạng dư thừa trên quá nhiều ô không cần thiết, tệp Excel của bạn thường sẽ nặng bất thường.
Ví dụ đơn giản sau: Đây là một bảng tính Excel đã loại bỏ tất cả các dòng thừa mà bạn vẫn thấy trong giao diện Excel.
Có một phương pháp sai lầm mà mọi người thường sử dụng để “xóa bỏ đường kẻ trắng” đó là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để bôi đen toàn bộ trang tính Excel rồi tô màu trắng.
Phương pháp này hoàn toàn sai, vì khi bạn làm như vậy, hàng tỷ ô tham số của Excel sẽ phải nhận dữ liệu là Fill trắng.
Tương tự như vậy khi bạn muốn thay đổi định dạng các ô tham số của mình như in đậm, thay đổi phông chữ, tăng kích thước … vv.
Biện pháp khắc phục:
Khi muốn điều chỉnh định dạng cho bảng tính, bạn chỉ nên bôi đen những phần cần điều chỉnh, không nên làm quá các mảng khác.
Excel cũng cho phép bạn đặt phông chữ thành cùng cỡ phông chữ mặc định mỗi khi bạn tạo một trang tính mới, do đó bạn không cần phải thay đổi phông chữ mỗi khi sử dụng. Để đặt phông chữ thành kích thước phông chữ mặc định, hãy đi tới dải băng Tệp và sau đó chọn dòng Tùy chọn trong dải băng này.
Trong hộp thoại chức năng Tùy chọn Excel, mở tab Chung và sau đó trong Khi tạo sổ làm việc mới, điều chỉnh phông chữ tại Sử dụng đây làm phông chữ mặc định, điều chỉnh kích thước phông chữ tại Kích thước phông chữ.
Ngoài ra, để xóa các dòng gạch ngang của bảng tính Excel (không tính các dấu gạch ngang bạn tạo cho bảng của mình), bạn không cần bôi đen tất cả mà hãy tô màu trắng. Có một hàm Excel sẽ giúp bạn điều này, nó sẽ xóa tất cả các dòng giao nhau hiện có của Excel mà chỉ giữ lại các dấu gạch ngang mà bạn đã tạo cho bảng của mình.
Bạn chỉ cần đi tới ruy-băng View trên thanh công cụ, sau đó bỏ chọn dòng Gridlines trong phần Show. Ngay sau đó bạn sẽ thấy các dòng khác đều bị ẩn và chỉ còn lại dữ liệu của bạn trên nền giao diện trắng.
2. Có quá nhiều trang tính trong một tệp Excel
Có quá nhiều Trang tính trong một tệp Excel cũng làm cho tệp nặng bất thường.
Điều này cũng dễ hiểu thôi, vì việc có nhiều Sheets trong một file cùng với số liệu trên từng sheet gộp lại sẽ làm cho file của bạn lớn hơn và nặng hơn khi tính toán, vì khi mở file ra thì dung lượng của nó sẽ chiếm dung lượng của file. Kỉ niệm.
Để khắc phục, bạn nên chia các sheet thành một file Excel khác, chỉ lưu trữ lượng sheet vừa phải trong file Excel, tránh làm cho file này quá nặng.
3. Tệp Excel chứa nhiều công thức
Việc tệp Excel chứa nhiều công thức sẽ khiến Excel sử dụng nhiều bộ nhớ để tính toán. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến tập tin của bạn nặng bất thường và làm chậm quá trình sử dụng cũng như tạo các phép tính khác.
Tệ hơn, nếu bạn để tính toán tự động (Calculator Automatic) mà không có sự kiểm soát phù hợp sẽ khiến tệp Excel của bạn trở nên nặng nề hơn. Đặc biệt khi có sự thay đổi của một tham số trong phép tính thì tất cả các kết quả trong hệ thống công thức cũng sẽ bị thay đổi.
Chức năng Tự động Máy tính của Excel được bật theo mặc định để hỗ trợ tính toán của Excel. Bạn có thể đặt chức năng này bằng cách truy cập vào dải băng Tệp trên thanh công cụ. Sau đó chọn Tùy chọn:
Sau đó hộp thoại chức năng Tùy chọn Excel sẽ bật lên, chuyển sang tab Công thức để vào cài đặt cho Máy tính Tự động.
Trong tab này, bạn sẽ thấy phần Tùy chọn máy tính.
Dưới đây, bạn có thể dễ dàng xem các tính toán trong sổ làm việc. Đây là cài đặt chức năng tính toán mà bạn cần quan tâm. Trong đó:
– Tự động: Chế độ tính toán tự động mà ThuThuatPhanMem.vn đã đề cập ở trên, nó sẽ được bật mặc định.
– Tự động ngoại trừ bảng ngày: Chế độ tự động chỉ giới hạn cho bảng dữ liệu (khuyến nghị).
– Manual: Chế độ thủ công.
Bài viết của ThuThuatPhanMem.vn kết thúc tại đây, cảm ơn bạn đã đọc bài viết của chúng tôi về những nguyên nhân phổ biến nhất khiến tệp Excel nặng bất thường và giải pháp khắc phục. Hy vọng bài viết đã truyền tải được những kiến thức bổ ích đến các bạn, hẹn gặp lại các bạn trong những thủ thuật và thủ thuật khác.
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.
Comments