Khi bạn chia sẻ trang Google Sheet cho cộng tác viên, người dùng nhập dữ liệu thì phải có điều kiện để người dùng nhập chính xác. Và Data Validation là một giải pháp giúp bạn thực hiện điều đó. Đó là lý do tại sao trong bài viết sau, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách giới hạn dữ liệu với Data Validation trong Google Sheets. Bắt đầu nào!
I. Xác thực dữ liệu là gì? Áp dụng xác thực dữ liệu trong Google Trang tính
Xác thực dữ liệu là một công cụ trong Google Trang tính có thể giúp bạn sửa dữ liệu trong một ô và người dùng chỉ có thể nhập các giá trị cố định trong ô đó chứ không thể nhập dữ liệu hoặc giá trị. khác trong. Xác thực dữ liệu thường được sử dụng trong phiếu giảm giá, đơn giá và hàng tồn kho để tránh nhầm lẫn.
Áp dụng xác thực dữ liệu trong Google Trang tính:
Giúp bạn tạo các ô dữ liệu thả xuống.
Giúp bạn đặt dữ liệu vĩnh viễn trong ô Google Trang tính.
Giúp bạn thực hiện các thao tác chỉnh sửa, nhập liệu nhanh chóng mà không bị sai sót.
II. Cách sử dụng Xác thực dữ liệu trong Google Trang tính
1. Hướng dẫn nhanh
Mở Google Trang tính> Đánh dấu dữ liệu cần định dạng> Dữ liệu> Xác thực dữ liệu> Trong phần Điều kiện> Chọn loại dữ liệu thích hợp> Đánh dấu chọn Hiển thị cảnh báo (Show) cảnh báo)> Lưu để tạo Xác thực Dữ liệu cho dải ô đã chọn.
2. Hướng dẫn chi tiết
Mình có một ví dụ như sau, trong ví dụ này mình sẽ giới hạn dữ liệu dạng số là Năm sinh từ 1970 – 2000 để người dùng nhập chính xác trong khoảng này.
Ví dụ
Bước 1: Mở Google Sheet> Điền dữ liệu cần định dạng (Ở đây mình sẽ bôi đen cột Năm sinh).
Mở Google Trang tính> Điền dữ liệu vào định dạng
Bước 2: Chọn Dữ liệu> Chọn Xác thực Dữ liệu.
Chọn Dữ liệu> Chọn Xác thực Dữ liệu
Bước 3: Tại mục Điều kiện (Criteria)> Chọn kiểu dữ liệu phù hợp.
Trong đó:
Danh sách từ một phạm vi: Giúp bạn tạo danh sách thả xuống của một phạm vi dữ liệu bạn đã chọn.
Danh sách các mục: Giúp bạn tạo một danh sách sổ xuống các dữ liệu bạn nhập vào ô, các mục phải được phân tách bằng dấu phẩy.
Number: Giúp bạn tạo điều kiện cho một dãy ô ở dạng số, bạn có thể tùy chỉnh điều kiện số trong dãy từ bao nhiêu đến bao nhiêu hoặc lớn hơn, nhỏ hơn, …
Text: Giúp bạn định dạng văn bản hoặc tên cần nhập vào ô chứa văn bản gì, ký tự gì hoặc email, url cố định.
Ngày: Tại đây bạn có thể giới hạn ngày để nhập trong phạm vi nào, hoặc lớn hơn ngày hiện tại, ít hơn một ngày nhất định, …
Công thức tùy chỉnh là: Giúp bạn đặt một công thức cố định trong ô được định dạng, người dùng buộc phải sử dụng công thức đó.
Hộp đánh dấu: Giúp bạn tạo một hộp để đánh dấu tick đúng hoặc sai cho dữ liệu.
Trong Điều kiện> Chọn kiểu dữ liệu thích hợp
Bước 4: Tại đây, mình chọn Kiểu số vì giá trị cần nhập ở cột Năm sinh là 4 chữ số, bạn cũng có thể chọn dữ liệu đầu vào với các giá trị như bao nhiêu đến bao nhiêu, lớn hơn hay nhỏ hơn ,. .. tùy theo nhu cầu của bạn. Ở đây tôi chọn trong phạm vi và nhập các số là 1970 và 2000.
Chọn Dữ liệu số> Nhập giá trị giới hạn theo ví dụ bắt buộc
Bước 5: Chọn Hiển thị cảnh báo> Nhấp vào Lưu để tạo Xác thực Dữ liệu cho phạm vi ô đã chọn.
Đánh dấu vào Hiển thị cảnh báo> Bấm Lưu
Và đây là kết quả khi tôi nhập sai phạm vi ô tạo Data Validation.
Kết quả
Bước 6: Nếu ở bước 5 bạn chọn kiểu Nhập từ chối> Kiểm tra Hiển thị Văn bản Trợ giúp Xác thực> Nhập văn bản cảnh báo> Nhấn Lưu.
Chọn loại Từ chối Dữ liệu> Kiểm tra Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực> Nhập văn bản cảnh báo> Nhấp vào Lưu
Và đây là kết quả lỗi sẽ hiển thị khi bạn nhập sai dữ liệu vào ô đã tạo định dạng Data Validation. Dữ liệu nhập sai, Google Trang tính sẽ bị từ chối và Google Trang tính sẽ tự động xóa chúng.
Kết quả được hiển thị khi dữ liệu không chính xác được nhập vào một ô được định dạng
Và đó là cách sử dụng Data Validation trong Google Sheet để giới hạn dữ liệu cực kỳ chi tiết. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về cách thực hiện, hãy để lại bình luận bên dưới. Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc may mắn!
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.
Comentarios