Cách sử dụng thủ thuật copy paste trong Excel hiệu quả


Ngày nay, đối với dân văn phòng thì có lẽ việc xử lý Copy và Paste các dữ liệu từ các file bảng tính Excel là việc rất thường xuyên. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự hiểu rõ và thực hành tốt các công cụ mà Microsoft Office cung cấp. Vậy trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về thủ thuật Copy Paste trong Excel khá hữu dụng mà nhiều người thường bỏ qua nhé.


Thủ thuật copy chiều rộng của cột


Khi bạn thực hiện thao tác copy dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột thường sẽ không tự động điều chỉnh phù hợp với giá trị mới. Trong trường hợp đó, chỉ với một cú click, bạn có thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu theo các bước sau:


Bước 1: Bạn hãy chọn dữ liệu cần copy và nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để copy giá trị đã chọn tới Clipboard.


Bước 2: Tiếp theo đó, hãy chọn một ô trong cột mục tiêu.


Bước 3: Lúc này, ở thẻ Home, nhấn chọn Paste trong nhóm Clipboard và chọn Keep Source Column Widths.


Bước 4: Khi thực hiện bước trên thì lựa chọn này sẽ yêu cầu thêm một bước nữa nếu bạn sử dụng Excel 2007. Hãy chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down nhé.


Bước 5: Bước cuối cùng, bạn hãy chọn Column Widths trong mục Paste và nhấn OK, Excel sẽ copy chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu.




Thủ thuật copy chiều rộng của cột trong Excel.


Thủ thuật copy paste trong Excel thực hiện các phép tính


Trong quá trình sử dụng Excel, người dùng có thể sử dụng Paste Special để cộng, trừ, nhân và chia với các thao tác đơn giản như sau:


Bước 1: Thực hiện điền số rồi nhấn Ctrl + C.


Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy chọn giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và chọn Paste Special trong nhóm Clipboard.


Bước 3: Lúc này tại cửa sổ kết quả, chọn phép tính phù hợp rồi nhấn OK, Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng.


Có một lưu ý rằng người dùng cũng có thể thực hiện các phép tính với nhiều giá trị. Bằng cách sử dụng quá trình tương tự như trên, nhưng copy một dãy các giá trị thay vì chỉ copy một dãy. Tuy nhiên, Excel chỉ thực hiện các phép tính lần lượt theo thứ tự các giá trị đã copy mà sẽ không để ý tới kích thước nếu không đủ.




Thủ thuật copy paste trong Excel thực hiện các phép tính.


Thủ thuật hoán đổi dữ liệu trong Excel


Thực tế, Excel cung cấp cho người dùng tính năng hoán đổi, nhưng đôi khi dùng thủ thuật copy paste trong Excel lại nhanh hơn nhiều. Để thực hiện thủ thuật này, bạn hãy chọn dữ liệu nguồn và thực hiện theo các bước sau:


Bước 1: Thực hiện nhấn Ctrl + C để copy dữ liệu vào Clipboard.


Bước 2: Tiếp theo đó, bạn hãy chọn ô trên cùng bên trái của dòng mục tiêu.


Bước 3: Sau đó, nhấn chọn vào thẻ Home và chọn Transpose từ menu Paste dạng drop-down để hoàn tất việc cần làm. Ngay sau đó, bạn có thể thực hiện copy một cột dữ liệu tới một hàng và ngược lại.




Thủ thuật hoán đổi dữ liệu trong Excel.


Thực hiện copy định dạng


Có lẽ hầu hết người dùng sẽ sử dụng Format Painter để copy định dạng từ ô này sang ô khác hoặc hàng này sang một hàng nào đó. Tuy nhiên, việc đó đôi khi sẽ có chút bất tiện với toàn bộ cột hoặc dòng. Trong trường hợp đó, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:


Bước 1: Thực hiện chọn ô có chứa định dạng bạn muốn copy và nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.


Bước 2: Tiếp theo, chọn bên trong cột hoặc dòng muốn định dạng, có thể nhấn Ctrl + Spacebar để chọn toàn bộ cột hoặc Shift + Spacebar để chọn toàn bộ hàng.


Bước 3: Cuối cùng, đối với cột hoặc hàng đã chọn, nhấn chọn Formatting từ menu Paste dạng drop-down trong nhóm Clipboard.


Thủ thuật copy định dạng biểu đồ


Trong quá trình sử dụng Excel, việc chăm chút định dạng cho biểu đồ này thật đẹp, sau đó thực hiện tương tự với loại dữ liệu khác rất mất thời gian. Trong trường hợp này, việc sử dụng thủ thuật copy paste trong Excel sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều, cách làm như sau:


Bước 1: Đầu tiên, hãy chọn biểu đồ với định dạng bạn muốn copy và nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.


Bước 2: Sau đó, hãy chọn biểu đồ bạn muốn định dạng rồi chọn Paste Special từ menu Paste với dạng drop-down.


Bước 3: Lúc này Excel sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special, với 3 lựa chọn thì chọn Formats và nhấn OK để kết thúc.




Thủ thuật copy định dạng biểu đồ trong Excel.


Thủ thuật bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống trong Excel


Có thể bạn chưa biết, việc sử dụng Skip Blanks có thể thay thế giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ qua những ô không có giá trị trong dữ liệu gốc. Nói một cách khác, nếu trong dữ liệu gốc có một ô trống thì lựa chọn này không thay thế giá trị hiện tại bằng ô trống. Vì thế, bạn có thể sử dụng nó với tất cả các lựa chọn khác như sau:


Bước 1: Đầu tiên, hãy chọn dãy dữ liệu gốc và nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.


Bước 2: Sau đó, hãy chọn ô trên cùng bên trái ở dãy mục đích.


Bước 3: Tiếp theo, từ menu Paste dạng drop-down rồi chọn Paste Special.


Bước 4: Khi đã thực hiện các bước trên, chọn Skip Blanks và nhấn OK, Excel sẽ không ghi đè giá trị hiện tại bằng ô trống.




Thủ thuật bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống trong Excel.


Trên đây là những thông tin chia sẻ về thủ thuật copy paste trong excel mà bạn có thể đọc thêm để tham khảo. Việc thành thạo những kỹ năng trong Excel sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong quá trình làm việc. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết chi tiết hơn nhé.





5 views0 comments
  • Facebook