Chắc hẳn những ai làm trong lĩnh vực kế toán đã quá quen thuộc với những bảng theo dõi công nợ trong quy trình học và thực hành thực tế. Tuy nhiên, nếu đối với các sinh viên hoặc người mới vào ngành thì có lẽ hơi khó vì họ chưa quen với việc sử dụng các hàm để làm việc. Vậy nên bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các hàm excel trong kế toán công nợ phổ biến. Và các bước thực hiện theo dõi công nợ qua excel giúp bạn có thể thực hiện công việc dễ dàng hơn.
Các hàm excel trong kế toán công nợ
Không cần nói cũng biết excel hiện nay chính là một trong những công cụ vô cùng hữu ích trong doanh nghiệp. Chúng giúp đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và dễ dàng của công việc. Và nếu bạn là một kế toán viên vì chắc hẳn bạn thường xuyên làm việc với excel. Cụ thể hơn là với các hàm excel dành cho việc kế toán công nợ từ cơ bản tới phức tạp. Dưới đây là các hàm excel trong kế toán công nợ thông dụng.
Hàm VLOOKUP
Đây là loại hàm được sử dụng thông dụng nhất trong các hàm excel trong kế toán công nợ. Hàm này sẽ dò tìm dữ liệu trong vùng văn bản bạn mong muốn. Một trong những chức năng thông dụng nhất là VLOOKUP sẽ hoạt động dựa trên các bảng cơ sở dữ liệu hoặc danh sách các hạng mục. Chúng có thể là các danh sách hay các bảng về mặt hàng sản phẩm, danh sách khách hàng hoặc bất cứ cái gì cũng được.
Cú pháp
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
VLOOKUP: Tên gọi của hàm.
lookup_value: Giá trị mà bạn muốn dò tìm.
table_array: Vùng dữ liệu chứa giá trị cần dò tìm và phải được để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ đằng trước.
col_index_num: Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên vùng dữ liệu phần table_array.
range_lookup: Phạm vi tìm kiếm và không bắt buộc phải có. Chúng sẽ trả giá trị TRUE tương đương với 1 và FALSE tương đương với 0.
Hàm VLOOKUP.
Hàm SUMIFS
Khi nhắc đến các hàm trong excel kế toán công nợ thì không thể không nhắc đến hàm SUMIFS. Đây là một trong những hàm Excel cơ bản thường được sử dụng. Hàm này là sự kết hợp bản chất giữa hàm SUM và hàm IF. Thông thường, để tính tổng chúng ta sẽ dùng đến hàm SUM. Và nếu chúng ta muốn trích xuất dữ liệu với 1 điều kiện nhất định thì sẽ dùng hàm IF. Trong trường hợp tính tổng kèm theo nhiều điều kiện thì sẽ sử dụng tới hàm SUMIFS.
Cú pháp
=SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,…).
Sum_range: Gồm các ô cần tính tổng.
Criteria_range1: Phạm vi dữ liệu cần được kiểm tra bằng điều kiện.
Criteria1: Điều kiện áp dụng cho phạm vi dữ liệu 1.
Criteria_range2,criteria2,…: Tương tự như cặp số 1 thì chúng ta có thể tùy chọn các phạm vi và điều kiện bổ sung, tối đa là 127 cặp.
Hàm SUMIFS.
Hàm MIN
Hàm này sẽ trả về giá trị nhỏ nhất của các đối số đầu vào mà bạn mong muốn. Có thể là dãy các ô, các số, các tham chiếu đến số…
Cú pháp
=Min(number1,number2…)
number1, number2…: Các tham số đầu vào mà bạn muốn trích xuất giá trị. Tối đa là 256 tham số đầu vào.
Hàm MIN.
Hàm MAX
Hàm MAX được sử dụng để tìm ra giá trị lớn nhất trong tập giá trị mà bạn mong muốn trích xuất. Ngoài ra, hàm này có thể kết hợp với những hàm khác để có thể linh động và hiệu quả hơn trong việc xử lý dữ liệu.
Cú pháp
= MAX(number1, [number2], ...)
Number1, number2, ...: Các đối số hoặc vùng dữ liệu đầu vào mà bạn muốn trích xuất giá trị.
Hàm MAX.
Cách thao tác thực hiện theo dõi công nợ phải thu khách hàng trên Excel
Nếu bạn mới bước chân vào ngành hay còn chưa rõ về các bước lập và theo dõi công nợ trên excel. Hãy theo dõi các bước sau đây để có thể vận dụng các hàm excel trong kế toán công nợ một cách tốt nhất trong việc theo dõi công nợ cho doanh nghiệp.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu thích hợp
Đương nhiên nếu muốn lập bảng thì bạn cần phải có các dữ liệu để có thể thực hiện công việc. Một số loại bảng bạn cần chuẩn bị như là bảng kê cụ thể thanh toán giao dịch phát sinh của người mua trong kỳ. Và bảng Danh mục người mua kèm theo số dư đầu kỳ của từng người,…
Bước 2: Xác định các hàm excel cần sử dụng (có thể là 1 hoặc kết hợp nhiều hàm)
Trước khi bạn muốn thực hiện việc lập và tính toán thì bạn nên nghiên cứu những hàm cần thiết như các hàm nêu trên. Để có thể lập bảng theo dõi công nợ phải thu chính xác nhất.
Bước 3: Đặt tên vùng dữ liệu
Có thể bạn sẽ phải áp dụng nhiều công thức với nhiều vùng dữ liệu khác nhau trong 1 trang tính. Nên để công thức có thể được theo dõi dễ dàng và tính toán chính xác hơn. Thì bạn nên đặt tên cho những vùng tài liệu trong trang tính của mình.
Bước 4: Tính số dư đầu kỳ
Bạn cần thiết kế thiết kế bảng theo dõi linh hoạt. Chúng có thể thay đổi số liệu khi bạn thay đổi khoảng thời gian. Nên số dư đầu kỳ bạn sử dụng sẽ là số dư tính tới trước thời điểm từ ngày trong dữ liệu.
Bước 5: Tính số phát sinh trong kỳ
Bạn sẽ áp dụng các công thức với số phát sinh trong kỳ đơn thuần hơn những công thức trước.
Bước 6: Tính số dư cuối kỳ
Bạn chỉ cần thực hiện công thức ở ô tương ứng với dòng đầu tiên. Sau FillDown các công thức xuống các ô tương tự ở các dòng dưới. Rồi tổng cộng cuối bảng bằng hàm SUM là hoàn tất.
Trên đây là các thông tin về các hàm excel trong kế toán công nợ. Hy vọng rằng chúng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình thực hiện công việc của mình. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện một cách dễ dàng và hiệu quả nhất. Ngoài ra, nếu bạn còn thắc mắc về vấn đề gì thì hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm nhiều thông tin chi tiết hơn nhé.