Việc in ấn có lẽ đã trở nên rất phổ biến đối với mọi người khi sử dụng Word, nhưng làm thế nào để in đúng và khớp với dữ liệu trên máy tính. Đừng lo lắng vì trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách in preview trong Word và Google Docs cực kỳ đơn giản giúp bạn in ấn một cách chính xác nhất. Bắt đầu nào!
Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows phiên bản Word 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên Word 2007, 2010, 2013, 2019 và trên các phiên bản MacOS với thao tác tương tự.
I. Xem trước khi in khi nào? Lợi ích của Xem trước bản in trong Word
Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên xem trước khi in dữ liệu ra giấy! Đôi khi chỉ với một thao tác xem trước khi in, bạn có thể sửa được một số lỗi nhỏ không thể nhìn thấy trong khi nhập dữ liệu, đặc biệt là với dữ liệu dài và lớn.
Các lợi ích của việc xem trước bản in trong Word:
Kiểm tra các lỗi nhỏ trong tệp Word.
Kiểm tra xem định dạng trong Word có như mong đợi.
Biết tài liệu sẽ trông như thế nào sau khi in.
Tránh mắc lỗi và phải in đi in lại nhiều lần.
Nhưng trước khi thực hiện xem trước bản in, các bạn hãy thiết lập và định dạng file Word đã in bằng các thao tác như căn lề, lặp lại tiêu đề hoặc in 2 mặt giấy ở các liên kết bên dưới nhé!
Cách in 2 mặt trong Word.
Cách in ra khổ giấy A4 trong Word.
Cách in tiêu đề lặp lại trong Word.
II. Cách xem trước khi in trong Word
1. Đối với các phiên bản Word 2010, 2013, 2016, 2019
Bằng cách này, bạn có thể xem trước khi in trong các phiên bản hiện tại từ Word 2010 trở đi.
Bước 1: Mở file Word muốn xem trước khi in> Chọn thẻ File.
Bước 2: Chọn mục In.
Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng Ctrl + F2 để mở nhanh!
Chọn In
Bước 3: Bản xem trước khi in sẽ được hiển thị ở bên phải màn hình.
Bản xem trước khi in sẽ được hiển thị ở bên phải màn hình
Lưu ý: Nếu sau khi thực hiện xem trước bản in mà bạn thấy các lỗi như méo, lệch, lệch dòng thì hãy tham khảo các cách chỉnh sửa dưới đây để khắc phục nhé!
Cách in và chỉnh sửa văn bản trước khi in trong Word.
2. Đối với phiên bản Word 2007
Phần xem trước trong Word 2007 sẽ khác hoàn toàn so với các phiên bản Word mới hơn, nhưng bạn đừng lo, hãy theo dõi bài viết tiếp theo để biết thêm nhé!
Bước 1: Mở file Word 2007 cần xem trước khi in> Nhấn vào nút Microsoft Button> Chọn mũi tên trong phần Print Preview.
Bước 2: Word sẽ đưa bạn đến phần xem trước.
Xem trước
Bước 3: Để làm việc trong phần này, hãy sử dụng các lệnh trong Ribbon.
Trong đó:
Print: In.
Page Setup: Chỉnh sửa cài đặt trang (căn chỉnh, lặp lại tiêu đề, …).
Zoom: Phóng to.
Trang tiếp theo: Trang tiếp theo.
Trang trước: Trở lại trang trước.
Show Margins: Hiển thị lề.
Đóng bản xem trước: Thoát khỏi bản xem trước.
Lệnh ruy-băng để xem trước bản in
3. Đối với Google Tài liệu
Đối với Google Tài liệu, phần in và xem trước bản in cũng sẽ ở cùng một vị trí như trong các phiên bản Word mới.
Bước 1: Mở trang Google Tài liệu để xem trước khi in> Nhấp vào In.
Bước 2: Tại phần hiện lên, bạn tiến hành in xem trước ở bên trái màn hình.
Trong phần hiện ra, bạn tiến hành xem trước bản in ở bên trái màn hình
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.