Cách tra cứu dữ liệu nhiều sheet với chức năng Vlookup


Hàm Vlookup là một trong những hàm không chỉ có nhiều ứng dụng trong thực tế mà còn rất dễ kết hợp với các hàm khác trong Excel. Trong bài này, chúng ta cùng tìm hiểu cách tra cứu dữ liệu trên nhiều sheet bằng hàm VLOOKUP nhé!

Hiện nay, hầu hết các công việc quản lý, văn phòng đều được thực hiện và lưu trữ trên hệ thống máy tính thông qua một số phần mềm nhất định, trong đó có Excel – một trong những phần mềm tính toán vô cùng hữu ích. hoặc xử lý dữ liệu quan trọng. Tuy nhiên, đối với từng bộ phận cụ thể hoặc từng công việc có tính chất đặc thù khác nhau, dữ liệu thường sẽ được chia nhỏ và lưu vào các sheet khác nhau để người quản lý tránh nhầm lẫn.

Vậy có những phương pháp cụ thể nào để lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong phần mềm Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả? Bài viết dưới đây của 123job.vn sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các thao tác đó một cách nhanh nhất bằng hàm Vlookup trong Excel.

I. Tại sao cần lọc dữ liệu từ nhiều trang tính trong bảng Excel?

Trước khi học cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel, bạn có thắc mắc tại sao chúng ta cần lọc dữ liệu trong nhiều sheet không? Trên thực tế, trong quá trình tổ chức phân chia công việc, hay quản lý dữ liệu trong một bộ phận, tổ chức, doanh nghiệp hay kể cả trong quá trình học tập của học sinh – sinh viên hiện nay, chúng ta thường sẽ sử dụng phần mềm excel.

Đó là do những tính năng và ứng dụng tiện lợi của Excel như chứa các hàm thông dụng như hàm Vlookup, hàm IF, hàm COUNT,… để xử lý dữ liệu, khả năng lưu trữ được nhiều thông tin và có thể thực hiện được. . Chia theo ô, cột, hàng hoặc theo các trang tính khác nhau trong Excel để mọi thứ rõ ràng và tránh nhầm lẫn.

Đây cũng là công cụ phổ biến nhất, thường được áp dụng trong công việc văn phòng, đặc biệt đối với các bạn kế toán thì việc sử dụng phần mềm excel là không thể thiếu.

Tuy nhiên, chắc chắn sẽ có lúc thông tin và dữ liệu bạn đã liệt kê trên trang tính trùng nhau, hoặc có thể tạo ra nhiều thông tin không cần thiết. Sau đó, để tránh nhầm lẫn, bạn cần xử lý và lọc các dữ liệu trùng lặp hoặc kết hợp các dữ liệu liên quan thành một trang tính. Và đây cũng là vấn đề của rất nhiều người hiện nay. Dưới đây, 123job.vn sẽ hướng dẫn chi tiết cách lọc dữ liệu từ nhiều sheet bằng hàm VLOOKUP trong excel cho bạn!

II. Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel giữa 2 tệp, 2 trang tính

1. Hướng dẫn cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel giữa hai Trang tính

Đầu tiên, chúng ta sẽ thực hiện cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel giữa 2 sheet trước. Thực tế, việc liên kết 2 sheet trong Excel không hề khó. Cùng xem những ví dụ cụ thể bên dưới nhé!

Giả sử chúng ta có một file Excel như bên dưới gồm 2 Sheets là Sheet danh sách nhân viên gồm danh sách nhân viên được sắp xếp theo thứ tự, nhưng không biết mức thưởng của mỗi người là bao nhiêu.

Bảng danh sách nhân viên

Bảng danh sách nhân viên

Trang tính còn lại trong Excel có tên là Thương, bao gồm xếp hạng thưởng và phần thưởng.

Thường

Chủ đề ở đây là sử dụng hàm Vlookup trong Excel giữa 2 sheet này để có thể tìm ra mức thưởng tương ứng với mức đánh giá đã được ấn định cho từng nhân viên.

Bước 1: Đầu tiên, bạn sẽ tìm ô D3 (ô đầu tiên của cột tiền thưởng), sau đó nhập công thức hàm Vlookup (C3, vào đó.

Với C3 là giá trị tương ứng đầu tiên của cột Hạng, chúng ta sẽ sử dụng cột này để thực hiện so sánh với Trang Thương.

Bước 1

Bước 2: Vẫn công thức hàm Vlookup, bạn chỉ cần click vào Sheet Thương bên dưới, sau đó khoanh vùng toàn bộ phần dữ liệu vào 2 cột A và B của Sheets này rồi nhấn phím F4 lần lượt giá trị A1: B4 là được hiển thị trong hình ảnh.

Bước 2

Bước 3: Quay trở lại Sheet List bạn sẽ thấy kết quả hiển thị như trên, sau đó hãy điền vào mục 2.1.

Với ký tự 2 ở đây, giá trị hiển thị sẽ là cột số 2 từ trái sang bên của Tờ Thương. Tiếp theo, ký tự 1 là giá trị tương đối (True value), hoặc bạn cũng có thể nhập vào đây ký tự 0 (False value) để kết quả trả về khi sử dụng hàm VLOOKUP chính xác hơn.

Bước 3

Và kết quả của hàm sẽ hiện ra như hình bên dưới, các bạn có thể so sánh xem việc sử dụng hàm Vlookup giữa 2 sheet đã đúng hay chưa nhé. Bây giờ sao chép trực tiếp hàm trong ô D3 vào các vị trí bên dưới.

Và kết quả của hàm

Và kết quả của hàm

Và như vậy là chúng ta đã sử dụng xong chức năng Vlookup giữa 2 sheet, dữ liệu nhập vào khớp với nội dung đã thiết lập sẵn trên Sheet Thương.

sử dụng chức năng Vlookup giữa 2 trang tính

Sử dụng chức năng Vlookup giữa 2 trang tính

2. Hướng dẫn cách sử dụng hàm Vlookup giữa hai tệp

Cũng giống như ví dụ trên nhưng chúng ta sẽ chia theo từng tệp, tệp đầu tiên chứa danh sách thưởng Tết của nhân viên.

tập tin đầu tiên

Tệp đầu tiên

Và tệp thứ hai có tên tương ứng là dulieu.xlsx với các xếp hạng và phần thưởng thưởng.

Tệp thứ hai

Tệp thứ hai

Và nhiệm vụ của chúng ta sẽ là sử dụng chức năng Vlookup để hiển thị mức thưởng tại danh sách thưởng Tết cho nhân viên của công ty thông qua file dulieu.xlsx.

Bước 1: Tương tự như ví dụ đầu tiên, chúng ta sẽ nhập công thức hàm Vlookup “= Vlookup (C3,.” Với ô C3 là giá trị đầu tiên của cột Sắp xếp, chúng ta sẽ sử dụng cột này để làm cơ sở so sánh tệp dulieu .xlsx.

Bước 1

Bước 2: Bây giờ bạn chỉ cần mở file dulieu.xlsx đang mở, khoanh vùng vào dữ liệu của 2 cột A và B rồi nhấn phím F4 lần lượt giá trị A1: B4 để hiển thị dấu $.

Bước 2

Bước 3: Quay lại file danh sách thưởng Tết cho nhân viên, bạn sẽ thấy công thức hàm Vlookup đã gần như hoàn chỉnh, lúc này bạn chỉ cần thêm giá trị 2 và 0 vào mỗi dấu phẩy như hình bên dưới với: 2 tại đây là được. lúc này giá trị hiển thị sẽ là Cột số 2 từ trái sang bên của tệp dulieu.xlsx và giá trị 0 (Giá trị sai) được nhập để có kết quả chính xác.

Bước 3

Nhấn Enter để chạy lệnh hàm VLOOKUP, bạn sẽ nhận được kết quả như bên dưới.

nhấn Enter

Chép câu lệnh cho dữ liệu bên dưới là chúng ta đã sử dụng xong hàm Vlookup giữa 2 file.

Sao chép lệnh

Sao chép lệnh

Sau khi xem kết quả và thực hiện so sánh, bạn sẽ xem điều này có chính xác hay không, nếu chưa hãy kiểm tra lại công thức bạn vừa nhập. Nếu không, bạn đã hoàn tất việc sử dụng hàm Vlookup giữa hai tệp.

III. Thay thế chức năng Vlookup bằng chức năng SWITCH để thực hiện lọc dữ liệu

1. Phân tích yêu cầu

Tên trường dữ liệu – hàng chính là Lookup_Value trong hàm Vlookup.

Tháng là phần dữ liệu Lookup_Array trong hàm Vlookup.

Ở đây chúng ta thấy các yêu cầu đối với bài toán cần xét trong 3 bảng: tháng Giêng, tháng Hai và tháng Ba. Ba bảng này có thể được đặt trên cùng một trang tính hoặc trên các trang tính khác nhau. Để thay đổi dữ liệu lookup_array, chúng ta thường phải sử dụng hàm IF.

2. Cách sử dụng hàm SWITCH thay cho hàm IF. hàm số

Hàm SWITCH trong Excel là một hàm mới, thường được sử dụng thay cho hàm IF. Trong trường hợp này, chúng ta có thể sử dụng trực tiếp hàm này để hỗ trợ hàm Vlookup như sau:

= CHUYỂN ĐỔI (B8, B1, A2: B5, E1, D2: E5, H1, G2: H5)

  1. B8 là vị trí trong sheet làm cơ sở cho hàm xác định sự thay đổi của bảng tham chiếu.

  2. B1 là đối tượng đầu tiên được tham chiếu

  3. A2: B5 là vùng tham chiếu đầu tiên trong hàm. Nếu B8 = B1, tham chiếu sẽ được thực hiện cho khu vực này.

  4. E1 là đối tượng mà hàm thứ hai tham chiếu đến

  5. D2: E5 là vùng tham chiếu thứ hai của hàm. Nếu giá trị tương ứng là B8 = E1, nó sẽ tham chiếu đến khu vực này.

  6. H1 là đối tượng tham chiếu thứ ba của hàm

  7. G2: H5 là phạm vi giá trị tham chiếu thứ ba. Nếu giá trị tương ứng ở B8 = H1, nó sẽ tham chiếu đến khu vực này.

Vì vậy dựa vào giá trị ở B8 trong Excel, chúng ta có thể chọn vùng tham chiếu của hàm Vlookup mà không cần logic như hàm IF.

Kết quả thu được sẽ được hiển thị như sau:


Kết quả

Các đối tượng của hàm SWITCH dễ viết hơn, nhỏ gọn hơn so với việc sử dụng hàm IF. Việc phát triển hàm SWITCH trong Excel cũng giống như hàm SUMIFS, hàm COUNTIFS.

IV. Sử dụng hàm Vlookup kết hợp với các hàm IF, ISNA để lọc dữ liệu từ nhiều trang tính trong Excel

Sau khi sử dụng hàm Vlookup trong Excel để lấy công thức cũng như kiểm tra dữ liệu trùng lặp, trong các ô có dữ liệu không nhất quán sẽ hiển thị lỗi có ký hiệu # N / A. Và sau đó để tiếp tục sử dụng hàm, bạn cần kết hợp với hàm ISNA để có thể kiểm tra dữ liệu một cách chính xác. Nếu kết quả được hiển thị là # N / A, hàm ISNA sẽ trả về TRUE, ngược lại, nó sẽ hiển thị FALSE.

Còn đối với hàm If trong Excel, bạn sẽ kiểm tra điều kiện, nếu đúng và đáp ứng được yêu cầu thì kết quả mà hàm này trả về sẽ là giá trị A mà bạn đã chỉ định từ đầu. , và nếu dữ liệu không đúng, kết quả tương ứng là một giá trị khác. Theo đó, để có thể thực hiện lọc dữ liệu, bạn làm theo các bước sau:

Nhập thêm 1 cột để so sánh với cột bạn cần kiểm tra ở sheet 1 và tiếp tục nhập công thức sau: = IF (ISNA (VLOOKUP (Sheet1! C3, Sheet2! $ C $ 2: $ E $ 11,1), 0)), “không”, “trùng lặp”)

Khi đó, hàm ISNA trong Excel sẽ kiểm tra các giá trị của hàm Vlookup trong Excel và nếu hàm trả về kết quả lỗi thì khi đó hàm ISNA sẽ trả về giá trị là TRUE. Và ký hiệu # N / A là dữ liệu không bị trùng lặp trong sheet nên khi đó hàm If của chúng ta sẽ trả về kết quả là “no”.

Trong trường hợp hàm VLOOKUP trả về kết quả tương ứng với một giá trị cụ thể, thì hàm ISNA sẽ trả về giá trị FALSE, hàm If sau đó sẽ trả về giá trị “khớp”.

Với kết quả mà hàm Excel trả về là cùng một dữ liệu, bạn sẽ tiếp tục kéo xuống cuối sheet để nhận các kết quả khác nhau theo từng giá trị.

Như vậy, bạn đã có kết quả tương ứng trong sheet sau khi lọc dữ liệu, cuối cùng chúng ta chỉ cần thực hiện thêm một thao tác đơn giản đó là xóa cột kiểm tra hiển thị trên bảng. excel đã hoàn thành quá trình lọc dữ liệu từ nhiều Sheets có sẵn trong excel.

V. Kết luận

Hy vọng với những thông tin trên mà 123job.vn chia sẻ, bạn sẽ hiểu và nắm được cách lọc dữ liệu từ nhiều sheet trong phần mềm excel. Từ đó áp dụng cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel để áp dụng vào công việc hàng ngày một cách dễ dàng, đồng thời có thể lưu trữ và xử lý thông tin, dữ liệu một cách tốt nhất và hiệu quả nhất!

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

0 views0 comments
  • Facebook