Bạn muốn viết thư mời hay Gmail cho nhiều người nhưng lại cảm thấy mệt mỏi với việc điền tên từng người trên mỗi tấm thiệp mời. Nhưng bạn đừng lo, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách viết thư nhanh chóng thông qua tính năng trộn thư trên Word, Excel. Cùng theo dõi nhé.
Trộn thư là gì?
1. Định nghĩa
Trộn thư (hay còn gọi là chức năng trộn thư) là một tính năng soạn thư hàng loạt trong Word. Chức năng này có thể giúp bạn tạo nhiều thư mời và giảm thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn, v.v.
2. Ví dụ
Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời những người trong công ty đến một cuộc họp, bạn đã có dữ liệu khách mời cũng như mẫu thư mời, nhưng bạn phải điền tên của từng khách vào mỗi chữ cái. Điều đó sẽ mất rất nhiều thời gian, phải không?
Giải pháp: Vậy để viết nhanh hơn, bạn chỉ cần sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong 1 nốt nhạc.
II. Hướng dẫn cách thực hiện trộn Thư trong Word, Excel
1. Hướng dẫn nhanh
Tạo mẫu danh sách trong Excel và biểu mẫu hiện có trong Word.
Đi tới Tệp Word có biểu mẫu> Tab Thư> Bắt đầu Kết hợp Thư> Trình hướng dẫn Kết hợp Thư Từng bước.
Trong hộp thoại bên phải> Bước 1 chọn cách viết> Bước 2 chọn mẫu chữ> Bước 3 Chọn dữ liệu từ tệp Excel> Bước 4 sửa những phần sai hoặc thiếu> Bước 5 nhập tên> Bước 6 Nhấp vào Chỉnh sửa cá nhân. thư … để tạo các mẫu thư hàng loạt bằng cách sử dụng Kết hợp thư.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu hiện có trong Word.
Ở đây tôi đã chuẩn bị 2 tệp dữ liệu:
2 tệp dữ liệu
Tạo mẫu danh sách trong Excel và biểu mẫu hiện có trong Word
Bước 2: Đi tới Tệp Word có biểu mẫu> Nhấp vào tab Thư> Nhấp vào Bắt đầu Hợp nhất Thư> Trình hướng dẫn Hợp nhất Thư từng bước.
Thuật sĩ Hợp nhất Thư Từng bước
Bước 3: Bên phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại có tổng cộng 6 Bước.
Hộp thoại
Bước 4: Ở Bước 1, chọn cách viết để trộn Thư
Trong đó:
Thư: Loại thư mời.
Tin nhắn e-mail: Email.
Envelopes: Phong bì.
Nhãn: Thư theo nhãn.
Thư mục: Thư theo danh mục.
Nhấn tiếp
Bước 5: Ở Bước 2, chọn một mẫu để phối thư.
Trong đó:
Sử dụng tài liệu hiện tại: Sử dụng mẫu thư hiện tại mà bạn đã mở.
Bắt đầu từ mẫu: Sử dụng mẫu thư trong Word (Nếu bạn chưa có mẫu).
Bắt đầu từ tài liệu hiện có: Sử dụng các mẫu thông báo hiện có hoặc đã tạo của bạn mà bạn hiện không mở.
Viết thư
Bước 6: Ở Bước 3 Chọn dữ liệu có sẵn từ tệp Excel đã tạo trước đó bằng cách:
Nhấn Browse …> Trong hộp thoại hiện ra, chọn tệp Excel có thông tin khách> Nhấn vào Trang tính chứa thông tin khách> Chọn để loại bỏ hoặc thêm thông tin không muốn sử dụng> Nhấn OK.
Bước 7: Ở Bước 4 Thêm hoặc sửa thông tin trong phối thư nếu bạn chưa viết xong mẫu thư.
Thông thường, nếu bạn đã có mẫu, bạn có thể bỏ qua bước này.
Ở Bước 4 Thêm hoặc chỉnh sửa thông tin trong phối thư
Bước 8: Ở Bước 5 Điền vào chỗ trống trong phối thư bằng cách:
Bấm Chèn Trường Phối Thư> Chọn Trường để lấy.
Mẹo: Nếu bạn muốn chữ cái đầu tiên không hiển thị tên trường nhưng cũng có Tên khách, chỉ cần nhấn vào mũi tên trong hộp thoại Bước 5.
Bước 5 Điền vào chỗ trống trong kết hợp thư
Bước 9: Ở Bước 6 Nhấp vào Chỉnh sửa từng chữ cái … để kết hợp thư tự động điền tất cả dữ liệu từ tệp Excel vào mẫu thư trong Word.
Nhấp vào Chỉnh sửa từng chữ cái … để cho phép phối thư tự động điền vào tất cả dữ liệu
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.
Comments