Drop List (danh sách sổ xuống) là một trong những tính năng phổ biến trên phần mềm Excel được nhiều người sử dụng. Vậy bạn đã biết cách sử dụng Drop List chưa hay đang gặp khó khăn trong quá trình tạo Drop List? Bạn có thể đọc bài viết dưới đây và giải quyết vấn đề đang gặp phải trên laptop, máy tính của mình nhé!
1. Drop List là gì? Lợi ích của việc tạo danh sách thả xuống trong Excel
Danh sách thả xuống (còn được gọi là danh sách thả xuống) là một cách tạo danh sách thả xuống trong một ô được chỉ định. Drop List cực kỳ hữu ích và được nhiều người dùng Excel sử dụng, một số lợi ích của Drop List là:
– Tạo danh mục để nhập vào ô trống.
– Tạo tên, nghề nghiệp, nơi ở, … phù hợp với các vị trí cần lấy thông tin.
– Có thể thông qua Drop List giúp kê khai và chấm công.
– Có thể thông qua Drop List giúp quản lý kho bãi.
– Lựa chọn dữ liệu nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian nhập lại dữ liệu.
– Hạn chế viết sai chính tả.
2. Cách tạo danh sách thả trong Excel
Cách tạo Danh sách thả khi có dữ liệu trong bảng tính
Bước 1: Chọn ô cần tạo Danh sách thả> Chọn tab Dữ liệu> Chọn Xác thực dữ liệu.
Chọn ô để tạo Danh sách Thả và Chọn Xác thực Dữ liệu
Bước 2: Chọn tab Cài đặt> Tại mục Cho phép chọn Danh sách> Chuyển đến Nguồn> Chọn từ dữ liệu có sẵn đã được tạo trong trang tính> Nhấn OK để tạo Danh sách thả trong Excel.
Chọn từ dữ liệu hiện có đã được tạo trong trang tính và nhấn OK
Cách tạo Danh sách thả bằng cách nhập thủ công
Bước 1: Chọn ô cần tạo Danh sách thả> Chọn tab Dữ liệu> Chọn Xác thực dữ liệu.
Chọn ô để tạo Danh sách Thả và Chọn Xác thực Dữ liệu
Bước 2: Chọn tab Cài đặt> Trong Cho phép chọn Danh sách> Vào Nguồn> Nhập tên các phần tử để tạo danh sách> Nhấn OK để tạo Danh sách thả trong Excel.
Nhập tên của các phần tử để tạo danh sách và bấm OK
Cách tạo Danh sách thả phụ thuộc và một danh sách khác
Bước 1: Đặt tên cho vùng dữ liệu mà bạn muốn tạo Drop List như sau:
Đánh dấu phạm vi ô dưới dạng TÊN SP> Chuyển đến tab Công thức> Chọn Xác định Tên.
Đánh dấu phạm vi ô dưới dạng SP NAME và chọn Xác định tên
Bước 2: Trong hộp thoại bật lên, nhập tên cho vùng dữ liệu> Nhấn OK.
Trong hộp thoại bật lên, nhập tên cho vùng dữ liệu và bấm OK
Bước 3: Chọn ô để đặt danh sách thả xuống> Chọn tab Dữ liệu> Nhấp vào Xác thực dữ liệu> Trong hộp thoại bật lên chọn tab Cài đặt> Vào phần Cho phép, chọn Danh sách> Trong phần Nguồn, nhập công thức sau: = INDIRECT (SUBSTITUTE) (A13, “”, “”))> Nhấn OK.
Giải thích chức năng:
– SUBSTITUTE (A13, “”, “”): Nghĩa là lấy dữ liệu ở ô A13 sau đó bỏ khoảng trắng ở giữa cho khớp với tên bạn đã đặt ở bước 2.
– Hàm INDIRECT: Sẽ đóng vai trò gián tiếp lấy các dãy ô chứa TÊN SP có tên ở trên trùng với TÊN SP đã nhập trong bảng dưới đây.
Nhập công thức để tạo danh sách thả xuống phụ thuộc vào Danh sách
3. Cách tùy chỉnh danh sách thuộc tính
Chỉnh sửa hoặc xóa một Dải ô được Đặt tên
Bước 1: Vào tab Công thức> Chọn Trình quản lý tên> Chọn tên vùng dữ liệu bạn muốn chỉnh sửa.
Chuyển đến tab Công thức, chọn Trình quản lý Tên và chọn tên của vùng dữ liệu bạn muốn chỉnh sửa
Bước 2: Thực hiện các tùy chỉnh như thay đổi vùng dữ liệu, sửa tên, xóa tên vùng dữ liệu.
– Chọn mũi tên lên trong phần Tham khảo để thay đổi vùng dữ liệu.
– Chọn Edit … để sửa tên vùng dữ liệu.
– Chọn Delete để xóa tên vùng dữ liệu.
Thực hiện các tùy chỉnh như thay đổi vùng dữ liệu, sửa tên, xóa tên vùng dữ liệu
Sao chép và dán danh sách thả
Bước 1: Chọn ô đã tạo Drop List> Nhấp chuột phải chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + V).
Sao chép danh sách thả
Bước 2: Chọn ô muốn dán Drop List> Nhấp chuột phải chọn Paste Special….
Nhấp chuột phải và chọn Dán Đặc biệt …
Bước 3: Tại phần Paste bạn chọn Validation> Nhấn OK.
Trong phần Dán, chọn Xác thực và bấm OK
4. Cách xóa danh sách thả xuống
Chọn ô đã tạo Danh sách Thả> Chọn tab Dữ liệu> Chọn Xác thực Dữ liệu> Chọn Xóa Tất cả> Bấm OK.
Xóa danh sách thả xuống
5. Một số lưu ý khi tạo Drop List trong Excel
– Sau khi tạo danh sách sổ xuống, hãy mở danh sách sổ xuống bằng cách nhấp vào hộp chứa danh sách để đảm bảo rằng tất cả các mục bạn đã nhập đều được hiển thị đầy đủ.
– Khi nhập các mục cho danh sách, bạn cần nhập thứ tự mà bạn muốn dữ liệu xuất hiện trong menu thả xuống.
– Khi sao chép, trong phần Nguồn nên cố định tất cả các ô và dải ô bằng cách chọn các ô hoặc dải ô bằng cách nhấp chuột để chọn, không nhập thủ công. Sao cho khi chuyển sang ô khác, các ô và dải ô không bị thay đổi.
Cố định các ô bằng cách nhấp để chọn
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.