Cách tạo báo cáo thu nhập trong Excel

Mọi doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả hoạt động của mình bằng các báo cáo tài chính. Excel có thể giúp bạn tạo báo cáo thu nhập cho doanh nghiệp của mình, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.

Cách tạo báo cáo thu nhập trong Excel

I. Báo cáo thu nhập là gì?

Báo cáo thu nhập là một tài liệu khá đơn giản, dựa trên công thức sau để tính thu nhập ròng của một doanh nghiệp:

Thu nhập ròng = (Tổng doanh thu + Lợi nhuận) – (Tổng chi phí + Lỗ)

Khi bạn đã tạo báo cáo thu nhập của mình, bạn sẽ thấy số tiền đã kiếm được (hoặc bị mất) trong một khoảng thời gian. Thông tin này sẽ cho bạn biết những khía cạnh nào của doanh nghiệp bạn đang cần cải thiện.

1. Chọn một khoảng thời gian

Hầu hết các báo cáo thu nhập được lập hàng năm. Bằng cách đó, bạn có thể thấy hiệu suất của mình năm ngoái như thế nào và cần cải thiện những gì.

Tuy nhiên, bạn có thể tạo báo cáo thu nhập hàng quý (hoặc thậm chí hàng tháng). Điều này rất hữu ích cho một doanh nghiệp non trẻ hoặc bạn đang thay đổi chiến lược. Nó cho bạn biết những vấn đề tồn tại ngay bây giờ.

2. Nhật ký tài chính

Lưu trữ hồ sơ chính xác là điều cần thiết cho bất kỳ giao dịch nào của bạn. Đó là lý do tại sao mọi doanh nghiệp cần có nhật ký tài chính.

Nếu bạn chưa từng có nhật ký tài chính, bạn vẫn có thể tạo báo cáo thu nhập bằng biên lai, bảng sao kê ngân hàng và các bản ghi khác. Miễn là bạn có đầy đủ thông tin chi tiết.

Lưu trữ hồ sơ chính xác là điều cần thiết cho bất kỳ giao dịch nào của bạn

3. Tổ chức thông tin

Trước khi tiếp tục tạo báo cáo thu nhập, bạn cần sắp xếp các yếu tố liên quan. Tài liệu này nên có 4 danh mục chính:

  1. Doanh thu: Là số tiền đã thu và chi theo mục đích chính của công ty.

  2. Chi phí hoạt động: Các chi phí hàng ngày của công ty, các chi phí cần thiết để hoạt động kinh doanh.

  3. Lãi (Lỗ): Chi phí lãi vay, thuế và các luồng tiền khác không liên quan đến hoạt động của bạn.

  4. Chi phí đột xuất: Lãi hoặc lỗ không đáng kể, không lặp lại. Đây có thể là việc mua các tài sản quan trọng, thu nhập từ các hoạt động bị ngừng hoạt động, các cân nhắc kế toán và các khoản khác.

II. Tạo báo cáo thu nhập trong Excel

1. Tạo tệp Excel

Bước 1: Để chuẩn bị báo cáo thu nhập của bạn, trước tiên hãy mở Excel, sau đó tạo một tệp mới.

Bước 2: Trong hộp đầu tiên, nhập Báo cáo thu nhập [Tên công ty].

Bước 3: Bỏ qua một hàng và sau đó viết Thời gian. Ở đây bạn quyết định năm, quý hoặc tháng để báo cáo.

Bỏ qua một hàng và sau đó viết Thời gian

2. Thêm các danh mục phụ

Thông thường, bạn sẽ cần liệt kê các danh mục bên dưới. Tuy nhiên, hãy thoải mái thay đổi các yếu tố để phù hợp với nhu cầu của bạn.

Dưới đây là một số ví dụ:

một. Doanh số

  1. Bán

  2. Tổng doanh thu

  3. Sự mất mát

  4. Doanh thu ròng

  5. Giá vốn hàng bán: vốn của bạn trong hàng tồn kho. Phần này chỉ áp dụng nếu doanh nghiệp của bạn kinh doanh các mặt hàng cuối cùng. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động dựa trên dịch vụ, bạn có thể bỏ qua phần này.

  6. Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ

  7. Hàng hóa được thanh toán cho

  8. Nguyên liệu thô

  9. Công nhân sản xuất

  10. Tổng số hàng có sẵn

  11. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

  12. Tổng giá vốn hàng bán

  13. Lợi nhuận gộp

Doanh số

b. Chi phí vận hành

  1. Tiền công

  2. Thuê

  3. Tiện ích

  4. Vận chuyển

  5. Quảng cáo

  6. Tiếp thị

  7. Khác

  8. Tổng chi phí hoạt động

  9. Thu nhập từ hoạt động kinh doanh

Chi phí vận hành

c, Thu nhập (chi tiêu) từ hoạt động tiếp tục

  1. Các nguồn thu nhập khác

  2. Chi phí khác

  3. Sở thích tốn kém

  4. Tổng thu (chi) từ hoạt động liên tục

  5. Thu nhập trước thuế

  6. Chi phí thuế

  7. Lợi nhuận từ hoạt động quan tâm

Thu nhập (chi tiêu) từ hoạt động liên tục

d, Hoạt động không lặp lại

  1. Thu nhập từ hoạt động ngừng hoạt động

  2. Tổn thất do ngừng hoạt động

  3. Có được từ các vật phẩm đặc biệt

  4. Các lỗ từ các vật phẩm đặc biệt

  5. Thu nhập từ điều chỉnh kế toán

  6. Các khoản lỗ do điều chỉnh kế toán

  7. Tổng thu (chi) từ Hoạt động không lặp lại

  8. Thu nhập ròng

Các hoạt động không lặp lại

Các danh mục trên là những gì một doanh nghiệp thường ghi lại trên báo cáo thu nhập của họ. Cân nhắc thay đổi dựa trên loại hình kinh doanh của bạn. Luôn thêm khoảng trắng vào danh mục và danh mục con. Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ không bị cung cấp thông tin sai.

Thụt lề tiểu mục để phân biệt với mục lớn hơn. Bạn bấm chọn ô, sau đó sử dụng công cụ tăng thụt lề trên thanh công cụ. Với tiểu mục thứ 1 bạn thụt lề 1 lần, tiểu mục thứ 2 bạn thụt lề 2 lần như ví dụ bên dưới.

Sử dụng công cụ tăng thụt lề trên thanh công cụ

Bạn có thể phóng to cột A bằng cách kéo đường ranh giới giữa A và B sang bên phải.

Mở rộng kích thước của cột A bằng cách kéo đường ranh giới giữa A và B sang bên phải

3. Thiết lập công thức

Các công thức trong báo cáo thu nhập của bạn rất đơn giản. Về cơ bản nó chỉ là vấn đề cộng / trừ các giá trị.

Tuy nhiên, tất cả các giá trị đều được kết nối với nhau, vì vậy bạn nên cẩn thận khi viết công thức của mình.

Đầu tiên, hãy đặt công thức cho Doanh số ròng. Bạn nhập = SUM (trong ô bên cạnh doanh thu thuần. Sau đó giữ phím Shift và chọn tất cả các ô bên cạnh Doanh số, Tổng doanh thu và Lỗ. Trong ví dụ của tôi, công thức là = SUM (B6: B8).).

Giữ phím Shift và chọn tất cả các hộp bên cạnh Doanh số, Tổng Doanh thu và Khoản lỗ

Tổng kho có sẵn, là tổng của tất cả hàng tồn kho hiện tại của bạn. Công thức cho giá trị này là tổng của 4 mục ở trên nó.

Tổng của tất cả khoảng không quảng cáo hiện tại của bạn

Tổng giá vốn hàng bán là Tổng hàng có sẵn + Hàng tồn kho cuối kỳ.

Tổng giá vốn hàng bán

Khi bạn có giá trị đó, hãy tính Lợi nhuận gộp bằng công thức sau: Doanh thu thuần – Tổng chi phí bán hàng.

Lợi nhuận gộp

Công thức cho Tổng chi phí hoạt động giống như công thức được sử dụng trong Doanh thu ròng. Sử dụng = SUM (và chọn tất cả các ô trong danh mục con này.

Tổng chi phí hoạt động

Để tính Thu nhập Hoạt động của bạn, hãy sử dụng công thức = Tổng Lợi nhuận – Tổng Chi phí Hoạt động.

Tính toán thu nhập hoạt động

Tính tổng thu (chi) từ hoạt động liên tục bằng cách sử dụng hàm SUM. Gõ = SUM (và chọn các ô trong danh sách đó.

Tính tổng thu (chi) từ hoạt động liên tục

Để tính ra Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh liên tục, bạn phải Thêm Tổng Doanh thu (chi tiêu) từ hoạt động kinh doanh liên tục + Chi phí thuế + Thu nhập hoạt động.

Lợi nhuận từ hoạt động quan tâm

Sau đó, bạn cần tìm tổng lãi / lỗ từ các sự kiện không lặp lại. Sử dụng hàm SUM để thực hiện việc này.

Tổng thu (chi) từ các hoạt động không lặp lại

Cuối cùng là Thu nhập ròng, thêm thu nhập từ hoạt động liên tục và lãi / lỗ không lặp lại.

Thu nhập ròng

4. Định dạng tài liệu của bạn

Để làm cho tài liệu của bạn dễ đọc hơn, hãy định dạng nó sao cho các số âm có màu đó. Điều này giúp bạn dễ dàng phân tích giá trị.

Trước tiên, chọn tất cả dữ liệu số của bạn, sau đó nhấp vào thanh thả xuống bên dưới Số.

Nhấp vào thanh thả xuống bên dưới Số

Chọn Thêm Định dạng Số… ở cuối trình đơn.

Chọn thêm định dạng số

Bạn sẽ thấy một cửa sổ mới có tiêu đề Định dạng Ô, tìm tab Số ở hàng trên cùng. Sau đó chọn mục Tiền tệ.

Chọn tiền tệ

Bạn chọn dòng số màu đỏ trong phần Số âm, sau đó bấm OK.

Chọn dòng số màu đỏ trong phần Số âm

Xong, tất cả dữ liệu bạn nhập có dấu trừ phía trước sẽ chuyển sang màu đỏ.

Ngoài ra, đối với mỗi danh mục, tổng phụ và tổng chính, hãy chọn một màu khác. Thao tác này không chỉ giúp báo cáo dễ đọc hơn mà còn trông chuyên nghiệp hơn.

Bấm vào hàng bạn muốn thay đổi màu, sau đó mở phần Kiểu dáng ô trên thanh công cụ.

Chọn hàng bạn muốn thay đổi màu, sau đó mở phần Kiểu dáng ô

Chọn phong cách bạn muốn.

Chọn phong cách bạn thích

Khi bạn hoàn thành việc thay đổi màu sắc của các mục, bạn sẽ có một báo cáo như sau:

Kết quả là một bảng báo cáo

5. Thêm giá trị của bạn

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, bây giờ hãy thêm các giá trị bạn đã chuẩn bị. Đối với các khoản thanh toán được thực hiện hoặc bị mất, bạn phải thêm dấu trừ ở phía trước. Các số âm sẽ tự động được tô đỏ và mất dấu trừ như bạn đã định dạng ở trên.

Thêm giá trị vào ô tương ứng
Thêm giá trị vào ô tương ứng

Kết luận

Giờ đây, bạn có thể biết doanh nghiệp của mình đang kiếm tiền từ đâu, chi tiêu ở đâu và liệu doanh nghiệp có đạt được các mục tiêu tài chính hay không. Chúc may mắn!

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

0 views0 comments