Nhập dữ liệu số trong Excel là một việc rất quen thuộc với mọi người. Tuy nhiên, trong một số trường hợp chúng ta vô tình nhập sai số hoặc định dạng số khiến việc tính toán không chính xác. Vì vậy, bài viết dưới đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách kiểm tra và sửa lỗi định dạng số để tránh sai sót khi nhập liệu. Bắt đầu nào!
I. Lỗi số không được định dạng là gì? Nguyên nhân và cách phát hiện lỗi
1. Lỗi không định dạng được số là gì?
Lỗi không định dạng số là lỗi khiến dữ liệu của bạn bị định dạng không chính xác, nhưng khi hiển thị bạn vẫn có thể hiểu được ý nghĩa của chữ số không đúng định dạng.
Lỗi này thường khiến bạn gặp khó khăn khi thực hiện các phép tính, công thức hoặc khi thực hiện lọc dữ liệu sẽ bị sai vị trí hoặc sai kết quả, hoặc tệ hơn là dẫn đến lỗi #Value! cho 1 chức năng.
2. Nguyên nhân của lỗi
Nguyên nhân của lỗi này có thể là do tính năng Format Cells của Excel đã được cài đặt sẵn với định dạng không phải là số. Tình trạng này thường xảy ra trong hầu hết các phiên bản Excel hiện tại.
Lỗi ở định dạng dữ liệu số khi bao gồm phần thập phân, dữ liệu là% hoặc số bình thường. Có nhiều trường hợp nhầm lẫn giữa dữ liệu ngày và số. Vì bản chất của dữ liệu ngày tháng cũng là số.
Trong quá trình nhập dữ liệu, một số ký tự của văn bản (chẳng hạn như ký tự đặc biệt, chữ cái, v.v.) được trộn lẫn với các ký tự số. Từ đó, Excel nhầm dữ liệu là Văn bản chứ không phải Số.
II. Cách phát hiện lỗi
1. Sử dụng công cụ AutoFilter
Ở đây tôi sẽ sử dụng công cụ AutoFilter để lọc ra các giá trị lỗi. Vì việc sử dụng công cụ này khá phù hợp trong việc kiểm tra lỗi sai định dạng số trong Excel. Và tính năng của 2 công cụ này như sau:
Dữ liệu dạng số sẽ tăng từ nhỏ nhất đến lớn nhất bao gồm cả số âm chứ không chỉ bắt đầu từ 0.
Các ký tự không phải số sẽ được đặt ở cuối danh sách.
Mình có một ví dụ như sau, ở đây cột Lương có định dạng số sai ở một vài chỗ và mình sẽ sử dụng tính năng AutoFilter để lọc ra dữ liệu sai như sau:
Ví dụ
Bước 1: Đánh dấu toàn bộ bảng dữ liệu> Chọn tab Dữ liệu> Sắp xếp & Bộ lọc> Chọn Bộ lọc.
Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu> Chọn tab Dữ liệu> Sắp xếp & Bộ lọc> Chọn Bộ lọc
Bước 2: Bấm vào mũi tên ở cột Lương> Sẽ có một cột dữ liệu dạng số được hiển thị và sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao và dữ liệu nào không được sắp xếp đúng thứ tự theo số tiền tăng dần (hoặc số theo sau) là lỗi ở định dạng số.
Dữ liệu có lỗi định dạng số
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.
Comments