Cách sử dụng tính năng tự động điền trong Excel

Tính năng tự động điền trong Excel giúp bạn không phải nhập thủ công từng nội dung cho các ô, đặc biệt là dữ liệu liền kề.

Cách sử dụng tính năng tự động điền trong Excel

Tính năng tự động điền hoạt động bằng cách phân tích dữ liệu của các ô đã nhập trước đó và tự động đoán nội dung tiếp theo. Tính năng này được sử dụng rộng rãi trên cả dữ liệu số và chữ, tuy nhiên với dữ liệu số thì hiệu quả gấp nhiều lần so với dữ liệu văn bản do Excel chưa hỗ trợ tiếng Việt. Nếu bạn sử dụng dữ liệu văn bản tiếng Anh, chất lượng tự động điền là như nhau.

1. Tự động điền vào các ô bằng dữ liệu văn bản

Tự động điền ô bằng dữ liệu văn bản sẽ hiệu quả trong trường hợp bạn cần nhập dữ liệu ngẫu nhiên, không cần tuân theo một quy tắc nhất định hoặc phải tuân theo một độ chính xác nhất định.

Ví dụ: Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tạo một danh sách các tên ngẫu nhiên.

Bước 1: Nhập nội dung cho các cột.

Nhập nội dung cho các cột

Bước 2: Đối với cột tên, chỉ cần nhập bất kỳ tên nào làm mẫu.

Nhập tên bất kỳ cho mẫu

Bước 3: Sau đó, chọn ô tên mới để nhập và chọn Dữ liệu (Đầu tiên) => Flash Fill (2) để bật tính năng điền nhanh trong hệ thống Excel.

Chọn Flash Fill để bật tính năng điền nhanh trong hệ thống Excel

Bước 4: Ngay lập tức, hệ thống sẽ tự động điền dữ liệu cho các ô trùng khớp còn lại trong danh sách.

Hệ thống sẽ tự động điền dữ liệu cho các ô phù hợp còn lại trong danh sách

2. Tự động điền vào các ô bằng dữ liệu số

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của tự động điền ô với dữ liệu số là điền số thứ tự, một dãy số theo thứ tự từ nhỏ nhất đến lớn nhất.

Ví dụ: Trong phần này, chúng ta sẽ nhập số thứ tự cho 10 hàng liên tiếp

Bước 1: Hãy nhập ít nhất 2 số đầu tiên của danh sách số thứ tự.

Nhập ít nhất 2 số đầu tiên của danh sách số thứ tự

Bước 2: Sau đó, các bạn tiến hành chọn cả 2 ô của số thứ tự vừa nhập, hệ thống sẽ xuất hiện biểu tượng FlashFill có hình dạng một vệt sét.

Chọn cả 2 ô số vừa nhập, hệ thống sẽ xuất hiện biểu tượng FlashFill hình vệt sét

Bước 3: Bây giờ, bạn nhấn vào dấu (+) ở góc dưới bên phải ô và kéo đến vị trí cần nhập số tự động.

Nhấp vào dấu (+) ở góc dưới bên phải của hộp và kéo đến vị trí bạn cần nhập số tự động

Bước 4: Bạn rê chuột đến đâu thì dãy số sẽ được tăng dần đến đó, khi đủ số lượng yêu cầu thì thả chuột.

Kéo đến đâu thì dãy số sẽ được tăng dần đến đó, khi đủ số lượng cần thiết thì thả chuột

Bước 5: Như vậy là bạn đã hoàn thành việc đánh số tự động thay vì phải nhập thủ công.

Hoàn thành đánh số tự động thay vì phải nhập thủ công

3. Tự động điền các ô với dữ liệu ngày tháng

Tương tự như việc điền dữ liệu số, dữ liệu ngày tháng cũng có thể nhanh chóng được điền vào Excel bằng cách nhập một mẫu dữ liệu ngày tháng và điền theo số gia.

Ví dụ: Tự động điền dữ liệu ngày với 2 ngày đã cho liên tiếp

Bước 1: Nhập dữ liệu ngày mẫu 2 vào ô và các ô tiếp theo dữ liệu sẽ tăng lên.

Nhập dữ liệu ngày mẫu 2 vào ô và các ô tiếp theo dữ liệu sẽ tăng lên

Bước 2: Sau đó, chọn cả hai ô để xuất hiện tính năng Flash Fill và giữ và kéo dấu (+) để tự động tô các ô còn lại.

Giữ và kéo dấu (+) để tự động điền các ô còn lại

Bước 3: Như vậy, bạn đã hoàn thành việc điền dữ liệu cho các ô còn lại trong danh sách.

Hoàn tất việc điền dữ liệu cho các ô còn lại trong danh sách

4. Tự động điền các ô với dữ liệu tháng

Tương tự như phần còn lại của dữ liệu, bạn cũng có thể tự động điền dữ liệu tháng nếu bạn sử dụng tháng bằng tiếng Anh.

Bước 1: Điền số liệu tháng cho 2 ô đầu tiên cạnh nhau.

Điền vào dữ liệu tháng cho 2 ô liên tiếp đầu tiên

Bước 2: Sau đó, chọn cả hai ô để xuất hiện Flash Fill và kéo biểu tượng (+) để tự động tô các ô còn lại.

Kéo biểu tượng (+) để tự động điền các ô còn lại

5. Tự động điền ô với dữ liệu năm

Đối với phần dữ liệu năm, bạn cũng có thể sử dụng tính năng điền ô để nhanh chóng điền các năm tiếp theo vào các ô tiếp theo trong bảng tính Excel.

Bước 1: Nhập dữ liệu năm cho 2 ô đầu tiên và liền kề nhau.

Nhập dữ liệu năm cho 2 ô đầu tiên và liền kề nhau

Bước 2: Sau đó, chọn 2 ô để tính năng Flash Fill xuất hiện và kéo biểu tượng (+) để áp dụng cách tô cho các phần còn lại.

Kéo biểu tượng dấu (+)

Trong bài viết này, Thủ thuật Phần mềm đã hướng dẫn bạn cách tự động điền ô trong phần mềm Excel. Chúc một ngày tốt lành!

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

0 views0 comments