Excel có một công cụ Định dạng có Điều kiện khá đầy đủ cho nhu cầu của người dùng. Tuy nhiên, các kiểu định dạng có sẵn của Excel không đủ đáp ứng yêu cầu của bạn, Excel giúp người dùng dễ dàng tạo ra các quy tắc mới.
Định dạng các kiểu quy tắc có sẵn trong Định dạng có Điều kiện
Vị trí của Định dạng có Điều kiện nằm trong tab Trang đầu. Để đặt định dạng cho một vùng / cột / hàng dữ liệu, bạn chọn (bôi đen) vùng dữ liệu đó. Chọn tab Trang chủ (Đầu tiên) và nhấp vào biểu tượng Định dạng có Điều kiện (2).
Đánh dấu ô Quy tắc – Quy tắc đánh dấu ô theo quy tắc giá trị
Greater than: Giá trị lớn hơn.
Ít hơn: Giá nhỏ hơn nhiều.
Giữa: Giá trị trong phạm vi.
Bằng: Giá trị bằng nhau.
Văn bản Chứa: Giá trị chứa một chuỗi ký tự nhất định.
Ngày xảy ra: Một giá trị chứa một ngày được xác định trước.
Giá trị trùng lặp: Giá trị trùng lặp.
Ví dụ ở bảng trên, bạn thấy giá trị doanh thu lớn hơn 4.000.000.000 và bôi đen ô đó => Bạn chọn Lớn hơn. Ở phần giá trị so sánh, bạn nhập con số 4.000.000.000 VND (Đầu tiên). Phần định dạng màu (2)bạn có thể chọn từ các định dạng có sẵn của Excel hoặc tùy chỉnh nó bằng cách chọn Định dạng tùy chỉnh.
Sau khi chọn các tùy chọn, hãy nhấp vào nút OK. Và kết quả là các ô chứa giá trị lớn hơn 4.000.000.000 được tô màu.
Quy tắc Top / Botton – Quy tắc xác định ô theo thứ hạng
Excel xác định thứ hạng của ô trong phạm vi dữ liệu và định dạng ô đó.
10 mục hàng đầu: Định dạng 10 ô có giá trị lớn nhất.
10% hàng đầu: Định dạng 10% ô có giá trị lớn nhất.
10 mục dưới cùng: Định dạng 10 ô có giá trị nhị phân nhỏ nhất.
10% dưới cùng: Định dạng 10% số ô có giá trị nhỏ nhất.
Trên Trung bình: Định dạng các ô lớn hơn giá trị trung bình của phạm vi dữ liệu.
Dưới Trung bình: Định dạng các ô nhỏ hơn giá trị trung bình của phạm vi dữ liệu.
Ví dụ trong bảng trên, bạn cần định dạng màu cho các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu, bạn chọn Dưới Trung bình. Cửa sổ tùy chọn định dạng xuất hiện, bạn có thể chọn các định dạng có sẵn của Excel hoặc tùy chỉnh bằng cách chọn Định dạng tùy chỉnh. Sau đó nhấn nút OK.
Thanh dữ liệu – Định dạng kích thước của từng giá trị
Với định dạng này, kích thước của mỗi ô trong vùng dữ liệu sẽ được phân định bằng cách tô màu dài hay ngắn.
Thang màu – Quy tắc sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần và giảm dần theo độ đậm nhạt của màu
Quy tắc này sẽ sắp xếp thứ tự của từng ô trong chuỗi và tô màu theo định dạng mà người dùng đã chọn.
Bộ biểu tượng – Thêm biểu tượng vào hộp giá trị
Với mẫu định dạng này, Excel nhóm dữ liệu bằng các ký hiệu đặc biệt như mũi tên, đèn giao thông, v.v.
Tạo quy tắc định dạng mới trong Excel
Nếu các kiểu quy tắc định dạng hiện tại không đáp ứng nhu cầu của báo cáo, bạn có thể thiết lập một định dạng mới bằng cách:
Bước 1: Bạn chọn (bôi đen) vùng dữ liệu cần đổi màu. Trên tab Trang đầu (1), nhấp vào biểu tượng Định dạng có Điều kiện (2) và chọn Quy tắc Mới (3).
Bước 2: Cửa sổ Quy tắc Định dạng Mới xuất hiện.
(Đầu tiên) Select a Rule Type: chọn kiểu phân loại dữ liệu bạn cần thực hiện.
Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng: Điền vào nền của tất cả các ô dựa trên giá trị của phạm vi dữ liệu.
Chỉ định dạng các ô có chứa: Điền vào nền của các ô có chứa dữ liệu nhất định.
Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng: Tô màu các ô được xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng trong vùng dữ liệu đã chọn.
Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình: Điền vào nền của các ô có giá trị trên hoặc dưới mức trung bình.
Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp: Tô màu các ô có giá trị duy nhất hoặc trùng lặp trong phạm vi dữ liệu đã chọn.
Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng: Sử dụng một công thức khác để tô màu.
(2) Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc: Tùy chọn để đặt mô tả cho kiểu phân loại dữ liệu bạn đã chọn ở trên.
Với thiết lập trên, Thủ thuật Phần mềm đã thiết lập định dạng cho số lớn nhất trở nên nhạt hơn và màu cam đậm hơn cho đến số nhỏ nhất. Kết quả thu được như sau:
Xóa và quản lý các quy tắc định dạng
Để kiểm tra và quản lý các quy tắc định dạng, hãy chuyển đến Định dạng có Điều kiện và chọn Quản lý Quy tắc. Cửa sổ Manage sẽ hiện ra, dựa vào cửa sổ này bạn có thể biết ô nào đang áp dụng quy tắc điều kiện. Tại đây bạn có thể thêm định dạng, chỉnh sửa / chỉnh sửa định dạng và xóa định dạng.
Để xóa tất cả các định dạng của Định dạng có Điều kiện, bạn không thể chỉnh sửa nó bằng Fill (tô màu cho ô), nhưng bạn phải xóa định dạng đã cài đặt bằng cách:
Bước 1: Bạn chỉ bôi đen vùng dữ liệu cần xóa. Trên tab Trang đầu (1), nhấp vào biểu tượng Định dạng có Điều kiện (2) và chọn Xóa Quy tắc (3).
Trong đó: Quy tắc xóa khỏi các Ô đã chọn là xóa định dạng trong ô hiện được chọn.
Quy tắc xóa khỏi toàn bộ Trang tính là xóa tất cả định dạng trong trang tính đang mở.
Trên đây Thủ thuật Phần mềm đã hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ định dạng có điều kiện Định dạng có điều kiện trong Excel. Chúc may mắn!.
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.
Comments