Cách sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel rất đơn giản và dễ làm

Trong khi sắp xếp và tính toán trên Microsoft Excel, bạn có nhu cầu sắp xếp các tên theo thứ tự bảng chữ cái nhưng không biết làm thế nào. Vậy hãy để bài viết hướng dẫn bạn cách sắp xếp tên theo bảng chữ cái trong Excel đơn giản và nhanh chóng nhất nhé!

1. Tại sao phải sắp xếp các tên theo thứ tự bảng chữ cái?

– Thao tác đặt tên đơn giản, dễ thực hiện.

– Sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái để dễ quản lý, theo dõi và tra cứu tên.

– Tạo sự chuyên nghiệp khi làm việc với Excel, giúp người xem dễ dàng theo dõi số liệu, sắp xếp khoa học, đẹp mắt.

2. Sắp xếp khi Họ và Tên trong hai cột

Hướng dẫn nhanh

Đánh dấu cột dữ liệu cần sắp xếp> Chọn Dữ liệu> Chọn Sắp xếp A đến Z sau đó sắp xếp lại cột số thứ tự một cách chính xác bằng cách đánh dấu cột số thứ tự> Chọn Điền chuỗi.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Trong bảng Excel, bạn bôi đen cột dữ liệu cần sắp xếp (ở đây là cột Tên)> Chọn tab Dữ liệu> Chọn biểu tượng Sắp xếp từ A đến Z.

Đánh dấu tên cột, chọn Dữ liệu và sau đó chọn Sắp xếp A đến Z

Đánh dấu tên cột, chọn Dữ liệu và sau đó chọn Sắp xếp A đến Z

Bây giờ cột tên đã được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, nhưng cột số thứ tự cũng thay đổi và được đảo ngược. Do đó, bạn cần sắp xếp lại cột số thứ tự này.

Cột tên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái nhưng số thứ tự bị đảo ngược

Cột tên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái nhưng số thứ tự bị đảo ngược

Bước 2: Nhập số thứ tự của ô đầu tiên trong danh sách có tên là 1> Di chuyển chuột xuống góc dưới bên phải của ô đầu tiên để trỏ chuột biến thành dấu cộng như hình.

Nhập số 1 cho ô đầu tiên và di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô

Nhập số 1 cho ô đầu tiên và di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô

Bước 3: Bạn nhấn giữ và kéo thả chuột (hoặc nhấn đúp chuột trái) để sao chép các ô còn lại. Do đó, tất cả các số thứ tự sẽ thay đổi thành 1.

Giữ và kéo chuột đến các ô còn lại

Giữ và kéo chuột đến các ô còn lại

Bước 4: Bấm vào biểu tượng tùy chọn bên dưới> Chọn Fill Series để sắp xếp cột số thứ tự theo đúng thứ tự.

Chọn chuỗi điền

Chọn chuỗi điền

Vậy là xong, bạn đã hoàn thành việc sắp xếp các tên theo thứ tự bảng chữ cái rồi đấy!

Kết quả

Kết quả

3. Sắp xếp khi Tên và Họ dùng chung một cột

Hướng dẫn nhanh

– Thêm Tên cột:

Bấm chuột phải vào cột bên phải của cột Họ và Tên> Chọn Chèn> Đổi tên cột vừa tạo thành cột Tên> Sao chép thông tin ở cột Họ và Tên sang cột Tên> Đánh dấu cột Tên> Bấm Ctrl + H> Nhập dấu cách “*” + và chọn Thay thế Tất cả> Bấm Đóng> Bấm OK.

– Sắp xếp thứ tự cột Tên:

Đánh dấu tên cột> Chọn ruy-băng Dữ liệu> Chọn Sắp xếp AZ> Điều chỉnh Sắp xếp> Đánh dấu cột số thứ tự> Nhấp vào biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn Điền Chuỗi.

Hướng dẫn chi tiết

– Tách biệt Tên khỏi Họ và Tên

Bước 1: Đánh dấu rồi bấm chuột phải vào cột bên cạnh cột Họ và tên> Chọn Chèn. Một cột trống được chèn vào bên cạnh cột Họ.

Chọn Chèn để chèn thêm một cột bên cạnh cột Họ

Chọn Chèn để chèn thêm một cột bên cạnh cột Họ

Bước 2: Đặt tên cho cột vừa tạo là cột Tên> Sao chép toàn bộ nội dung ở cột Họ và Tên sang cột Tên.

Đặt tên cho cột mới

Đặt tên cho cột mới

Bước 3: Đánh dấu cột Tên> Nhấn Ctrl + H để mở giao diện Tìm và Thay thế> Tại mục Tìm gì, bạn nhập dấu *> Chọn Thay thế Tất cả.

Làm việc với hộp thoại Tìm và Thay thế

Làm việc với hộp thoại Tìm và Thay thế

Bước 4: Nhấn OK để xác nhận> Nhấn Close để đóng cửa sổ Find and Replace.

Bấm OK rồi chọn Đóng

Bấm OK rồi chọn Đóng

Bây giờ bạn sẽ có một bảng với một cột Tên riêng biệt.

Cột tên được phân tách

Cột tên được phân tách

– Tách biệt Tên đệm và Tên đệm

Bước 5: Tiếp tục chèn thêm cột để ngăn cách giữa họ và tên: Đánh dấu và nhấn chuột phải vào cột bên cạnh cột Họ> Chọn Chèn để chèn cột trống.

Chèn thêm một cột bên cạnh cột Họ

Chèn thêm một cột bên cạnh cột Họ

Bước 6: Tại ô C2 (ô họ và tên), nhập công thức: = LEFT (B2, LEN (B2) -LEN (D2))> Nhấn Enter.

Nhập công thức để tách họ và tên đệm

Nhập công thức để tách họ và tên đệm

Bây giờ bạn sẽ có kết quả là họ và tên đệm đã được tách biệt.

Bước 7: Di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của ô tên đệm đã chia sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu + như hình dưới đây.

Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của hộp tên đệm đã chia

Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của hộp tên đệm đã chia

Bước 8: Nhấn giữ và rê chuột đến các ô còn lại để sao chép công thức. Vì vậy, bạn đã có một cột họ đệm riêng biệt.

Bấm và giữ chuột và kéo xuống các ô còn lại

Bấm và giữ chuột và kéo xuống các ô còn lại

Bước 9: Vào đây, để cho đẹp và thuận tiện cho việc trình bày, bạn bôi đen và bấm chuột phải vào cột Họ và tên> Chọn Ẩn để ẩn cột này.

Ẩn cột Họ và Tên

Ẩn cột Họ và Tên

Lúc này, thao tác sắp xếp giống như mục 1 ở trên.

– Sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái

Bước 10: Đánh dấu tên cột> Chọn tab Dữ liệu> Chọn biểu tượng Sắp xếp từ A đến Z.

Đánh dấu tên cột, chọn Dữ liệu và sau đó chọn Sắp xếp A đến Z

Đánh dấu tên cột, chọn Dữ liệu và sau đó chọn Sắp xếp A đến Z

Bước 11: Cột tên đã được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, tuy nhiên cột số thứ tự cũng thay đổi và đảo ngược lại. Bạn cần tiến hành sắp xếp lại cột số thứ tự này.

Cột tên được sắp xếp nhưng cột thứ tự bị đảo ngược

Cột tên được sắp xếp nhưng cột thứ tự bị đảo ngược

Bước 12: Nhập số thứ tự của ô đầu tiên trong danh sách là 1> Di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải của ô đầu tiên để con trỏ chuột biến thành dấu cộng như hình dưới đây.

Nhập 1 vào ô đầu tiên và di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải

Nhập 1 vào ô đầu tiên và di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải

Bước 13: Bạn nhấn giữ và rê chuột (hoặc nhấn đúp chuột trái) để dán các ô còn lại. Do đó, tất cả các số thứ tự sẽ thay đổi thành 1.

Nhấn giữ và kéo chuột xuống các ô còn lại

Nhấn giữ và kéo chuột xuống các ô còn lại

Bước 14: Click vào biểu tượng tùy chọn bên dưới> Chọn Fill Series để sắp xếp cột số thứ tự theo đúng thứ tự.

Chọn tùy chọn Điền chuỗi

Chọn tùy chọn Điền chuỗi

Sau khi thực hiện xong, cột tên đã được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo tên.

Kết quả tên được sắp xếp

Kết quả tên được sắp xếp

4. Tạo bộ lọc sắp xếp nhanh

Hướng dẫn nhanh

Chọn Dữ liệu> Chọn Sắp xếp & Bộ lọc> Chọn Bộ lọc> Chọn biểu tượng mũi tên> Chọn Sắp xếp A đến Z hoặc Sắp xếp Z thành A> Chọn OK.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại bảng Excel, nhấp vào tab Dữ liệu> Chọn Bộ lọc.

Chọn tab Dữ liệu và chọn Bộ lọc

Chọn tab Dữ liệu và chọn Bộ lọc

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng mũi tên trong ô Name> Chọn Sort A to Z để sắp xếp các tên theo thứ tự bảng chữ cái> Nhấn OK.

Sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái

Sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái

Sau khi hoàn tất, cột tên đã được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái bằng cách tạo bộ lọc sắp xếp nhanh.

Sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái

Sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

0 views0 comments