Cách căn chỉnh các trang Excel để vừa với giấy A4 khi in

Trang vừa với A4

Không giống như Word, Excel là một bảng tính có chiều rộng mở rộng theo cả chiều ngang và chiều dọc, do đó, đôi khi dữ liệu trên trang tính Excel sẽ vượt ra ngoài một trang giấy in A4. Do đó, khi muốn in tài liệu Excel ra vừa khổ giấy A4, bạn cần thực hiện theo thủ thuật sau đây của ThuThuatPhanMem.vn.

1. Kiểm tra trang Excel trên giao diện in A4

Trước khi chúng ta đi vào căn chỉnh trang, trước tiên chúng ta hãy hiểu cách một trang tài liệu sẽ vượt quá phạm vi của một trang A4.

Như đã nói ở trên, bạn nên biết rằng giao diện của Excel là một bảng tính gần như không giới hạn để bạn có thể ghi chú và thống kê tài liệu. Nhưng khi in ra giấy, nó cũng sẽ có những ranh giới mà bạn không nhìn thấy. Để hiển thị giao diện trang in hoặc xem các giới hạn đó, bạn cần làm theo các bước sau.

Đầu tiên, bạn cần đi tới dải băng View trên thanh công cụ. Ruy-băng này chứa các chức năng xem dữ liệu trong Excel để bạn có thể chọn một chế độ xem phù hợp nhất, bao gồm cả chế độ xem phân trang A4 để bạn có thể giới hạn dữ liệu trong trang in.

Trong ribbon View sẽ có phần Wordkbook Views và trong phần này có một tùy chọn bạn có thể sử dụng đó là Page Break Preview. Các đường màu xanh lam được hiển thị trong dạng xem này là các đường phân giới cho bạn biết từ đâu đến đâu của một trang A4.

Bạn cũng có thể nhìn vào chữ nổi bị mờ để đếm số trang Trang 1, Trang 2, Trang 3… để biết thứ tự in của trang tính Excel.

Như bạn có thể thấy trong các ví dụ dưới đây, dữ liệu tạo ra trong bảng dữ liệu khá lớn và dàn trải nên một trang A4 không thể chứa hết nội dung của nó, vì vậy khi in Excel sẽ tách chúng ra thành các trang A4. Sự khác biệt.

Xem trước ngắt trang

Ngoài ra, bạn cũng có thể chuyển sang chế độ xem Bố cục Trang. Với chế độ này, bạn có thể thấy rằng trang tính Excel của mình được tách thành các trang trống riêng biệt, trông giống như các trang trong Word.

Và đây là giới hạn trang A4 của Excel.

Bố trí trang

Như bạn có thể thấy, để dữ liệu Excel vừa với trang in A4, bạn cần phải thực hiện một chút chỉnh sửa khác nhau tùy thuộc vào dữ liệu trong trang của bạn.

2. Cách căn chỉnh các trang Excel cho vừa với khổ giấy A4 khi in ra

Có nhiều phương pháp để căn chỉnh trang tính Excel cho vừa với trang giấy A4. Các phương pháp này sẽ có các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào cách bố trí của dữ liệu trang tính. Bạn có thể xem xét từng loại phương pháp bên dưới để xem phương pháp nào phù hợp nhất cho bảng tính Excel của mình.

2.1. Trang tính Excel nằm ngang trước khi in

Các sheet dữ liệu Excel khi được gửi đi in thường mặc định là trang dọc, nhưng nếu dữ liệu sheet của bạn là loại tài liệu trải theo chiều ngang vì có nhiều cột hoặc nhiều cột thì bạn cần xoay nó. Trải tờ giấy theo chiều ngang để vừa tất cả dữ liệu trong một tờ giấy A4.

Đầu tiên bạn phải đảm bảo rằng trang của bạn khi in ra sẽ ở khổ A4.

Bạn phải vào ribbon Page Layout, tại đây bạn sẽ thấy phần Thiết lập trang, nhấp vào biểu tượng Kích thước trong phần này. Với danh sách hiển thị, chọn A4 để thay đổi khổ giấy thành khổ A4.

Chọn kích thước A4

Sau đó, bạn tiếp tục thay đổi vòng xoay của trang. Vẫn nằm trong ribbon Bố cục trang và phần Thiết lập trang, nhưng lần này bạn nhấp vào Định hướng.

Bạn sẽ thấy rằng ban đầu Excel sẽ để tùy chọn Định hướng thành Chân dung, nghĩa là trang xoay theo chiều dọc. Bạn bấm vào Landscape để thay đổi hướng của trang theo chiều ngang.

Phong cảnh

Sau khi thực hiện việc này, bạn chuyển dạng xem của trang tính Excel sang chế độ Xem trước Ngắt trang. Cách chuyển chế độ xem này đã được ThuThuatPhanMem bật mí trong phần 1 của bài viết.

Lúc này, đường giới hạn nội dung vẫn được giữ nguyên kích thước, bạn cần nhấp vào đường thẳng đứng đầu tiên màu xanh lam, sau đó nhấn giữ chuột và kéo đến hết chiều rộng của dữ liệu.

Kéo chuột đến toàn bộ chiều rộng của dữ liệu

Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ thấy trang đầu tiên của bản in Trang 1 sẽ chứa tất cả nội dung của bảng dữ liệu Excel.

Trang 1 sẽ chứa tất cả nội dung của bảng dữ liệu Excel

Bạn có thể xem nội dung của tờ được sắp xếp như thế nào trong một tờ giấy A4 khi in bằng cách mở chế độ in. Đi tới ruy-băng Tệp và chọn In. Hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P.

In

Bạn sẽ thấy bố cục sau khi in ra giấy A4 sẽ giống như những gì bạn thấy trong phần Xem trước của chế độ In.

Xem trước

2.2. Căn chỉnh các lề cho trang

Nếu bạn để trang tính Excel của mình ở dạng xem Bố cục Trang, bạn có thể thấy dữ liệu của mình ở trên trang và cũng sẽ có các lề trên cả bốn cạnh.

Đôi khi bạn đặt lề trang quá rộng khiến dữ liệu của bạn không thể vừa một trang A4. Do đó, bạn cần điều chỉnh lại lề giấy cho phù hợp.

Điều chỉnh lề giấy cho phù hợp

Để điều chỉnh lề giấy cho trang tính Excel, hãy đi tới ruy-băng Bố cục Trang và chọn Lề trong phần Thiết lập Trang.

Trong tùy chọn Margins này, đã có sẵn các kiểu căn chỉnh giấy với các thông số hiển thị ở bên cạnh.

– Top: Khoảng cách lề trên

– Bottom: Khoảng cách của lề dưới

– Left: Khoảng cách lề trái

– Right: Khoảng cách lề phải

– Header: Khoảng cách cho tiêu đề

– Chân trang: Khoảng cách cho chân trang

Nếu không muốn chọn kiểu căn chỉnh như có sẵn, bạn có thể vào Lề tùy chỉnh để tạo dữ liệu căn chỉnh miễn phí theo thông số của riêng mình.

Lề tùy chỉnh

Các thông số Top, Header, Left, Right, Bottom, Footer có ý nghĩa tương tự như ThuThuatPhanMem đã nói ở trên. Bạn có thể điều chỉnh thông số này tại đây với các con số cụ thể. Sau khi điều chỉnh xong, bấm OK để xác nhận lại tất cả các thay đổi tùy chọn trước đó.

Biên lợi nhuận.  thông số

Đây là một phương pháp điều chỉnh lề giấy để dữ liệu Excel có thể vừa với trang in A4.

2.3. Sắp xếp điều chỉnh độ rộng cột và hàng cho phù hợp

Tất cả các phương pháp trên hầu hết là thay đổi trang để nó phù hợp với dữ liệu hiện có mà không cần phải thay đổi bố cục của dữ liệu để nó phù hợp với trang A4. Phương pháp ThuThuatPhanMem dưới đây sẽ nói về việc thay đổi bố cục của các cột và hàng trong Excel.

2.3.1. Chỉnh sửa định dạng để thu hẹp vùng dữ liệu

Để thay đổi định dạng của ô dữ liệu trong Excel, bạn cần đánh dấu tất cả các ô dữ liệu đó. Lưu ý rằng với Excel, bạn không nên sử dụng Ctrl A để đánh dấu tất cả các trang tính. Vì nó sẽ bôi đen tất cả các ô tham số kể cả những ô không chứa dữ liệu. Và khi bạn thay đổi định dạng, các ô tham số không có dữ liệu này sẽ nhận được một kiểu dữ liệu thay đổi định dạng.

Điều này sẽ làm cho tệp Excel của bạn nặng hơn vì bạn phải lưu trữ tham số cho nhiều ô tham số. Nó cũng có thể phức tạp để chạy hoặc thao tác các tệp. Các thao tác để thay đổi định dạng cho ô dữ liệu Excel nằm trên dải băng Trang chủ trên thanh công cụ. Và các chức năng thay đổi định dạng để các trang dữ liệu có thể nằm gọn trên khổ giấy A4 đều nằm trong phần Font.

Bạn có thể điều chỉnh kích thước phông chữ với các số cụ thể. Hoặc thay đổi phông chữ cũng sẽ thay đổi khu vực mà ô dữ liệu chiếm.

Bên cạnh đó, các hiệu ứng in đậm và nghiêng cũng làm tăng diện tích của ô dữ liệu lên một chút.

Chọn kích thước phông chữ

2.3.2. Điều chỉnh chiều rộng cột và hàng

Bạn cũng có thể điều chỉnh lại độ rộng cột và độ dài hàng để chỉnh sửa dung lượng mà dữ liệu Excel của bạn chiếm. Khi khu vực này bị thu hẹp, dữ liệu Excel có thể sẽ hoàn toàn phù hợp trên trang A4 của bạn.

Để điều chỉnh độ rộng của một cột Excel, bạn bôi đen toàn bộ cột bằng cách di chuột đến vị trí tên cột bên cạnh thanh thước kẻ.

Sau đó, mở ruy-băng Trang chủ và bấm vào tùy chọn Định dạng trong phần Ô của ruy-băng này. Sau đó chọn dòng Column Width để có thể điều chỉnh độ rộng của một cột dữ liệu.

Chiều rộng cột

Điền các thông số thích hợp để điều chỉnh độ rộng của cột dữ liệu bạn đã chọn.

Điền các thông số thích hợp để điều chỉnh độ rộng của cột dữ liệu

Tương tự, chúng ta cũng có thể điều chỉnh độ dài hàng cho văn bản bằng cách đánh dấu một hàng và sau đó đi tới dải băng Trang chủ, chọn Định dạng trong phần Ô của dải băng này. Sau đó chọn hàng Chiều cao hàng để có thể điều chỉnh độ rộng của một cột dữ liệu.

Chiều cao hàng

Phương pháp trên là điều chỉnh độ rộng và chiều dài của các cột và hàng trong Excel theo con số cụ thể mà chúng tôi đưa ra. Bạn không có một số cụ thể để điều chỉnh cho các hàng và cột, bạn có thể chọn chia tỷ lệ các hàng và cột để vừa với dữ liệu có trong hàng / cột.

Với cách này, bạn có thể bôi đen nhiều hàng và cột cùng lúc, sau đó cũng mở ribbon Home và tìm đến mục Cells rồi nhấn vào Format như trên, nhưng lần này thay vì hai tùy chọn Row Height và Column Width, bạn hãy chọn AutoFit Chiều cao hàng. (tự động căn chỉnh độ dài hàng) và AutoFit Column Width (tự động căn chỉnh độ rộng cột).

Chiều rộng cột AutoFit

Bằng cách này, bạn có thể căn chỉnh độ rộng các cột với độ dài hàng thích hợp mà không làm ẩn dữ liệu mà vẫn có thể tạo độ dàn trải vừa phải phù hợp với trang in A4.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của ThuThuatPhanMem về cách căn chỉnh trang Excel cho vừa với khổ giấy A4 khi in. Hy vọng bài viết đã mang lại đầy đủ kiến ​​thức cần thiết để giải quyết vấn đề mà bạn đang gặp phải. Hãy theo dõi các bài viết khác của chúng tôi để biết thêm nhiều thủ thuật hay.

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

1 view0 comments