top of page

4 cách nén và giảm dung lượng file Word cực đơn giản và nhanh chóng

Khi dung lượng của tập tin Word quá lớn sẽ khiến bạn gặp khó khăn trong việc lưu trữ, mở và kiểm soát nội dung. Mở và chỉnh sửa cũng mất nhiều thời gian. Đừng lo lắng, hãy theo dõi bài viết này để biết cách giảm dung lượng file Word đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả nhé!

I. Nguyên nhân nào làm tăng dung lượng tệp Word?

  1. Vì kích thước hình ảnh quá lớn.

  2. Việc bạn chèn nhiều hình ảnh cũng sẽ làm tăng dung lượng của file Word.

  3. Do quá nhiều dữ liệu chưa được tối ưu hóa.

II. Làm thế nào để giảm kích thước của tệp Word?

Giảm kích thước miễn phí mà không cần phần mềm

Bước 1: Truy cập trang web SmallPDF.com

Bước 2: Chọn Giảm kích thước tệp PDF.

Chọn Giảm kích thước tệp PDF

Chọn Giảm kích thước tệp PDF

Bước 3: Bấm CHỌN FILES> Chọn tệp Word từ máy tính> Bấm Mở> Chờ tải tệp lên.

Chờ tệp được tải lên

Chờ tệp được tải lên

Bước 4: Chọn 1 trong 2 tùy chọn Nén cơ bản (giảm ít dung lượng) và Nén mạnh (giảm nhiều dung lượng nhưng tốn tiền).

Chọn 1 trong 2 tùy chọn Nén cơ bản và Nén mạnh

Chọn 1 trong 2 tùy chọn Nén cơ bản và Nén mạnh

Bước 5: Nhấn Chọn tùy chọn> Chờ một lát để SmallPDF tiến hành giảm dung lượng cho file Word.

Chờ một chút để SmallPDF giảm kích thước của tệp Word

Chờ một chút để SmallPDF giảm kích thước của tệp Word

Bước 6: Dung lượng của file Word đã được giảm xuống> Nhấn Download file để tải về.

Nhấp vào Tải xuống tệp để tải xuống

Nhấp vào Tải xuống tệp để tải xuống

Nén hình ảnh trực tiếp trong tệp

Kích thước ban đầu của tệp Word.

Kích thước ban đầu của tệp Word

Kích thước ban đầu của tệp Word

Bước 1: Mở tệp Word> Bấm vào ảnh trong tệp để hiển thị tab Định dạng.

Nhấp vào hình ảnh trong tệp để hiển thị tab Định dạng

Nhấp vào hình ảnh trong tệp để hiển thị tab Định dạng

Bước 2: Chọn tab Định dạng> Chọn Nén Ảnh.

Chọn Nén ảnh

Chọn Nén ảnh

Bước 3: Hộp thoại Nén ảnh xuất hiện> Bỏ chọn Chỉ áp dụng cho ảnh này.

Bỏ chọn Chỉ áp dụng cho ảnh này

Bỏ chọn Chỉ áp dụng cho ảnh này

Bước 4: Tích vào các mục để nén ảnh tùy theo mục đích> Nhấn OK.

Trong đó:

  1. Print (220 ppi): chất lượng tuyệt vời trên hầu hết các máy in và màn hình, để giảm kích thước của tệp word một cách tối ưu cho các tệp in.

  2. Màn hình (150 ppi): để chia sẻ trên web và lưu trong dự án.

  3. E-mail (96 ppi): để chia sẻ qua email hoặc nhấp vào Sử dụng độ phân giải tài liệu để đặt nó làm mặc định.

Đánh dấu vào các mục để nén ảnh tùy theo mục đích

Đánh dấu vào các mục để nén ảnh tùy theo mục đích

Bước 5: Tận hưởng thành quả.

Kích thước của tệp Word đã được giảm đáng kể

Kích thước của tệp Word đã được giảm đáng kể

Tắt chỉnh sửa ảnh

Bước 1: Mở file Word cần nén> Chọn thẻ File.

Chọn tab tệp

Chọn tab tệp

Bước 2: Chọn Tùy chọn.

Lựa chọn các phương án

Lựa chọn các phương án

Bước 3: Trong hộp thoại Tùy chọn Word> Chọn Nâng cao.

Chọn Nâng cao

Chọn Nâng cao

Bước 4: Bạn vào mục Image Size and Quality> Bỏ chọn ô Không nén file ảnh> Nhấn OK để giảm dung lượng cho file Word.

nhấn OK

nhấn OK

Xóa các ký tự khoảng trắng không cần thiết

Bước 1: Mở file Word> Nhấn Ctrl + H để hiển thị hộp thoại Find and Replace.

Nhấn Ctrl + H để hiển thị hộp thoại Tìm và Thay thế

Nhấn Ctrl + H để hiển thị hộp thoại Tìm và Thay thế

Bước 2: Trong hộp thoại Find and Replace> Đến phần Find what, nhập “. ^ P” (ký tự này dấu chấm “.” Sẽ là dấu để kết thúc câu, và “p” sẽ là ký hiệu cho một dòng mới).

Đi tới Tìm gì và nhập “. ^ P”

Đi tới Tìm gì và nhập “. ^ P”

Bước 3: Vào phần Replace with, bạn có thể nhập ký tự tùy ý. Ví dụ: #### (để thay thế ký tự xuống dòng)> Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Nhấp vào Thay thế Tất cả

Nhấp vào Thay thế Tất cả

Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H> Tại mục Tìm gì nhập ký tự dòng mới “^ p”> Đến mục Thay thế bằng, nhập dấu cách (nhấn vào thanh Dấu cách)> Chọn Thay thế tất cả.

Thay thế bằng nhập dấu cách (nhấp vào thanh Dấu cách)

Thay thế bằng nhập dấu cách (nhấp vào thanh Dấu cách)

Bước 5: Tiếp tục nhấn Ctrl + H> Tại mục Tìm gì, nhập ký tự “####” thay thế dấu câu ở bước 3> Tại mục Thay thế bằng, nhập “. ^ P”> Chọn Thay thế Tất cả để xóa bỏ trống hàng và sửa lỗi ngắt dòng tùy ý trong Word.

Chọn Thay thế Tất cả

Chọn Thay thế Tất cả

Trên đây là những cách có thể giúp bạn giảm dung lượng file Word đơn giản, nhanh chóng nhưng cũng vô cùng hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách làm, hãy để lại bình luận bên dưới. Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc may mắn!

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

2 views0 comments

Commenti


bottom of page