Hiện nay, trong excel có đa dạng các hàm nhằm hỗ trợ người sử dụng trong mục đích đưa ra kết quả chính xác nhất. Khi nhắc đến việc liệt kê các giá trị thì đa phần mọi người thường dùng hàm Lookup. Tuy nhiên, hàm này có nhược điểm là chỉ đưa ra được kết quả của trị giá xuất hiện sớm nhất. Và không hỗ trợ trích xuất dữ liệu để tập hợp thành một bảng khác. Như vậy, 3 hàm liệt kê các giá trị trong excel khác đã ra đời để khắc phục được các nhược điểm trên.
Các hàm liệt kê các giá trị trong excel thông dụng mà bạn cần biết
Excel là một công cụ hữu ích trong mọi lĩnh vực. Chúng giúp rút ngắn các công việc và đem lại hiệu quả cao hơn là làm thủ công. Vì vậy, trong thời đại công nghệ phát triển thì excel cũng ngày càng cải tiến hơn để đáp ứng yêu cầu công việc cao. Thông qua việc cho ra đời các hàm tính toán và một trong số đó là các hàm liệt kê các giá trị trong excel. Dưới đây là 3 hàm thường được sử dụng trong việc liệt kê các giá trị.
Hàm IFERROR
Hàm IFERROR được sử dụng với mục đích là để lấy những giá trị mong muốn khi điều kiện của hàm này cho kết quả lỗi. Chúng sẽ trả về một kết quả tùy chỉnh khi một công thức tạo ra lỗi. Và sẽ trả về một kết quả chuẩn khi không có lỗi nào được phát hiện. Đây là một cách đơn giản để quản lý lỗi mà không cần lồng quá nhiều hàm IF vào nhau.
Hàm IFERROR.
Cấu trúc hàm
= IFERROR(value, value_if_error).
IFERROR: Tên gọi của hàm.
Value: Giá trị mà bạn cần xác định có xuất hiện lỗi hay không.
Value_if_error: Giá trị sẽ lấy về khi tìm thấy lỗi.
Chú ý
Nếu giá trị của value cho là các lỗi sau: # N / A, #VALUE !, #REF !, # DIV / 0 !, #NUM !, #NAME ?, hoặc #NULL !. thì hàm sẽ trả về là value_if_error. Còn nếu không thì sẽ trả về là giá trị value.
Hàm INDEX
Khi nhắc đến các hàm liệt kê các giá trị trong excel thì không thể không nhắc đến hàm INDEX. Hàm này sẽ trả về giá trị tại một vị trí nhất định trong một phạm vi hoặc một mảng. Bạn có thể sử dụng chúng để truy xuất các giá trị riêng lẻ hoặc toàn bộ các hàng và cột mong muốn. INDEX thường được sử dụng kết hợp với hàm MATCH vì loại hàm này sẽ định vị và cung cấp một vị trí cho INDEX. Hàm này có hai loại là dạng mảng và dạng tham chiếu nhằm đáp ứng mục đích sử dụng của người dùng.
Hàm INDEX dạng mảng
Dạng hàm này sẽ đưa ra dữ liệu của một ô trong vùng. Với nền tảng là chỉ số row và chỉ số array của vùng đó.
Ví dụ về việc sử dụng hàm INDEX dạng mảng.
Cấu trúc hàm
=INDEX(array, row_num, [column_num]).
INDEX: Tên gọi của hàm
Array: Nguồn dữ liệu bao gồm các dãy hoặc mảng ô giá trị.
row_num: Chọn số hàng thích hợp.
column_num: Chọn số cột thích hợp.
Chú ý
Khi sử dụng hàm INDEX thì bạn phải sử dụng ít nhất một trong hai dữ liệu Row và Column trong công thức. Nếu không thì kết quả sẽ báo lỗi cho phép tính của bạn.
Hàm INDEX dạng tham chiếu
Hàm này sẽ đưa ra tham chiếu của ô nằm ở giao của một hàng và một cột cố định. Sự khác biệt của dạng tham chiếu so với dạng mảng là chúng cho phép tham chiếu nhiều hơn một mảng. Cùng với một đối số tùy chọn để có thể chọn mảng nào nên được sử dụng để tính toán.
Hàm INDEX thường được kết hợp với hàm MATCH.
Cấu trúc hàm
=INDEX(Reference,Row_num,[Column_num],[Area_num])
Reference: Vùng tham chiếu cố định hay mẫu tham chiếu.
Row_num: Số hàng có tính chất cố định.
Column_num: Số cột có tính chất tùy chọn.
Area_num: Đối số hay số của vùng ô sẽ đưa ra giá trị tại vùng Reference.
Chú ý
Nếu bạn không sử dụng tới phần Area_num thì hàm INDEX sẽ tự dùng một vùng tùy chọn.
Hàm SMALL
Hàm này là loại hàm liệt kê các giá trị trong excel thường được sử dụng nhất. Chúng sẽ trả về các giá trị dựa trên vị trí của các giá trị đó trong danh sách. Và được xếp hạng theo một sắp xếp cụ thể tùy chọn. Nói cách khác, nó có thể truy xuất và trả về giá trị nhỏ tương ứng thứ k của nguồn dữ liệu đưa ra.
Cấu trúc hàm
=SMALL(array,k).
SMALL: Tên gọi của hàm.
Array: Vùng dữ liệu số mà bạn cần tìm ra giá trị nhỏ thứ k của chúng. Hay là một dải ô để trích xuất các giá trị nhỏ nhất.
K: Giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu cần truy xuất.
Hàm SMALL.
Chú ý
Nếu bạn để trống array hoặc đưa giá trị k nhỏ hơn hoặc bằng không hoặc nhiều hơn số đếm trong vùng dữ liệu. Thì hàm sẽ trả về giá trị lỗi (#NUM!).
Cách sử dụng các hàm liệt kê các giá trị trong excel
Các hàm trực tiếp hiện nay của excel không đáp ứng được hầu hết tất cả các yêu cầu được đưa ra. Bao gồm cả việc liệt kê danh sách và sao chép. Vì vậy, đòi hỏi người sử dụng phải biết cách kết hợp chính xác các loại hàm trên. Từ đó, nhằm mục đích là tạo ra được các hàm có thể đáp ứng được yêu cầu tính toán kết quả của mình.
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các loại hàm liệt kê các giá trị trong excel. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những hàm này để đáp ứng các yêu cầu tính toán của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.