Là một nhân viên văn phòng, excel là một công cụ không thể thiếu đối với bạn. Nhưng bạn có chắc rằng mình đã biết hết những thủ thuật excel hữu ích để có thể làm việc với excel một cách hiệu quả nhất?
Sử dụng thành thạo excel giúp ích rất nhiều trong công việc, đặc biệt là đối với những người làm trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Các hàm trong excel, các tiện ích trong excel luôn rất hữu ích trong công việc. Giỏi xuất sắc không chỉ giúp ích cho bạn trong công việc mà còn nhận được sự tôn trọng từ mọi người. Một trong những yếu tố để được coi là giỏi excel là thành thạo các thủ thuật excel cơ bản. Sau đây, 123job xin điểm qua 10 thủ thuật excel cơ bản giúp bạn thao tác nhanh hơn và làm việc chuyên nghiệp hơn.
1. In 1 vùng tùy chọn trong Excel
Thủ thuật excel dành cho dân văn phòng khi muốn in một thông tin trong một bảng tính excel bất kỳ sẽ được thực hiện như sau: (các bước thực hiện trên excel 2010, các bạn cũng có thể thực hiện tương tự với các phiên bản excel khác)
Bước 1 – Chọn vùng bạn muốn in: Chọn phần bạn muốn in bằng cách giữ chuột trái và kéo để tô sáng nó. Bước 2 – Đặt vùng in: Vào “Bố cục trang” >>> “Vùng in ”>>>“ Đặt vùng in ”Bước 3 – In vùng đã chọn: Căn chỉnh trước khi in như văn bản bình thường sau đó tiến hành in văn bản
Thủ thuật Excel cho dân văn phòng
2. Cố định tiêu đề hàng hoặc cột trong Excel
Trong trường hợp bạn đang làm việc trên một bảng tính bao gồm rất nhiều hàng và cột, khi bạn rê chuột xuống hoặc rê chuột sang một bên thì các tiêu đề hàng hoặc cột cũng theo đó mà ra, rất khó khớp. chiếu dữ liệu. Bạn cần cố định tiêu đề hàng hoặc cột để tiện theo dõi. Hãy sử dụng công cụ Freeze Panes. Đây là một trong những thủ thuật trong excel rất cơ bản và hữu ích trong nhiều trường hợp.
Thủ thuật Excel cho dân văn phòng
Giao diện công cụ Freeze panes
Làm như thế nào:
* Đã sửa dòng đầu tiên:
Vào XEM >>> Cố định Panes >>> Cố định Hàng trên cùng ngay sau đó bảng tính excel sẽ cố định hàng trên cùng của bảng tính excel
Kết quả sau khi thực hiện thủ thuật excel này là khi bạn kéo các dòng xuống dưới cùng thì dòng tiêu đề bạn muốn vẫn cố định trên màn hình làm việc excel của bạn.
* Đã sửa cột đầu tiên:
Tương tự, đi tới XEM >>> Cố định ngăn >>> Cố định cột đầu tiên Thủ thuật Excel này sẽ đóng băng cột đầu tiên của trang tính.
Kết quả là khi bạn kéo trang tính sang bên phải, cột đầu tiên sẽ vẫn cố định đối với bạn.
* Đã sửa bất kỳ hàng hoặc cột nào:
Đặt chuột vào vị trí là ô đầu tiên sau cột bạn muốn cố định hoặc bên dưới hàng bạn muốn cố định rồi thực hiện các bước tương tự như trên.
Sau các thủ thuật excel bạn thực hiện các dòng phía trên dòng đặt con trỏ và các cột phía trước cột nơi đặt con trỏ sẽ được cố định.
Ví dụ: Nếu bạn muốn cố định Cột thứ 3 (Cột C), hàng thứ 8, bạn sẽ đặt chuột vào Ô D9.
3. Tham chiếu nhanh giá trị thanh trạng thái
Thủ thuật excel này rất đơn giản và hữu ích, bạn có một bảng dữ liệu số, đối với dữ liệu số, thông thường các thủ thuật excel cơ bản có thể kể đến khi làm việc với bảng này là các hàm như Sum – tính tổng, Min – tìm giá trị nhỏ nhất , Max – tìm giá trị lớn nhất hoặc Average – tính giá trị trung bình….
Thay vì sử dụng các hàm tính toán thống kê đó từng bước để tìm ra kết quả thì chúng ta có thể xem nhanh các giá trị này bằng thủ thuật excel tham chiếu nhanh giá trị trên thanh trạng thái bằng cách: Đánh dấu vùng dữ liệu mà bạn muốn thực hiện thủ thuật excel và mở thanh trạng thái Tùy chỉnh để xem các số liệu ở dưới cùng.
Hình minh họa:
Thủ thuật excel cơ bản
Bạn có thể thêm hoặc xóa các tham số trong thanh trạng thái bằng cách nhấp chuột phải vào thanh trạng thái để chọn hoặc xóa các phép tính trong menu Tùy chỉnh Thanh trạng thái.
4. Thay đổi cột thành hàng, hàng thành cột
Khi bạn muốn đổi cột thành hàng, hàng thành cột, thay đổi cấu trúc hàng cột trong bảng tính excel, hãy thực hiện thủ thuật excel cơ bản sau:
Đánh dấu bảng dữ liệu muốn thay đổi – Chọn “Sao chép” – Chọn “Dán đặc biệt” trên màn hình sẽ xuất hiện giao diện (bên dưới).
Tiếp tục nhấp vào “Transpose” và nhấp vào ok.
Thủ thuật excel cơ bản
5. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường
Bạn đang làm việc với một danh sách lộn xộn những cái tên như bảng dưới đây và bạn muốn những cái tên này được viết toàn chữ hoa hoặc viết hoa,… thì đây là thủ thuật excel dành cho dân văn phòng dành cho bạn.
Thủ thuật excel cơ bản
Cột A là cột họ tên, trong excel có một số mẹo chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường cho bạn lựa chọn như sau:
Viết hoa tất cả các chữ cái: Sử dụng LÊN. hàm số
Viết thường tất cả các chữ cái: Sử dụng LOWER. hàm số
Viết hoa các chữ cái đầu tiên: Sử dụng PROPER. hàm số
6. Mở nhiều sổ làm việc Excel cùng một lúc
Giữ phím Ctrl và nhấp vào tệp bạn muốn mở, sau đó nhấn phím Enter.
Đây là giải pháp khi bạn cần mở nhiều file excel cùng lúc để làm việc, thay vì mở từng file bạn có thể mở nhiều file cùng lúc với 1 thao tác như trên. Đây là thủ thuật cơ bản trong các thủ thuật excel được nhiều dân văn phòng, kế toán sử dụng.
7. In văn bản từ Excel khi lật trang vẫn có tiêu đề
Khi in tài liệu bằng bảng excel, chắc hẳn những bạn không biết các thủ thuật excel dành cho dân văn phòng sẽ thường gặp phải một tình huống rất khó chịu đó là khi lật trang thì không theo dõi được dữ liệu một cách hiệu quả vì không còn theo dõi được tiêu đề nội dung của các ô dữ liệu (tương tự như tình huống trong mẹo excel # 1). Ví dụ để bạn hình dung:
Thủ thuật Excel- trang trước
Thủ thuật Excel – Trang tiếp theo
Giải pháp cho trường hợp này các thủ thuật excel cơ bản bạn có thể làm như sau:
Bước 1: “Bố cục trang” => “Thiết lập trang” => Chọn tab “Trang tính” Bước 2: Trong cửa sổ tab “trang tính” chọn “Hàng để lặp lại ở trên cùng” – lặp lại dòng trên; sau đó điều hướng để đánh dấu dòng chủ đề bạn muốn lặp lại trong bảng tính, sau đó nhấn nút “OK”
Thủ thuật Excel
Sau khi thực hiện thủ thuật excel này, văn bản in ra sẽ có các dòng tiêu đề trên tất cả các trang.
8. Chuyển qua lại các tab làm việc trên Excel
Trong các thủ thuật excel dành cho dân văn phòng, có một thủ thuật rất hay được áp dụng nhằm tạo sự thuận lợi cho người dùng trong trường hợp phải chuyển đổi liên tục giữa các sheet để xem dữ liệu. Đó là phím tắt Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down để chuyển đổi giữa các trang tính một cách chuyên nghiệp mà không cần dùng chuột.
9. Điền nhanh vào cùng một dữ liệu
Để thực hiện thủ thuật excel điền nhanh các dữ liệu giống số thứ tự, chữ cái, … chúng ta thực hiện như sau:
Đặt con trỏ vào ô đầu tiên của cột dữ liệu (có thể là văn bản, số hoặc định dạng công thức)
Sau đó nhấp đúp vào dấu + ở góc dưới của ô đã chọn khi di chuột
Sau đó kéo và giữ chuột trái vào các ô muốn điền nhanh dữ liệu. Ngay lập tức kết quả trả về sẽ là một chuỗi dữ liệu trùng với ô gốc ở các ô tiếp theo của cột.
Thủ thuật excel cơ bản
10. Chỉ sao chép giá trị
Đôi khi chúng ta cần sao chép một vùng dữ liệu (chứa công thức) sang một nơi khác, thường chúng ta sẽ sử dụng lệnh copy / paste. Tuy nhiên, phương pháp này có thể thay đổi dữ liệu vì các vùng dữ liệu chứa công thức. Để giữ dữ liệu (không có công thức), chúng tôi thực hiện thủ thuật excel cơ bản sau: chúng tôi nhấp vào Dán đặc biệt → Giá trị và sau đó nhấp vào OK.
Bước 1: Bạn chọn vùng dữ liệu cần sao chép và nhấn Ctrl C để sao chép dữ liệu. Bước 2: Bấm vào ô đầu tiên trong vùng muốn dán dữ liệu rồi bấm chuột phải vào → hiện ra menu chọn Paste Special → Value rồi bấm OK.
Thủ thuật Excel cho dân văn phòng
11. Điều hướng con trỏ khi nhấn Enter
Sự cố: Bạn đang nhập dữ liệu và khi nhấn Enter, con trỏ chuột sẽ di chuyển lên xuống giữa các ô khác. Nhưng bạn muốn con trỏ chuột nhảy sang trái và phải để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu theo chiều ngang.
Giải pháp: Hãy làm như sau:
Bước 1: Nhấp vào tab Tệp.
Bước 2: Chọn Tùy chọn.
Bước 3: Chọn Advanced> chọn After Pressing Enter di chuyển Selection> trong phần Direction chọn vị trí con trỏ chuột.
12. Kết luận
Nắm được các thủ thuật excel cho dân văn phòng, các thủ thuật excel cơ bản sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian làm việc, báo cáo, …. Để có thể sử dụng thành thạo các thủ thuật trong excel, bạn cần luyện tập nhiều lần mới có thể ghi nhớ được. Hi vọng 10 thủ thuật trong excel 123job vừa giới thiệu hữu ích với bạn đọc. Theo dõi 123job để học thêm nhiều kiến thức văn phòng thú vị nhé!
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.
Kommentare