100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích bạn cần biết – Phần 2

Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu thêm 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích mà bạn cần biết Phần 2 để giúp bạn điều chỉnh tốc độ và hoàn thành công việc hiệu quả nhất.

22. Đặt mật khẩu để bảo vệ các tệp Excel

Bạn cần bảo mật dữ liệu trên tệp Excel, chỉ người được cung cấp mật khẩu mới có thể xem chi tiết nội dung. Cách dễ nhất là tạo mật khẩu cho tệp Excel bằng cách chuyển đến tab Xem lại -> Bảo vệ sổ làm việc:

Đặt mật khẩu để bảo vệ tệp Excel

Nhập mật khẩu để bảo vệ tệp, vì vậy trước khi mở tệp Excel sẽ hỏi bạn mật khẩu, nếu mật khẩu chính xác, bạn có thể xem nội dung trong tệp.

23. Phép thuật trong Excel với Định dạng có điều kiện

Thật tiếc nếu bạn bỏ qua tính năng này, đây là một tính năng cực kỳ hữu ích giúp bạn định dạng có điều kiện nhiều thuộc tính của đối tượng như tô màu các giá trị thỏa mãn điều kiện, chú ý….

Phép thuật trong Excel với Định dạng có điều kiện

24. Nối họ và tên, tạo khoảng trống ở giữa

Bạn có các cột dữ liệu chứa họ, tên đệm, tên muốn kết hợp chúng thành một cột dữ liệu duy nhất gồm đầy đủ các trường họ, tên đệm, tên. Rất đơn giản, bạn chỉ cần sử dụng dấu và và chèn ký tự khoảng trắng giữa các từ.

Nối họ và tên, tạo khoảng trống ở giữa

25. Chọn tất cả dữ liệu bằng 1 cú nhấp chuột

Để chọn tất cả dữ liệu, bạn chỉ cần nhấp vào ô đầu tiên ở trên cùng bên trái của trang tính, điều này rất hữu ích khi bạn cần định dạng bảng tính:

Chọn tất cả dữ liệu bằng 1 cú nhấp chuột

26. Ẩn dữ liệu ô

Để người dùng không thể nhìn thấy dữ liệu của ô nhưng dữ liệu vẫn hiển thị trên thanh công thức để phục vụ cho việc tính toán, bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu muốn ẩn -> nhấn chuột phải và chọn Định dạng Ô -> chọn Tùy chỉnh -> nhập 3 dấu chấm phẩy vào Loại:

Nhập 3 dấu chấm phẩy vào Loại.  đồng ruộng

Dữ liệu kết quả đã bị ẩn, đặc biệt là với cách này bạn áp dụng cho các loại dữ liệu:

Dữ liệu kết quả đã bị ẩn

27. Cách viết hoa và viết thường nhanh nhất

Bạn lỡ nhập dữ liệu viết hoa (hoặc viết thường) mà theo tiêu chuẩn phải nhập chữ thường (in hoa), đừng vội xóa và nhập lại, hãy sử dụng hàm tích hợp sẵn trong Excel:

– Để chuyển chữ hoa thành chữ thường, sử dụng hàm Lower ().

– Để chuyển chữ thường thành chữ hoa, hãy sử dụng hàm UpCase ()

Ví dụ:

Cách nhanh nhất để viết chữ hoa và chữ thường

28. Mở nhiều tệp Excel cùng lúc

Trong thư mục của bạn có rất nhiều tệp Excel và bạn muốn mở tất cả các tệp đó thì thay vì nhấp chuột để mở từng tệp -> bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả các tệp đó -> nhấn Enter như vậy là bạn đã mở được nhiều tệp Excel tại đồng thời chỉ với 1 thao tác.

29. Chuyển đổi dữ liệu từ hàng nghìn, hàng triệu sang k, m

215k là cách viết tắt phổ biến hiện nay, vừa giúp rút gọn giá trị số vừa giúp tính toán nhanh hơn. Việc này không khó, bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu muốn chuyển sang đơn vị k, m -> nhấn chuột phải chọn Format Cell hoặc nhấn Ctrl + 1 -> xuất hiện hộp thoại chọn Custom -> Type in ” # “##”, ”k” -> nhấp vào OK:

Gõ vào

Kết quả là bạn đã tạo dữ liệu với đơn vị k:

Kết quả là bạn đã tạo dữ liệu với đơn vị k

Tương tự với kiểu m, bạn làm tương tự như trên.

30. Thêm nhiều dòng cùng một lúc trong Excel

Để thêm nhiều dòng cùng lúc, bạn chọn số dòng cần thêm -> nhấp chuột phải chọn Insert bạn sẽ thêm đúng số dòng bằng số dòng mà bạn quét được, chọn ví dụ:

Thêm nhiều dòng cùng một lúc trong Excel

31. Tự động điền 1 loạt

Việc đánh số thứ tự quả thực không khó nhưng khi danh sách lên đến hàng nghìn bản ghi thì việc sử dụng thao tác kéo thả là không hợp lý và rất khó. Để điền vào cột STT bạn làm như sau:

Bước 1: Điền tất cả nội dung bên ngoài STT

Bước 2: Nhập 2 giá trị đầu của cột STT -> chọn 2 ô vừa nhập -> xuất hiện dấu cộng màu đen -> nhấp đúp chuột vào biểu tượng đó -> bạn đã điền chữ đến dòng cuối cùng chứa dấu dữ liệu. Cho dù. Lưu ý rằng các dòng phải liền nhau, không có khoảng cách và không có dòng trống:

Tự động điền 1 loạt

32. Định dạng nhanh bảng trong Excel

Thay vì thao tác nhiều lần, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + H + T một hộp thoại hiện ra để chọn kiểu định dạng:

33. Cố định hàng, cột đầu tiên

Để sửa hàng và cột đầu tiên, hãy chuyển đến tab View -> Freeze Panes, bao gồm các tùy chọn sau:

– Cố định hàng trên cùng: Cố định dòng đầu tiên

– Cố định cột đầu tiên: Cố định cột đầu tiên

Cố định hàng, cột đầu tiên

34. Chọn số ngẫu nhiên trên bảng tính

Trong trường hợp bạn muốn tạo số ngẫu nhiên, bạn không cần phải nghĩ đến việc sử dụng hàm Randbetween (Bottom, Top) để giúp bạn tạo ra các số ngẫu nhiên, trong đó Bottom, Top là giới hạn của dãy số ngẫu nhiên. được tạo ra trong giới hạn đó.

35. Chuyển đổi dữ liệu số thành ngày tháng

Để chuyển đổi dữ liệu số sang định dạng ngày tháng, bạn thực hiện như sau: Chọn ô dữ liệu cần chuyển đổi trên tab Dữ liệu -> Văn bản thành Cột -> xuất hiện hộp thoại, bấm Tiếp theo rồi chọn kiểu dữ liệu. Ngày -> Kết thúc:

Chuyển đổi dữ liệu số thành ngày tháng

36. Lọc dữ liệu trong Excel

Tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bạn chọn tính năng lọc dữ liệu trong Excel, bạn chỉ cần chọn dòng tiêu đề trên tab Dữ liệu và chọn Lọc:

Lọc dữ liệu trong Excel

37. Sử dụng Sparkline trong Biểu đồ

Để làm cho biểu đồ dễ hiểu, bạn cần chèn một đường Sparkline trong biểu đồ, rất đơn giản trên tab Chèn -> Chèn đường hoặc Biểu đồ vùng:

Sử dụng Sparkline trong Biểu đồ

38. Thay đổi phông chữ mặc định sau Excel

Để thay đổi phông chữ mặc định, nhấn Alt + T + F.

39. Tương tác giữa tiếng Anh và Excel

Một vấn đề quan trọng bạn cần biết khi học Excel là tiếng Anh. Thông thạo tiếng Anh là một lợi thế giúp bạn làm tốt hơn Excel rất nhiều.

40. Excel là công cụ không thể thiếu hàng ngày

Một cách đơn giản khác giúp bạn học Excel tốt hơn rất nhiều đó là làm việc thường xuyên với Excel, không bị gián đoạn sẽ giúp bạn luôn ghi nhớ và làm tốt công việc của mình.

41. Chọn dữ liệu trong một ô Excel

Để di chuyển nhanh trong một ô, bạn cần biết các phím tắt sau:

– Shift + phím mũi tên trái phải: di chuyển trái phải 1 ký tự.

– Ctrl + Shift + phím mũi tên trái phải: di chuyển nhẹ sang trái, sang phải 1 từ

– Shift + Home: Di chuyển đến vị trí bắt đầu của ô

– Shift + End: Di chuyển đến vị trí cuối của ô

42. Xóa dữ liệu trong một ô Excel

– Xóa dữ liệu bên trái con trỏ chuột và nhấn phím BackSpace

– Xóa dữ liệu bên phải con trỏ chuột và nhấn phím Delete

– Xóa dữ liệu từ vị trí con trỏ đến vị trí cuối cùng của ô, nhấn Ctrl + Delete

43. “Enter” – nhập dữ liệu

Một số phím tắt kết hợp phím Enter để giúp bạn nhập dữ liệu nhanh chóng:

– Enter: Chuyển xuống dòng dưới cùng.

– Shift + Enter: Di chuyển lên trên.

– Shift + tab: Di chuyển con trỏ sang trái.

– Tab: Di chuyển sang phải

– Ctrl + Enter: Đứng tại vị trí của con trỏ chuột.

44. Nhập dữ liệu cho một vùng dữ liệu

Để nhập dữ liệu cho một vùng, bạn chỉ cần quét và chọn vùng dữ liệu -> nhập nội dung -> nhấn Ctrl + Enter để di chuyển vị trí nhập, đảm bảo bạn chỉ nhập dữ liệu vào vùng đã chọn

45. Sao chép công thức từ ô trên cùng xuống dưới cùng

Để giảm thiểu thao tác chuột, bạn có thể sử dụng các tổ hợp phím sau khi sao chép dữ liệu:

– Nhấn Ctrl + dấu nháy đơn: để sao chép công thức trong ô trên.

– Nhấn Ctrl + Shift + dấu nháy đơn: để sao chép công thức trong ô bên dưới.

46. ​​Chèn siêu liên kết

Để chèn một liên kết, hãy chuyển đến tab Chèn -> liên kết:

Chèn siêu liên kết

47. Mở hộp thoại cài đặt phông chữ

Thao tác nhanh chóng khi bạn chọn font cho sheet, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F.

48. Gạch ngang giữa các chữ cái

Một cách đơn giản bạn có thể tạo dấu gạch ngang giữa văn bản mà không cần dùng chuột, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + 5

49. Căn trái, phải, giữa ô bằng tổ hợp phím Alt +

Một số phím tắt để giúp bạn căn chỉnh nội dung ô:

Alt + HAL: Căn trái.

Alt + HAR: Căn phải

Alt + HAC: Căn giữa

50. Tăng hoặc giảm kích thước phông chữ

Một số phím tắt để giúp bạn điều chỉnh kích thước phông chữ:

Alt + HFG: Tăng kích thước phông chữ

Alt + HFK: Giảm kích thước phông chữ

51. Tạo và xóa đường viền ô

– Tạo đường viền xung quanh ô, nhấn Ctrl + Shift + &

– Xóa đường viền xung quanh ô, nhấn Ctrl + Shift + “-“

52. Mở hộp thoại Điền Công thức Excel

Phím tắt nhanh giúp bạn mở hộp thoại công thức, bạn chỉ cần nhấn Shift + F3

53. Mở rộng thanh công thức

Để mở rộng thanh công thức, hãy nhấn tổ hợp phím: Ctrl + Shift + U

54. Đặt tên cho một vùng dữ liệu

Để đặt tên nhanh cho vùng dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + F3

55. Tạo trang tính mới

Không cần thao tác chuột, bạn nhấn tổ hợp phím Shift + F11 là đã tạo được sheet mới

56. Kích hoạt chức năng phím tắt trong excel

Để bật chức năng phím tắt trong Excel, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + T + A

Trên đây là phần giới thiệu chi tiết các thủ thuật trong nhóm 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích mà bạn cần biết.

Xem thêm phần 1 tại đây:

100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích bạn cần biết – Phần 1

Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.

0 views0 comments
  • Facebook